Mitä lisäarvoa HR-järjestelmä voi tuoda kehityskeskusteluihin?

Julkaistu 6.6.2018 - 12:22

 

Moni yritys on viime vuosina kyseenalaistanut perinteisen kehityskeskustelukäytännön, osa on jopa luopunut kehityskeskusteluista kokonaan. Muutos on ymmärrettävä: riittääkö kerran vuodessa käytävä keskustelu? Eikö samoista aiheista pitäisi pystyä keskustelemaan ihan tavallisen työarjen lomassa?

Käytännöt muotoutuvat ja hakevat jatkuvasti uutta suuntaa, mutta työntekijän ja työnantajan välinen tarve päästä yhteisymmärrykseen tulevaisuuden suunnasta ei ole kadonnut. Päinvastoin: se on nyt ehkä tärkeämpää kuin koskaan aiemmin.

Miksi kehityskeskusteluja tarvitaan edelleen?

Hyvästä kehityskeskustelusta on hyötyä sekä työntekijälle että työnantajalle. Kehityskeskustelun tavoitteena on määritellä työntekijän tavoitteet sekä kirkastaa työntekijälle, miten hänen oma työpanoksensa tukee yrityksen tavoitteiden saavuttamista.

Joissain yrityksissä kehityskeskustelu saattaa jopa olla ainoa tilanne, jossa työntekijän kanssa käydään läpi yrityksen strategiaa ja tavoitteita sekä työntekijän roolia isossa kuvassa.

Lisäksi keskustelussa tarkastellaan työntekijän työssä suoriutumista ja henkilökohtaisia kehittymistavoitteita. Samassa yhteydessä on hyvä vilkaista myös menneeseen ja tehdä yhteenveto siitä, miten aiemmin asetetut tavoitteet on saavutettu.

Yksipuolinen palautetilaisuus vai kehittämisen väline?

Kun kysyin esimiesasemassa toimivalta tutultani, mitä asioita hän käsittelisi kehityskeskustelussa, sain vastaukseksi:

”Kävisin läpi kaikki ne asiat, joissa työntekijällä on parannettavan varaa. Pari alaista hoitaa hommansa mallikkaasti, joten heidän kohdallaan kehityskeskustelu olisi täysin turha”.

Valitettavasti tällainen yksipuolinen palautekeskustelumalli taitaa edelleen vastata aika monen esimiehen ja työntekijän käsitystä kehityskeskustelusta.

Kehityskeskustelun tärkein tavoite on kuitenkin molempien osapuolten tavoitteita ja päämääriä tukevien tekijöiden ymmärtäminen. Parhaimmillaan kehityskeskustelu auttaa työntekijää ymmärtää oman roolinsa yrityksen strategiassa ja sitoutumaan entistä paremmin yrityksen tavoitteisiin.

Lisäksi se auttaa esimiestä ja työnantajaa huomioimaan työntekijän henkilökohtaiset toiveet ja tarpeet, minkä ansiosta työntekijä kokee itsensä arvostetuksi ja motivaatio säilyy tulevaisuuteen asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Tehokas dokumentointi helpottaa seurantaa

Kehityskeskustelu on hyvä pyrkiä pitämään rentona ja vapaamuotoisena tilaisuutena, jotta molemmat osapuolet kokevat voivansa tuoda avoimesti omat näkökantansa esille. Jotta tavoitteisiin ja niiden toteutumiseen voidaan palata myöhemmin, kehityskeskustelu on kuitenkin tärkeää dokumentoida.

Paperiset keskustelulomakkeet kannattaa kuitenkin unohtaa, sillä ne jäävät helposti vain pöytälaatikon perälle pölyttymään.

Tehokkaan sähköisen dokumentoinnin ansiosta:

  1. Sekä esimiehellä että työntekijällä itsellään on tarvittaessa mahdollisuus tarkistaa helposti keskustelussa sovitut asiat, mm. tavoitteet ja toimenpiteet niiden saavuttamiseksi.
  2. Tärkeät tiedot liikkuvat organisaatiossa tehokkaasti eteenpäin. Henkilöstöhallinto ja johto saavat tarvittavat koonnit keskusteluista (esimerkiksi asetetuista tavoitteista sekä koulutustarpeista) ja lisäksi he voivat seurata kehityskeskusteluiden toteutumisastetta.

HR-järjestelmä toimii kehityskeskustelun apuna

Hyvä HR-järjestelmä mahdollistaa sähköisen kehityskeskustelulomakkeen käytön ja helpottaa kehityskeskusteluiden dokumentointia, seurantaa ja raportointia.

Järjestelmän avustama kehityskeskusteluprosessi voi mennä esimerkiksi seuraavasti:

  1. Heini HR-johtaja lähettää järjestelmän kautta henkilöstölle tiedotuksen kehityskeskustelukierroksen käynnistymisestä.
  2. Essi Esimies kirjaa järjestelmässä sähköiselle lomakkeelle kehityskeskustelussa sovitut asiat. Jotta varmistutaan siitä, että molemmat keskustelun osapuolet ovat yhtä mieltä lomakkeelle kirjatuista asioista, lähtee lomake vielä hyväksyttäväksi Tytti Työntekijälle ennen kuin tiedot päivittyvät järjestelmään.
  3. Tarvittaessa järjestelmään voidaan tallentaa esimerkiksi yksikkö- tai osastokohtaiset tavoitteet, jolloin ne saadaan helposti haettua yksittäisen työntekijän kehityskeskustelulomakkeelle. Näin vältytään kirjaamasta samoja asioita usealle työntekijälle.
  4. Kehityskeskustelulomakkeelle kirjatut tiedot tallentuvat järjestelmään työntekijän tietoihin, jolloin ne ovat helposti myös jälkikäteen esimiehen ja työntekijän tarkistettavissa.
  5. Kehityskeskustelun yhteydessä järjestelmään päivitettävät tiedot, kuten sovitut tavoitteet, mittarit ja kehittymissuunnitelma, ovat monipuolisesti ja helposti raportoitavissa. Järjestelmään voidaan myös määritellä muistutusviesti esimiehelle, mikäli järjestelmään ei ole tehty kirjauksia sovitun aikataulun puitteissa.

Haluatko tehostaa henkilöstöhallinnon prosessejasi? Pyydä Ilmainen verkkoesittely Mepco HR- ja palkkajärjestelmästä!

 

Varaa ilmainen verkkoesittely

 

Facebooktwitterlinkedin

Tilaa blogi

Tilaa suoraan sähköpostiisi tuoreimmat blogit HR-ammattilaisille.

