Palkkahallinnon järjestelmä pk-yritykselle – ota nämä 3 asiaa huomioon

Julkaistu 28.8.2018 - 7:55

Palkkahallinto on teoriassa yksi suoraviivaisimmista tukitoiminnoista, mutta todellisuudessa järjestelmän valintaan vaikuttaa yllättävän moni asia. Mitkä kaikki tekijät vaikuttavat pk-yrityksen palkkahallinnon järjestelmänhankintaan?

Mitä kaikkea pk-yrityksen täytyy ottaa huomioon järjestelmän valinnassa?

Moni yritys tuijottaa palkkajärjestelmän valinnassa pelkkiä kustannuksia, mutta lisäksi tulisi ottaa huomioon ainakin:

  • toimialan, työn luonteen ja toimintaympäristön erityispiirteet
  • yrityksen koko ja tulevaisuuden kasvunäkymät
  • järjestelmäinfrastruktuurin uudistamistarpeet, jotka tulevat eteen ennemmin tai myöhemmin

Järjestelmä saatetaan kokea kalliiksi ratkaisuksi siitä huolimatta, että se tuo palkanlaskentaan korkean automaatioasteen. Todellisuudessa vähemmän automatisoitu prosessi manuaalisine toimenpiteineen on aina kalliimpi ratkaisu.

1. Yrityksen toimiala ja työn luonne

Työn luonne ja toimiala vaikuttavat luonnollisesti myös järjestelmän vaatimuksiin. Esimerkiksi nopeasti kasvavan ICT-alan konsulttiyrityksen ja vakiintuneen projektiteollisuusyrityksen tarpeet järjestelmän suhteen ovat usein kuin yö ja päivä:

  • Modernissa tietotyössä liiketoiminnan ja organisaation arvoketjut liittyvät usein suoraan ihmisiin. Monissa asiantuntijaorganisaatioissa syntyykin jatkuvasti paljon työsuhteen hallintaan liittyvää henkilöstödataa, jota pitää myös pystyä käsittelemään joustavasti ja hajautetusti. Usein siihen haetaan vastausta HR-järjestelmästä, vaikka todellisuudessa suurimmassa osassa tapauksia modernilla palkkajärjestelmällä voitaisiin hoitaa myös työsuhteisiin liittyvät muutokset organisaation sisällä.
  • Toisilla aloilla, kuten projektiteollisuudessa, suurin osa kriittisistä prosesseista ja myös palkanlaskentaan tarvittavasta datasta kulkee HR- ja palkkajärjestelmien sijaan ERP-järjestelmän kautta. Näissä tapauksissa palkkaratkaisuksi haetaan järjestelmä, joka pystyy muodostamaan palkan palkansaajille mahdollisimman tehokkaasti suoraan esijärjestelmistä saadun tiedon pohjalta. Järjestelmä mahdollistaa siis monimutkaisenkin palkkaprosessin automatisoimisen hyvin pitkälle, mikä laskee organisaation kustannuksia, säästää resursseja ja vähentää virheiden mahdollisuutta huomattavasti.

Lisäksi palkkahallinnon tietovirtoja ja käsiteltävän datan määrää kasvattavat esimerkiksi työn monimuotoistuminen (esim. pätkätöiden ja osa-aikaisen työn lisääntyminen), erilaisten palkanlisien ja -osien suuri määrä, useat eri työehtosopimukset (ja niiden paikoin hyvinkin tulkinnanvaraiset muotoilut) sekä yrityksen omat erityissopimukset esimerkiksi lomakäytännöistä.

2. Yrityksen koko ja tulevaisuuden (kasvu)näkymät

“Istutaanpas hetkeksi johtoryhmässä alas pohtimaan työsuhteen elinkaaren hallinnan strategista merkitystä yritykselle”, sanoi ei kukaan ei koskaan.

Palkkahallinnon prosessien ja muiden kriittisten työsuhdetietojen hallinnointi on jokaiselle yritykselle pakollinen tukitoiminto, jonka merkitystä harva ajattelee. Etenkin pienillä ja keskisuurilla yrityksillä palkkahallinnon ratkaisun valinnassa ylikorostuu lyhyen tähtäimen kustannustehokkuus.

Pienen yrityksen alkutaipaleella sopiva palkkajärjestelmä tai -ratkaisu ei todennäköisesti palvele tarpeita ja prosesseja 5 tai 10 vuoden päästä ja joskus seinä tulee vastaan jo aiemmin. Toisaalta myös vakiintunut yritys voi törmätä kangerteleviin prosesseihin, jos järjestelmähankintaa tehdessä ei ole osattu ottaa huomioon esim. orgaanisen kasvun tai yrityskauppojen myötä muuttuvia tarpeita.