 

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan mahdollisimman pian. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

Tutkimus- ja työelämäyhteistyöllä menestykseen

Julkaistu 31.5.2018 - 8:20

Muutos on arkipäiväistynyt liiketoiminnassa. Muutoksen hallinta ja siitä saatavan tiedon ja osaamisen hyödyntäminen oppimisen kautta luovat uutta organisaation osaamista, johon kaikki organisaation jäsenet voivat osallistua. Kun muutoksen visio ja tavoitteet ovat määritelty ja viestitty, sekä organisaatio on varustettu tarvittavilla resursseilla, saadaan motivoitunut henkilöstö puhaltamaan yhteiseen hiileen. Organisaatio oppii, muistaa ja unohtaa, mutta myös luo uutta ja kehittyy jäsentensä kautta, joten henkilöstö on kaikkiaan kehittämisen ’primus motor’ – ainoa älykkyyden ja luovuuden lähde organisaatiossa.

Muuttuva maailma tuo uusia haasteita henkilöstöjohtamiseen

Voidaanko muutosta ennakoida? Liiketoiminnan analyysimenetelmät mahdollistavat monipuolisen ulkoisten ja sisäisten muutosten kartoituksen. Makro- ja mikrotalouden tutkimustasot tuottavat uutta tietoa, joka pitäisi silloittaa yritystoiminnan käytänteisiin. Toisaalta lukuisat vuosittaiset kansainväliset trenditutkimukset tuottavat varsinkin henkilöstöjohtamiseen mielenkiintoista tietoa. Niiden tuottamaa dataa ei kuitenkaan hyödynnetä riittävästi päätöksenteossa, sillä tutkimukset ilmentävät myös johdon epäluottamusta analyysimenetelmien tuottamaan dataan. Päätöksentekoprosessi on kaikkiaan intuitiivinen, joten johdon henkilökohtaista päätöksentekotapaa tulisikin tutkia syvällisemmin. Olisiko systeemiajattelun syvällisempi hyödyntäminen toimiva silta erityyppisen tutkimusdatan hyödyntämisen ja johtamisen kehittämisen välille.

Liiketoiminta ja työ ovat muuttuneet digitalisaation ansiosta. Digitalisaatio mahdollistaa syvällisen toimintojen kehittämisen ja tukee globalisoitumisilmiön hallintaa. Maailmasta on tullut globaali kylä. Eräs mielenkiintoinen tekijä on myös monikulttuurisuuden lisääntyminen. Toisaalta työsuhteiden luonne on selkeästi muutoksessa, sillä määräaikaisten, osa-aikaisten, opiskelijoiden ja vuokratyöntekijöiden, sekä ulkoistusten määrä on kasvanut – henkilöstön rakenne työsuhteen luonteen mukaan on yhä jakautuneempi. Henkilöstön kehittämisen kannalta tämä merkitsee uusia ja merkittäviä haasteita. Myös vuorovaikutustavat ovat muuttumassa, sillä ne siirtyvät yhä selkeämmin verkkoon aiheuttaen sosiaalisen vuorovaikutuksen vähenemistä teknistymisen ja sovelluskäytön kautta.

Palkka-asiantuntijuuden opintojakso on yksi yhteistyön hedelmistä

Kaikkiaan verkostoituminen ja syvällisen yhteistyön merkitys ovat nykyisin nousseet tärkeiksi tekijöiksi liiketoiminnan menestyksellisessä johtamisessa ja sen vaatiman osaamisen kehittämisessä. Haaga-Helian ja Accountor HR Solutions Oy:n partneruus on hyvä esimerkki tällaisesta yhteistyöstä. Yhteistyön puitteissa toteutettu Palkka-asiantuntijuuden opintojakson kehittäminen on erinomainen esimerkki yhteistyön käytännöllisyydestä. Se toteutettiin yritysten tarpeista yhteistyössä Haaga-Helian ja HR-palveluyritysten kanssa vastaamaan palkka-asiantuntijuuteen liittyvään kasvavaan kysyntään ja kohdealueen osaamisen kehittämiseksi. Opintojaksolla tutustutaan laajasti palkkahallintoon, opitaan Mepcon palkkaohjelmiston käyttöä sekä opiskellaan kokonaispalkitsemiseen liittyviä asioita.

Palkka-asiantuntijuusopintojen jatkoksi ja asiantuntijuuden kehittämiseksi on luotu myös suuntautumisopintojen työharjoittelujakso, jossa keskitytään syventämään kohdealueen tieto- ja osaamisperustaa henkilöstöpalveluyrityksissä opintojen erikoistumisvaiheessa suoritettavan työharjoittelujakson kautta. Samalla yritykset pääsevät ennakoivasti tutustumaan paremmin opiskelijoihin mahdollista rekrytointia ajatellen. Täten yritykset saavat juuri heidän tarpeisiinsa koulutettua osaavaa työvoimaa opiskelijoista. Työharjoittelujakson aikana opiskelijat pääsevät tutustumaan laajempiin kokonaisuuksiin ja yrityksen toimintaan, sekä osallistumaan asiakasprojekteihin. Harjoittelu voi pitää sisällään myös työskentelyä tuotekehityksen apuna ja Accountor HR Solutionsin sisäisissä kehityshankkeissa.

Tulevaisuuden tutkimusta HR-trendeistä

Toisena esimerkkinä yhteistyön laajuudesta voidaan pitää HR-tulevaisuustutkimusta (HRsuunta2021), jossa opiskelijatiimi lähtee selvittämään tulevaisuuden HR-trendejä ja niihin vaikuttavia tekijöitä laajahkona kyselytutkimuksena. Tutkimusta syvennetään mielenkiintoisimpien teemojen ja tekijöiden osalta delfoi-tyyppisen asiantuntijapalautteen kautta. Tutkimuksen tulokset julkaistaan Haaga-Heliassa järjestettävässä asiakasseminaarissa syksyllä 20.9.2018.

Lisäksi mm. HR-tietojärjestelmien opintojaksoilla on saatu käytännöllistä tietoa HR-prosessien tehostamisesta ja niihin liittyvien tietojen hyödyntämisestä lukuisten yritysvierailijaluentojen ja demojen kautta. Opiskelijoiden harjoittelu Mepcon HR-tietojärjestelmillä on tuonut uusia ideoita ja soveltamismahdollisuuksia, sekä kehittämistarpeita myös yrityksen tuotteille ja palveluille. Kaikkiaan kattava ja joustava yhteydenpito partnereiden välillä, sekä opiskelijoiden opinnäytteiden, harjoitustöiden ja tutkimusprojektien toteuttaminen ovat avanneet uusia potentiaalisia yhteistyömahdollisuuksia.

Korkeakoulujen ja yritysten laajahko ja pitkäjänteinen yhteistyö on merkittävä tekijä kestävän kehityksen ja menestyksen tiellä. Siitä hyötyvät yritysten ja korkeakoulujen lisäksi myös opiskelijat. Tällaista yhteistyötä voi suositella koko liiketoiminnan arvoketjulle.

 

 

Facebooktwitterlinkedin

Tilaa blogi

Tilaa suoraan sähköpostiisi tuoreimmat blogit HR-ammattilaisille.

 

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan mahdollisimman pian. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

“Missä luuraat, talentti?” Menestys vaatii onnistuneita rekrytointeja ja osaamisen johtamista

Julkaistu 25.4.2018 - 10:12

Hyvien työntekijöiden rekrytointihaaste ei ole pelkästään IT-alan ongelma, vaan digitalisaatio myllää kaikkien yritysten strategioita. Muutosten myötä työtä häviää ja uusia osaamistarpeita syntyy nopeammin kuin korkeakouluissa ehditään hihkaista sana “koulutusohjelma”.

Oikeanlaisen osaamisen hankkiminen on monen yrityksen kriittisimpiä haasteita: ilman ihmisiä strategia ei toteudu ja kilpailijat kaasuttavat ohi. Kliseeksi kulunut hokema “ihmiset ovat tärkein voimavaramme” alkaa siis todella konkretisoitua yrityksissä.

On päivityksen aika. Rekrytointi ja osaamisen johtaminen pitää tuoda aikaan, jossa työntekijä valitsee yhä useammin, missä yrityksessä haluaa työskennellä.

Työnantajamielikuva ja rekrytointi kulkevat käsi kädessä

Rekrytointi alkaa jo ennen kuin yhtään työpaikkailmoitusta on julkaistu. Kaikki mitä yritys tekee vaikuttaa sen työnantajamielikuvaan. Millainen kuva yrityksen kulttuurista välittyy potentiaalisille työntekijöille? Houkutteleeko se lähettämään avoimen hakemuksen tai hakemaan työpaikkaa?

Hyvän työnantajamielikuvan luomiseen ei tarvita mainostemppuja, vaan se lähtee yrityksen kulttuurista – eli mielekkään ja sujuvan työn mahdollistamisesta. Kun se on kunnossa, jokaisen työntekijän on – titteliin katsomatta – helppo tuoda työkulttuuria esiin omalla tavallaan. Katsokaa vaikka, miten Vincitin porukka viestii! Työkulttuuri ei todellakaan ole vain HR-osaston asia.

Hyvä työnantajamielikuva täytyy osata lunastaa kaikissa rekrytointiprosessin vaiheissa. Millainen on työpaikkailmoitus? Miten kommunikoit hakijoiden kanssa? Kitkerimmät somekeskustelut kumpuavat usein juuri huonosti hoidetusta rekryviestinnästä. Pidä siis huoli, että rekrytoinnin prosessi ja työkalut ovat kunnossa.

Tarjolla mielenkiintoinen urapoluku – vai umpikuja?

Rekrytointi ei ole paras ainoa tai paras tapa hankkia yritykseen oikeanlaista osaamista. Onko jollain nykyisistä työntekijöistä halua ja potentiaalia kasvaa uuteen tehtävään? Hyvä esimies ja HR-johtaja osaavat vastata tähän.

Yhä useammalle ihmiselle työpaikka on myös tapa toteuttaa itseään, ja siltä halutaan palkan lisäksi mielenkiintoisia haasteita. Niinpä moni ammattilainen pohtii aktiivisesti, mitä mahdollisuuksia nykyinen työpaikka tarjoaa. Sitä varten onkin tärkeää rakentaa avointa keskustelukulttuuria, mahdollistaa urakiertoa ja kannustaa työntekijöitä ammatillisen kehittymiseen. Esimerkiksi osaamisprofiilien on hyvä olla kaikkien työntekijöiden nähtävillä HR-järjestelmässä. Ne ovat oivallisia keskustelun avaajia urapolkujen suunnittelussa.

Urapolkujen rakentaminen on yksi olennainen keino, jolla yritys pitää kiinni erityisesti avainhenkilöistään ja huolehtii heidän kehittymisestään. Siihen kuuluu myös seuraajasuunnittelu mahdollisen irtisanoutumisen tai eläköitymisen varalle.

Panosta ihmisiin panostamalla työkaluihin

Rekrytointi ja osaamisen hallinta ovat jokaiselle yritykselle strategisesti tärkeitä alueita, jotka vaativat hyvien aikeiden lisäksi myös konkreettisia investointeja. Seuraavilla kolmella kysymyksellä selvität nopeasti, kaipaavatko yrityksesi HR-prosessit ja -järjestelmät lisäpotkua.

  1. Onko HR-johdolla aikaa keskittyä osaamisen hallintaan vai työllistävätkö rutiinit liikaa?
  2. Onko rekrytoinnin perusprosessi sujuva? Hoituvatko ilmoituksen laatiminen ja julkaisu, hakemusten käsittely, sisäinen viestintä ja hakijaviestintä ilman akrobatialiikkeitä?
  3. Onko osaamisen kehittäminen työntekijän, esimiesten ja HR:n välistä keskustelua, jossa olennainen tieto on läpinäkyvää?

Jos yksikin kohta herättää epävarmuutta, kyse on usein siitä, että etteivät vanhanaikaiset prosessit tue uudenlaisia rekrytointitapoja ja osaamisen johtamista. Jos haluat uudistaa ja sujuvoittaa prosesseja, suosittelen tutustumaan Mepco HRM -järjestelmään, joka auttaa muun muassa rekrytoinnissa ja osaamisen hallinnassa – toisin sanoen auttaa siivittämään yrityksesi menestykseen.

Lue lisää Mepco HRM -järjestelmästä tai varaa ilmainen verkkoesittely!

 

Varaa ilmainen verkkoesittely

 

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan mahdollisimman pian. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

Miten julkisen sektorin henkilöstöhallintoa voi järkevöittää?

Julkaistu 23.3.2018 - 9:27
jarkeva-julkisen-sektorin-henkilostohallinto

Moni julkinen organisaatio on tilanteessa, jossa tehostamispaineet ja kustannussäästöt laskevat koko työyhteisön tehokkuutta ja henkilöstökokemusta. Samalla HR:n tehtävät ovat ikävän usein pelkistyneet hallinnolliseen paperinpyörittelyyn.

Onneksi työelämä muuttuu nopeammin kuin koskaan aiemmin. Järkevämmille prosesseille ja uudenlaiselle osaamiselle on nyt tilausta myös julkisten organisaatioiden henkilöstö- ja palkkahallinnossa!