3. Järjestelmäinfran tulevaisuuden tarpeet

Palkkajärjestelmä on usein ensimmäinen ja ainoa järjestelmä, jonka yritys hankkii palkkatietojen ja työsuhteen elinkaaren hallintaan. Pienelle yritykselle riittävät usein riisutummat perusprosessit, mutta ennemmin tai myöhemmin henkilöstödataa on yleensä pystyttävä siirtämään ja käsittelemään laadukkaasti ja vaivattomasti myös eri järjestelmien välillä.

Mahdollisuus hallinnoida ja siirtää dataa järjestelmien välillä tehokkaasti ja laadukkaasti on kriittinen kahdesta syystä:

  • Palkkajärjestelmän (tai ulkoistetun palkkahallinnon palveluntarjoajan) vaihtaminen tulee jossakin vaiheessa ajankohtaiseksi lähes jokaiselle yritykselle. Järjestelmän vaihtaminen uuteen ei sinällään ole vaikeaa, mutta ongelmia tulee, jos dataa ei saakaan siirrettyä järjestelmästä toiseen tarpeeksi helposti ja laadukkaassa muodossa.
  • Kasvun myötä useimmille yrityksille tulee tarve monimutkaisemmille ja täydentäville henkilöstöhallinnon prosesseille, kuten mahdollisuudelle käsitellä useamman eri työehtosopimuksen tilkkutäkkiä, kehittää ja ylläpitää henkilöstön osaamista tai mitata työhyvinvointia.

Hankintavaiheessa kannattaa siis varmistaa integraatiovalmius vähintään mahdolliseen HR-järjestelmään sekä yrityksen tarpeista riippuen myös muihin järjestelmiin. Useimmiten vaivattomin ja kustannustehokkain ratkaisu on valita palkkajärjestelmä, joka on suoraan laajennettavissa HR-käyttöön. Jos järjestelmät kuitenkin hankkii erikseen, täytyy molemmista löytyä tarvittavat liittymärajapinnat.

Jälkikäteen tehtävät integraatiot voivat tulla yllättävän kalliiksi ja vaivalloisiksi, joten järjestelmäinfran (ja työyhteisön) tulevaisuuden tarpeet kannattaa ottaa huomioon jo pk-yrityksen ensimmäistä palkkajärjestelmää valitessa.

Palkkajärjestelmän hankinta edessä? Pyydä ilmainen verkkoesittely Mepco HR- ja palkkajärjestelmästä!

 

Varaa ilmainen verkkoesittely

 

Facebooktwitterlinkedin

Tilaa blogi

Tilaa suoraan sähköpostiisi tuoreimmat blogit HR-ammattilaisille.

 

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan mahdollisimman pian. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

Palkkahallinto pk-yritykselle: oma palkkajärjestelmä vai ulkoistettu palkkahallinto?

Julkaistu 14.8.2018 - 7:43

Yli puolet Elinkeinoelämän keskusliiton suurista jäsenyrityksistä oli ulkoistanut palkkahallintonsa jo vuonna 2014 – pienet yritykset vielä sitäkin useammin.

Ulkoistaminen houkuttelee monia pieniä ja keskikokoisia helppoudellaan, mutta se ei välttämättä ole joka tilanteessa paras ratkaisu. Mitkä kaikki asiat siis vaikuttavat palkkahallinnon ratkaisun hankintaan ja mistä tietää, mikä vaihtoehto sopii parhaiten omalle yritykselle?

Millainen on paras palkkahallinto pk-yritykselle: oma, ulkoistettu vai jotain siltä väliltä?

Käytännössä palkkahallinnon voi hoitaa kolmella eri tavalla: kokonaan itse, kokonaan ulkoistamalla tai hankkimalla oman palkkajärjestelmän mutta ulkoistamalla asiantuntijapalvelut.

Palkanlaskenta ulkoistetaan usein ensimmäisten joukossa, kun yritykset ryhtyvät keventämään hallintoaan – eikä ihmekään, sillä palkanlaskennan osaaminen on erityisosaamista, jota pitää kehittää ja seurata samalla muuttuvaa lainsäädäntöä.

Tukitoimintojen ulkoistamista ei kuitenkaan kannata tehdä kiireessä, sillä jos ulkoistaessa tuijottaa pelkkää palkkalaskelman hintalappua, voi tulla vahingossa ulkoistaneeksi pelkästään lopputuotteen, ei koko palvelukokonaisuutta. Toinen todellinen riski on, että palkkahallinto ulkoistetaan liian suoraviivaisesti muun taloushallinnon mukana ilman, että palkkahallinnon erityisvaatimuksia osataan ottaa huomioon.

Vaihtoehto 1: Oma palkkahallinto

Oma palkkahallinto on monen suuryrityksen ykkösvaihtoehto, sillä se takaa täydellisen päätäntä- ja hallintavallan kaikkiin palkkahallinnon prosesseihin.