Automatisointi säästää HR:n aikaa asiantuntijatehtäviin

Henkilöstö- ja palkkahallinto on siis useimmissa julkishallinnon organisaatiossa täysin alihyödynnetty resurssi. Muutos on väistämätön, mutta mitä se tarkoittaa käytännössä?

Uudet teknologiat auttavat automatisoimaan rutiinitehtäviä ja sen ansiosta HR:n aikaa säästyy kehittämis- ja asiantuntijatehtäviin.

Kyse ei ole vain vanhojen prosessien digitoimisesta vaan paljon laajemmasta suunnanmuutoksesta:

Tulevaisuuden HR-ammattilainen on hallinnollisen paperinpyörittäjän sijaan strateginen asiantuntija, jonka pöydältä löytyy resursseja henkilöstötarpeista, osaamisen kehittämisestä ja työhyvinvoinnista huolehtimiseen.

Henkilöstöhallinnon digitalisoiminen on pohjimmiltaan henkilöstöhallinnon järkevöittämistä niin, että se vastaa nopeasti muuttuvan työelämän tarpeisiin.

Lataa uusi opas: “Paperinpyörittäjästä HR-asiantuntijaksi – Opas fiksumpaan palvelussuhteiden hallintaan digiaikana”

Uusi oppaamme Paperinpyörittäjästä HR-asiantuntijaksi – Opas fiksumpaan palvelussuhteiden hallintaan digiaikana on tarkoitettu julkisen sektorin HR-toimintojen kehittäjille. Oppaan avulla saat hyvän yleiskuvan mm. seuraavista asioista:

  1. HR:n prosessien tehostaminen ja digitalisoiminen
  2. Rutiinitoimintojen automatisoiminen
  3. HRM-järjestelmä asiantuntijatyön tukena
  4. HRM-järjestelmähankinnan johtaminen

Lataa opas ja ota ensimmäinen askel kohti järkevämpää henkilöstöhallintoa ja tyytyväisempää työyhteisöä!



Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan mahdollisimman pian. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

Paperinpyörittäjästä HR-asiantuntijaksi? Lataa HR:n opas julkisen sektorin henkilöstöhallintoon digiaikana!

Julkaistu 1.3.2018 - 13:36
julkisen-sektorin-henkilöstohallinto1

Henkilöstö- ja palkkahallinto on useimmissa julkisen sektorin organisaatioissa alihyödynnetty resurssi.

Moni organisaatio räpiköi tilanteessa, jossa kustannussäästöt ja tehostamispaineet laskevat koko työyhteisön tehokkuutta ja henkilöstökokemusta. Samalla HR:n tehtävät ovat usein pelkistyneet hallinnolliseen paperinpyörittelyyn.

Työelämä ja työnkuvat muuttuu nopeammin kuin koskaan aiemmin. Moni esimies tekee jo nyt oman työnsä ohessa esimerkiksi sellaista raportointia ja seurantaa, joka on perinteisesti kuulunut HR:n pöydälle.

Järkevämmille prosesseille ja uudenlaiselle osaamiselle on siis tarve nyt myös julkisten organisaatioiden henkilöstö- ja palkkahallinnossa.

Järkevät prosessit säästävät HR:n aikaa asiantuntijatehtäviin

Muutos on väistämätön, mutta mitä se tarkoittaa HR:lle käytännössä?

Moni edelläkävijäorganisaatio on aloittanut prosessiensa järkevöittämisen. Rutiinitehtävien automatisoinnin ansiosta HR:n aikaa säästyy niihin kehittämis- ja asiantuntijatehtäviin, joissa sitä eniten tarvitaan.

Muutoksessa ei kuitenkaan ole kyse vain mekaanisesta vanhojen prosessien digitoimisesta, vaan paljon laajemmasta suunnanmuutoksesta.

Tulevaisuuden HR-ammattilainen on hallinnollisen paperinpyörittäjän sijaan strateginen asiantuntija, jonka pöydältä löytyy resursseja henkilöstötarpeista, osaamisen kehittämisestä ja työhyvinvoinnista huolehtimiseen.

Henkilöstöhallinnon digitalisoiminen on pohjimmiltaan henkilöstöhallinnon järkevöittämistä niin, että se vastaa mahdollisimman fiksusti modernin työelämän muuttuviin tarpeisiin.

Lataa uusi opas: “Paperinpyörittäjästä HR-asiantuntijaksi – Opas fiksumpaan palvelussuhteiden hallintaan digiaikana”

Tämä opas on julkisen sektorin HR-asiantuntijan ensimmäinen askel kohti tehokkaampaa digitaalista henkilöstöhallintoa, joka on olemassa tyytyväisempiä työntekijöitä ja sujuvampaa työntekoa varten.

Oppaan avulla saat hyvän yleiskuvan seuraavista asioista:

  1. Miten HR:n prosesseja voi tehostaa digitalisoimalla ja automatisoimalla henkilöstöhallinnon rutiinitoimintoja?
  2. Miten hyvä HRM-järjestelmä tehostaa digiajan henkilöstöhallintoa ja vapauttaa HR-asiantuntijoiden työtunteja strategiseen työhön?
  3. Miten HR:n kannattaa varautua muutoksen ja järjestelmähankintojen johtamiseen?

 

Lataa uusi oppaamme “Paperinpyörittäjästä HR-asiantuntijaksi – Opas fiksumpaan palvelussuhteiden hallintaan digiaikana” ja ota ensimmäinen askel kohti järkevämpää henkilöstöhallintoa ja tyytyväisempää työyhteisöä!



 

 

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan mahdollisimman pian. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

Miksi henkilöstöhallinnon pitäisi vähentää HR-raportointia?

Julkaistu 16.2.2018 - 12:07

Sanotaan se suoraan: henkilöstöhallinnon aikaa tuhlaantuu aivan liikaa mekaaniseen HR-raportointiin – josta suuri osa on kaiken lisäksi turhaa.

Nyt tilanne on se, että liian monessa organisaatiossa HR-ammattilaiset on alennettu raporttiautomaateiksi. Aikaa ei jää ydintehtäviin, kuten resursoinnista, henkilöstön hyvinvoinnista ja organisaation tehokkaasta toiminnasta huolehtimiseen.

Mikä avuksi – pitäisikö HR-raportointi lopettaa tykkänään? Ei tietenkään. Suuri osa raportoinnista on hyödyllistä ja osittain jopa pakollista. Mutta kyse on siitä, millä tavalla raportointia tehdään ja ketkä sitä tekevät.

Jos henkilöstön merkitys organisaation toiminnalle ymmärretään ja sitä arvostetaan, löydetään kyllä tapa varmistaa HR-ammattilaisille riittävät resurssit siitä huolehtimiseen.

Raportoitko todelliseen tarpeeseen vai tottumuksesta?

Ensimmäisenä kannattaa pohtia, miksi HR-raportteja tehdään. Ovatko kaikki todellakin tarpeellisia? Käytetäänkö niiden tietoa oikeasti hyödyksi?

Toisinaan organisaation esimies tai johto saattaa tilata HR:ltä “sen tavallisen paketin” raportteja, eikä välttämättä tule edes ajatelleeksi onko kaikki raportin sisältämä tieto oikeasti hyödyllistä ja tarpeellista.

Aina jos huomaat, että jotain tehdään pelkästä tottumuksesta, mieti siis ihan ensin, voisiko osan raporteista korvata hyödyllisemmillä tai jättää jopa kokonaan tekemättä. HR:n tehostaminen on työnteon järkevöittämistä, eikä tehokkaassa organisaatiossa käytetä arvokasta työaikaa sellaiseen, mitä ei pitäisi tehdä ensinkään.

HR-raporttien suurin kuluttajaryhmä ovat organisaation omat työntekijät. Varsinkin suurissa organisaatiossa se voi työllistää henkilöstöhallintoa merkittävästi: eräänkin keskikokoisen kunnan HR:lta pyydettiin kuulemani mukaan yli 1000 palkkatodistusta kuukaudessa!

Työntekijöillä on toki oikeus saada tarvitsemansa perusraportit, eikä niiden tarpeellisuutta käy kyseenalaistaminen. Lisäksi se, että esimerkiksi suoritetuista kursseista on mahdollista saada todistus, voi olla työntekijälle arvokas asia ja parantaa oleellisesti työntekijäkokemusta.

Julkisella sektorilla olennainen osa HR-raportointia on pakollinen viranomaisraportointi. Esimerkiksi sosiaali- ja terveysministeriö vaatii kuukausittain tiedot hoitohenkilökunnan määrästä. Myös tällaiset toistuvat raportit saattavat ahmaista leijonanosan HR-ammattilaisen työajasta, jos järjestelmät eivät tue niiden tehokasta tuottamista.

Mitkä ovat hyvän HR-raportin 2 tärkeintä kriteeriä?

Millainen sitten on hyvä HR-raportti? Kaksi tärkeintä asiaa ovat reaaliaikaisuus ja luotettavuus.

1 – Reaaliaikaisuus minimoi turhan työn

Yksi manuaalisten prosessien haaste on tiedon vanheneminen. Raportoinnissa käytettävän tiedon tulisi aina olla mahdollisimman reaaliaikaista. Jos raportoinnin ja tulkinnan välillä ehtii kulua pitkä aika, on lopputuloksena helposti vanhentunut tai väärä johtopäätös.

Raportit pitäisikin aina koostaa todellisen tarpeen eikä kalenterin mukaan. Parhaassa tapauksessa työntekijä tai esimies itse saa raportin ulos juuri silloin kuin sitä tarvitsee, eikä HR:n apua tarvita kuin poikkeustapauksissa. Näin voidaan minimoida tilanteet, joissa valmiit raportit pölyttyvät pöydällä odottamassa käsittelyä.

2 – Luotettavuus mahdollistaa paremmat päätökset

Suuren organisaation HR tarvitsee päätöksenteon tueksi mahdollisimman luotettavaa dataa. Ilman sitä on vaikeaa hahmottaa henkilöstötilanteen kehitystä ajantasaisesti, seurata asetettuja tavoitteita tehokkaasti tai tehdä strategisia pitkän aikavälin valintoja.

Suurissa organisaatioissa on aina myös suuri määrä käsiteltävää tietoa. Kun henkilöstöä on kymmenien sijaan satoja tai tuhansia, hyvää kokonaiskuvaa henkilöstön tilanteesta ei ole mahdollista saada yksittäistapausten kautta. Vääristynyt tai riittämätön raportointi taas johtaa helposti vääriin johtopäätöksiin ja toimenpiteisiin, ja siksi raportoinnin on oltava mahdollisimman kattavaa ja datan mahdollisimman helposti käsiteltävässä muodossa.

Jotta suuria datamääriä olisi mahdollista käsitellä tehokkaasti, data kannattaa keskittää yhteen järjestelmään ja automatisoida kaikki mahdollinen sen käsittelyyn liittyvä manuaalinen työ.

Mitä enemmän prosessiin kuuluu esimerkiksi tietojen ajamista järjestelmästä toiseen, sitä enemmän kuluu myös HR:n työaikaa – ja sitä isompi on aina myös inhimillisten virheiden riski.

Miten HR-raportoinnin vastuut kannattaa jakaa organisaatiossa?

Palataan vielä alun ongelmaan eli siihen, miten HR-ammattilaisten aikaa voisi vapauttaa ylimääräisesti raportoinnista.

Vastuiden uudelleenjaossa ratkaisevaa on järjestys: vastuuta ei voi siirtää eteenpäin, ennen kuin homma on aidosti tehty helpoksi. Ei ole tarkoitus, että muualle siirretty työmäärä kaatuu huonon suunnittelun takia takaisin HR:n niskaan korkojen kera.

Hyvin mahdollistettu itsepalvelu voi tuottaa parasta palvelua: työntekijä saa raportit ulos juuri silloin kun niitä itse tarvitsee, ja raportoitava tieto on kaiken lisäksi ajantasaista ja luotettavaa.

Myös organisaatio saa parhaan hyödyn, kun asiantuntijoiden työaikaa vapautuu tuottavaan työhön ja henkilöstöhallinto muuttuu mekaanisesta raporttiautomaatista HR-asiantuntijaksi, jonka päätehtävä on kehittää organisaation hyvinvointia ja tuottavuutta.

Haluatko kehittää HR-raportointiasi?

Kysyy asiantuntijaltamme lisää Mepco HR- ja palkkajärjestelmän raportointiominaisuuksista ja varaa ilmainen verkkoesittely!

 

Varaa ilmainen verkkoesittely

 

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan mahdollisimman pian. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

Oho mikä moka! Miten vähentää virheitä kunnan HR- ja palkkahallinnossa?

Julkaistu 23.1.2018 - 9:59
virheet-HR

Kunnan HR- ja palkkahallinnon virheet ovat valitettavia: pahimmillaan tuhannet työntekijät saavat esimerkiksi väärin lasketun palkan. Harmi vaikuttaa vähintäänkin työilmapiiriin. Pitkällä tähtäimellä ongelmat näkyvät jopa kunnan imagossa ja vaikeutena houkutella uusia työntekijöitä.