Pk-yrityksille ja varsinkin kaikkein pienimmille yrityksille oma palkkahallinto sen sijaan on harvoin realistinen vaihtoehto puhtaasti kustannus- ja resurssisyistä. Joissakin tapauksissa voidaan kuitenkin turvautua erityisjärjestelyyn, jossa esimerkiksi kirjanpitäjä maksaa myös palkat. Tällöin on aina olemassa riski, että kaikkea tarvittavaa palkkahallinnon osaamista ei välttämättä löydy talon sisältä.

Vaihtoehto 2: Ulkoistettu palkkahallinto

Ulkoistaminen on monelle pienelle ja keskisuurelle yritykselle helpoin vaihtoehto, sillä palkkahallinto vaatii paljon spesifiä erityisosaamista.

Parhaimmillaan se vapauttaa yrityksen investoimasta palkkahallinnon erityisosaajiin, keventää ja tehostaa yrityksen hallinnollisia rutiineja ja vapauttaa resursseja liiketoiminnan kannalta tärkeämpiin ja tuottavampiin toimiin.

Ennen kuin palkkahallintoa kiirehtii ulkoistamaan suoriltaan, kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota ainakin seuraaviin asioihin:

  • Onko palkkatietojen käsittely kumppanin kanssa oikeasti sujuvaa, eli saako palkkatiedot toimitettua laskentaa varten luotettavasti, ajallaan ja ennen kaikkea tarpeeksi helposti? Jos prosessi sakkaa, on todellinen riski, että lomarahoja tai ylityötunteja jää maksamatta huithapelin esimiehen takia.
  • Saako datan tarvittaessa siirrettyä järjestelmästä toiseen (ja palveluntarjoajalta toiselle) helposti ja laadukkaassa muodossa? Yrityksen tulevaisuuden näkökulmasta tämä on erityisen kriittistä, sillä palveluntarjoajan vaihtaminen tulee lähes jokaiselle yrityksellä jossakin vaiheessa ajankohtaiseksi. Varsinkin jos yrityksen suunnitelmissa on kasvaa voimakkaasti lähitulevaisuudessa, kannattaa palvelutoimittaja ja palkkaratkaisu valita sen mukaan, että dataan pääse tarvittaessa käsiksi myös itse.
  • Toimivatko prosessit myös työntekijöiden ja esimiesten näkökulmasta, eli saako esimerkiksi väärin maksetun palkan korjattua tai palkkatodistuksen tarvittaessa käsiinsä tarpeeksi vaivattomasti?

Vaihtoehto 3: Oma palkkajärjestelmä, ulkoistetut prosessit

Yhä suurempi osa yrityksistä haluaa hallinnoida työaika- ja palkkatietojaan mahdollisimman helposti, mutta kuitenkin joustavasti. Tällöin hyvä ratkaisu etenkin kasvuhaluisille pk-yrityksille on hallinnoida palkkajärjestelmää itse, mutta ulkoistaa ammattitaitoa vaativan työ esimerkiksi tilitoimistolle.

Hybridiratkaisussa on kaksi isoa etua verrattuna kokonaan omaan tai kokonaan ulkoistettuun palkkahallintoon:

  • Kun järjestelmä on yrityksen omassa hallinnassa, myös henkilöstödata on automaattisesti sen hallinnassa. Näin yritys pääsee siihen tarvittaessa käsiksi helposti ja kumppanin vaihtaminen käy sujuvammin kuin jos data sijaitsisi kumppanin järjestelmässä. Myös tulevat ohjelmistointegraatiot ja -uudistustarpeet onnistuvat helpommin, kun yrityksellä on alusta asti ollut sanavalta siihen, miten sen henkilöstödataa käsitellään.
  • Kun työtä tehdään yhteistyössä asiantuntevan kumppanin kanssa, tarvittava erityisosaaminen löytyy valmiiksi ja yritys voi keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa eikä sen tarvitse erikseen investoida palkanlaskennan erityisosaajiin, jotka ymmärtävät palkkalajien, säädösten, työehtosopimusten ja paikallisten sopimusten päälle. Parhaassa tapauksessa kumppani pystyy toimittamaan yritykselle sekä ohjelmiston että tarjoamaan siihen liittyvät palkanlaskennan palvelut.

 

Palkkajärjestelmän hankinta edessä? Pyydä ilmainen verkkoesittely Mepco HR- ja palkkajärjestelmästä!

 

Varaa ilmainen verkkoesittely

 

Facebooktwitterlinkedin

Tilaa blogi

Tilaa suoraan sähköpostiisi tuoreimmat blogit HR-ammattilaisille.

 

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan mahdollisimman pian. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.