HR- ja palkkahallinnossa pienetkin virheet ovat suuri työllistäjä. Jo kerran tehtyyn työhön palaaminen vie aikaa muilta töiltä ja kulut suhteessa tuottavuuteen kasvavat. Mitä jätetään silloin tekemättä? Tai mistä otetaan rahat virheiden korjaamiseen?

Kenen syytä tämä on?

Jos virhe on jo sattunut ja maito maassa, on tietysti tärkeintä korjata tapahtunut. Heti hyvänä kakkosena on syyllisten etsiminen – tai vakavasti puhuen syyn paikallistaminen, jotta estettäisiin virheen toistuminen.

Hyvin usein virhe johtuu ihmisestä: tietämättömyys tuottaa vääriä valintoja tai huolimattomuus liian nopeaa “ok”-valinnan klikkausta. Onko varsinainen syy kuitenkaan aina ihmisen?

Väitän, että suurin syyllinen on prosessi.

Ongelmia syntyy, kun perinteinen paperisiin lomakkeisiin perustunut prosessi siirretään sellaisenaan järjestelmään. Digitoidaan eikä digitalisoida HR- ja palkkahallintoa. Tuloksena on liian monimutkainen systeemi, jossa on liian helppo tehdä vääriä valintoja.

Virheiden korjaamisesta virheiden ehkäisyyn

Meiltä pyydetään usein työkaluja virheiden korjaamiseen. MepcoPro-järjestelmässä toki on tiettyjä tilanteita varten Rästikäsittely -ominaisuus, mutta parasta olisi ennaltaehkäistä virheet tykkänään. Lähtökohta tulisi aina olla aikataulussa ja kerralla oikein valmistunut työ.

Virheettömyys lähtee prosesseista. Kun prosesseja sähköistetään, tulisi ne arvioida uudelleen. Voidaanko turhia prosessin vaiheita poistaa ja luoda tilalle oletuksia? Näin suurimmassa osassa tapauksia ihmisen tekemien valintojen määrä pienenee ja samoin käy virheen todennäköisyydelle.

Järjestelmän tulisi muutenkin palvella käyttäjäänsä ja ohjata tekemään oikeita valintoja. Esimerkiksi kenttien välisillä sidonnaisuuksilla ja järjestelmään asetetuilla tarkistuksilla tehdään virheelliset valinnat vaikeiksi tai jopa mahdottomiksi.

Kun virkasuhteita ja palkansaajia on parhaimmillaan tuhansia, on pakko voida luottaa järjestelmän apuun. Inhimilliset resurssit eivät kertakaikkiaan näin suuressa mittakaavassa riitä.

Paikanna prosessin riskikohdat

Matka virheettömäksi HR- ja palkkahallinnoksi kannattaa aloittaa omien prosessien tarkastelulla. Missä vaiheissa virheitä sattuu? Kun pullonkaula on tunnistettu, voidaan miettiä, korjaantuisiko se järjestelmällä vai tarvitaanko vaikkapa työntekijöiden lisäkoulutusta.

Autamme mielellämme sinua eteenpäin. Kun olet paikantanut ongelman, lähetä meille viesti ja pyydä meitä kertomaan, korjaantuisiko virhepaikka järjestelmän avulla. MepcoPro voi hyvinkin auttaa vähentämään tietyn virheen mahdollisuutta prosessissa.

 

Lue myös: Julkisen sektorin HR- ja palkkaratkaisu – Usein kysytyt kysymykset

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan mahdollisimman pian. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

Tehostamispaineessa HR- ja palkkahallinnosta voi tulla timantti

Julkaistu 12.12.2017 - 12:58
HR-tehostaminen

Tehostaminen on monelle HR- ja palkkahallinnon ammattilaiselle ruma sana. Se saattaa herättää pelkoa siitä, että ajan- ja rahansäästö otetaan ennestään tiukoille vedettyjen ihmisten selkänahasta. Kunnollisten työkalujen puuttuessa näin voi joskus tapahtuakin, vaikka se ei ole missään nimessä oikein eikä järkevää.

Yksittäisiin huippusuorituksiin nojaava organisaatio kun löytää itsensä helposti hölmölästä: yhtäällä huhkitaan “tehokkaasti”, toisaalla korjataan virheitä ja paikataan loppuunpalaneita sairaslomalaisia.

Todellinen tehostaminen on työn järkevöittämistä: fiksumpia prosesseja ja työkaluja. Rutiinien tehostaminen ja automatisointi on myös ainoa keino vapauttaa HR-ammattilaiset enemmän organisaatiolle arvoa ja hyvinvointia tuottaviin, mielekkäisiin tehtäviin. HR kun on se osasto, jolle yleensä viimeisenä heruu lisää määrärahoja.

Digitalisaatio tehostaa ja muuttaa HR- ja palkkahallinnon työtä

Tehokkuutta tavoittelevan HR- ja palkkahallinnon paras ystävä on digitalisaatio. Se pakottaa miettimään prosessit uusiksi ja tuo tullessaan mm. parempaa tiedonkulkua ja työtä automatisoivaa robotiikkaa.

Tosiasia on myös se, että digitalisaatio muuttaa monen työnkuvaa: esimerkiksi rutiinityötä tekevien palkanlaskijoiden on ennustettu katoavan lähivuosina. Tämä on samaan aikaan uhka ja mahdollisuus. Robotit antavat mahdollisuuden mielekkäämpään työhön, mutta toki muutos vaatii uuden oppimista jokaiselta HR- ja palkkahallinnon työntekijältä.

Muutoksen pelko on inhimillistä ja ymmärrettävää. “Olen tehnyt näitä samoja töitä vuosikaudet, mitä jos en pystykään kasvamaan organisoijasta asiantuntijaksi? Onko meidän organisaatiomme pakko muuttaa toimintatapoja?”.

Tällöin on hyvä muistaa, että kyseessä on kaikkea työn tekemistä ravisteleva megatrendi. Yksikään organisaatio yksityisellä tai julkisella sektorilla ei voi päättää jäävänsä digitalisaation ulkopuolelle. Ei, vaikka haluaisi, sillä mikään organisaatio ei toimi yksin umpiossa. Kaikki mikä voi, digitalisoituu.

Muutos on jo täällä

Digitalisaatio ja robotiikka eivät ole tulevaisuuden juttu, vaan muutos on jo täällä. Teknologia on olemassa ja yhä useammat organisaatiot ovat ottaneet ensimmäiset digiloikkansa.

Kyseessä todellakin on pitkä muutosprosessi, ei yksittäinen digiloikka, joka kertaheitolla siirtäisi toimintatavat digiaikaan. Tämä on myös hyvä asia, sillä se antaa jokaiselle analogisen ajan ammattilaiselle aikaa oppia uutta. Muutosta ei tarvitse tehdä kertaheitolla, mutta se täytyy tehdä.

Miltä näyttää digiajan HR- ja palkkahallinto?

Miltä sitten näyttää tehokas digiajan HR- ja palkkahallinto? Käytännön esimerkkejä muutosmatkalle lähteneistä organisaatioista on jo paljon. Tehokkaassa organisaatiossa manuaalisen työn määrä on minimoitu ja prosesseista karsittu turhat kiemurat.

Esimerkiksi dokumenttien hyväksymiskierto on sujuva sähköinen prosessi ja yhtenäinen master data säästää tietojen manuaaliselta yhdistelyltä.

Käytännössä palkanlaskenta voidaan automatisoida hyvin pitkälle, jolloin vapautuu aikaa varsinaiselle HR-työlle eli ihmisten kohtaamiselle, esimerkiksi osaamisen johtamiselle.

Aivan: tehokkuus ei tarkoita, että kaikki työ annettaisiin roboteille. Se tarkoittaa, että ihmisen annetaan loistaa niissä tehtävissä, joissa hän on korvaamaton. Tästä yhdistelmästä syntyy todellinen tehokkuus.

 

opas-onnellisiin-työsuhteisiin

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan mahdollisimman pian. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

Tieto liiketoiminnan keskeisenä menestystekijänä

Julkaistu 5.12.2017 - 12:50

Tietoyhteiskunta, tietopääoma, tiedolla johtaminen ja digitaalisuus ovat pian arkipäivää. Pääosa kasvavasta tiedostamme on määrällistä tietoa (data), jota ei voi hyödyntää ilman tulkintaa. Datan kerääminen puolestaan edellyttää ennakkoon määriteltyjä rakenteita (meta) ja niihin liittyvien suhteiden tuntemista (tietämys). Tulkintaan vaikuttavat ideologiset, poliittiset, uskonnolliset ja uskonnottomat maailmankatsomukset (semantiikka) sekä kulttuuri ja koulutus (pragmatiikka).

Tietoyhteiskunta-ajattelun jälkilöylyistä jäi monenlaista päänsärkyä ja toteumattomia toiveita lupaavasta teknisestä kehityksestä huolimatta. Aikoinaan 1960-luvulla moniselitteisin tilastollisin perustein alkaneesta jälkiteollisesta yhteiskunnasta on juostu kansallisiin tietoyhteiskuntaohjelmiin teknologian, talouden, työn ja ammattien sekä tiedon ja osaamisen muutosperustein nykyiseen digiaikaan. Kiistämätön tosiasia on mittava tieto- ja viestintäteknologian kehitys, joka on minimoinut aika- ja paikkarajoitteet sekä tehostanut monin tavoin toimintaprosesseja. Tietoa kerätään paljonkin, mutta sen muuntaminen merkitykselliseksi ja asioita yhdistäväksi tietämykseksi ei ole niinkään onnistunutta, jotta sen soveltava hyödyntäminen varsinkaan päätöksenteossa tarvittavaksi tiedoksi olisi kehittynyt odotetusti. Käytössä välttämättömän ja usein määrittelemättömän tiedon merkitys ja riittävyys sekä eritasoisuus, -aikaisuus ja -muotoisuus sekä integroimattomuus ovat luoneet datan hautausmaita, joista ei tarvittavaa tietoa löydetä ja johon ei päätöksenteossa voi luottaa.

Keskeisimpiä haasteita liiketoiminnassa on päätöksenteon edellyttämien tietolähteiden ja moniulotteisen tiedon määrittely. Yhtäältä ongelmana on tarpeellisen ja käytettävän tiedon tunnistaminen, koska suurin osa tiedosta on luonteeltaan piilevää sekä hiljaista ja argumentoimatonta. Mielenkiintoista onkin, missä organisaation tieto on sekä mistä ja miten sitä hankitaan, luodaan ja jaetaan. Tieto on moniulotteista ja perustuu inhimilliseen älykkyyteen ja täten ihmisen toimintaan, jonka avulla tietoa ja osaamista kehitetään ja siirretään järjestelmiin, käytänteisiin ja teknologioihin. Toisaalta tietoprosessien tunnistaminen ja kuvaaminen on lähtökohtana myös strategiaan perustuvan tiedon määrittelyssä (mitä, miksi ja miten). Haastava tilanne johdattelee yrityksiä tietojohtamisen laajan kokonaisuuden huomioimiseen ja kehittämiseen. Siinä HR-asiantuntijoilla on tärkeä rooli osaamisen määrittely- ja kehittämistyössä, sillä valtaosa tiedosta syntyy aktiivisten ja osaavien ihmisten toimesta ja siirretään kehittämisen kautta tuotteisiin ja palveluihin sekä toiminta- ja tietojärjestelmiin. Tekoälyn alkuperäkin on lopulta inhimillisen älykkyyden luomia algoritmeja.

Organisaatiossa tutkitaan monin tavoin henkilöstöä osaamisen ja hyvinvoinnin suhteen, mutta tutkimustieto jää valitettavasti usein erimuotoisena erillisjärjestelmiin. Järjestelmätasolla voidaankin nähdä kehittämisen neliapila, jonka avulla HRM:n Big Dataa kerätään ja jalostetaan. Liiketoimintatiedon hankinta ja tutkimus, analysointi ja henkilöstön työpsykologinen arviointi sekä suorituksen ja osaamisen ohjausprosessien hallinta luovatkin toimintakokonaisuuden menestykselliseen tiedolla johtamiseen. Kaikkiaan integrointitarvetta ja mahdollisuuksia olisi enemmänkin, kunhan järjestelmät saataisiin keskustelemaan keskenään. Henkilöstöä koskevan Big Datan kokonaisuutta olisikin pohdittava syvällisemmin sekä sisällön että järjestelmien hyödyntämisessä, jotta historia- yms. tietoa voitaisiin hyödyntää henkilöstöä koskevassa pitkäjännitteisessä kehittämistyössä.

Tietojohtamiseen kuuluu moniulotteisen tiedon hankinta, luominen, analysointi ja jakaminen. Tärkeimpänä ulottuvuutena ja ’primus motor’ on inhimillinen ulottuvuus, joka kaikkiaan muodostaa perustan tietopääoman kehittämiselle ja on olennainen lähtökohta myös organisaation oppimisprosessissa. Tietojohtamisen keskeisin tekijä on moniulotteinen informaatio, jonka tärkein tuottaja on aktiivinen ja luova ihminen. Organisaatio oppii ja osaa, muistaa ja unohtaa sekä luo uutta vain jäsentensä kautta.

Henkilöstöön liittyvää tietoa on monilla ’alustoilla’ ja sovelluksissa sekä usein eri muodoissa. Tiedolla johtamiseen kuuluu olennaisesti hankitun tiedon jatkuva ja systemaattinen mittaaminen, seuranta ja analysointi. Määritellystä datasta voidaan tuottaa tarvittavaa ja strategisesti merkityksellistä tietoa monitasoisella analysoinnilla. Yhtäältä jokaisen perusosaamiseen pitäisikin kuulua eräänlainen ’tietoproletariaatin’ rooli, jossa tietoa kerätään, jaetaan ja hyödynnetään kriittisesti. Toisaalta organisaation kannalta olisi tärkeää, että tietoprosessien kehittäminen ja koordinointi kuuluisi jonkun vastuualueisiin ja tehtäviin.

Myös tiedon suojaaminen on ajankohtaista, sillä EU:n uudet tietosuojasäännökset astuvat voimaan 25.5.2018. Tietoon liittyvää lainsäädäntöä ja asetuksia käsitelläänkin lukuisissa lainsäädännöllisissä yhteyksissä. Lisäksi sähköisen viestinnän lainsäädäntö on tulossa, vaikkakin jälkijunassa. Tietotilinpäätös, jossa määritellään yrityksen käyttämät tiedot ja tietoprosessit kaikkineen, onkin pian arkipäivää. Lisäksi organisaatio on enenevästi informointivelvollinen, ja sen edellytetään nimittävän vastuuhenkilö tietosuojasta huolehtimiseen. Tietoon liittyvä toiminta on siis erittäin keskeistä ja täten pelkästään jo lainsäädännöllisesti ajatellen haasteita riittää puhumattakaan henkilöstön koulutustarpeista. Henkilöstö- ja tietotilinpäätökset ovatkin potentiaalisia tietoon liittyviä seuranta- ja raportointimahdollisuuksia liiketoiminnan kestävän kehittämisen mahdollistamiseksi. Nämäkin olisi hyvä sisällyttää HRM-tietojärjestelmien raportoinnin keskeisiksi osiksi.

Tietoasiantuntijuudesta voisikin muodostua uudenlainen ja merkittävä kilpailutekijä yrityksen tietojenkäsittelyn kokonaisuudessa, mikäli yritysjohto näkisi tiedonhallinnan strategiset mahdollisuudet ja liiketoimintatiedon analytiikan kasvavan merkityksen sekä osaavan ja aktiivisen henkilöstön tärkeän roolin niiden keskiössä. Henkilöstön jatkuva koulutus ja tietovalmiuksien kehittäminen olisivatkin tärkeitä haasteita tietoprosessien kehittämisen ja tietoanalytiikan lisäksi. Kehittämisen haasteissa yritysten ja korkeakoulujen verkostoituminen ja pitkäaikainen yhteistyö luovat käytännöllisiä edellytyksiä menestymiselle. Kaikkiaan potentiaalinen haaste liiketoimintatiedon syvällisestä hyödyntämisestä saisi täten vihdoin käytännöllistä perustaa tulevaisuuden tietoasiantuntijuuden kautta. Tieto – sillä kulkee kaikki!

Accountor HR Solutions on Haaga-Helia ammattikorkeakoulun yhteistyöpartneri. Partnertoiminnan kautta Haaga-Helia edistää yhteistyökumppaneidensa liiketoiminnan menestystä ja kilpailukykyä. Haaga-Helian opiskelijat pääsevät yrityksiin tekemään työharjoitteluita ja opinnäytetöitä.

Facebooktwitterlinkedin

Tuoreimmat blogitekstit

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan mahdollisimman pian. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

Tuntikirjaus turhauttaa? 3 syytä

Julkaistu 22.11.2017 - 8:12
tuntikirjaus

“Sain työn tehtyä ja palkintona on lisää työtä: tuntikirjausten tekeminen!” Niinpä, harva nauttii tuntien kirjaamisesta, sillä se tuntuu usein vaativan kohtuuttomasti vaivannäköä.

Tuntikirjaustiedon ajantasaisuus, oikeellisuus ja helppo hyödynnettävyys ovat organisaatiolle niin tärkeitä, että on syytä miettiä, mistä hankaluudet johtuvat. Listaan seuraavaksi kolme yleisintä syytä tuntikirjausprosessin kitkalle.

1) Paperisota ja manuaalinen työ

Tuntikirjauksia saatetaan yhä joissain organisaatioissa tehdä jopa paperilapuille, jotka joku onneton saa tehtäväkseen kirjata järjestelmään. Työllistävä vaikutus tällä toki on, mutta tuskin motivoivaa tai tulosta kasvattavaa.

Ensimmäinen askel on siis luopua moneen kertaan kirjaamisesta: varmista, että tuntikirjaus voidaan tehdä suoraan järjestelmään erillisten lappujen tai exceleiden sijaan.

2) Käytettävyys ja liikkuva työ on unohdettu

Pelkästään tuntikirjausjärjestelmän hankinta ei takaa sujuvaa tuntikirjausten käsittelyä. Joskus järjestelmän käytössä ei ole huomioitu työntekijöiden arkea, esimerkiksi liikkuvan työn haasteita. Kun tuntikirjauksen teko tien päältä mobiililaitteella on vaikeaa tai mahdotonta, se jää helposti ylimääräisiksi iltahommiksi – ja taas harmittaa.

Tuntikirjausten teko pitäisi olla työntekijälle mahdollisimman helppoa. Silloin merkinnät tulevat tehtyä aina ja vielä oikein.

3) Tuntikirjaustieto ei siirry järjestelmästä toiseen

Tuntikirjaustiedon tulisi välittyä ainakin palkanlaskentaan, laskutukseen, kirjanpitoon sekä raportointiohjelmaan tai sisäiseen laskentaan. Jos käytössä on erillinen tuntikirjausjärjestelmä, tulee huolehtia ohjelmien välisten liittymien rakentamisesta ja varattava tähän riittävä työaika ja budjetti.

Helpompi, ja usein myös halvempi, vaihtoehto on keskittää tiedot yhteen järjestelmään. Tällöin työntekijä kirjaa tunnit suoraan järjestelmään, jossa tieto on esimiehen hyväksynnän jälkeen kaikkien järjestelmien hyödynnettävissä ilman saman tiedon uudelleen syöttämistä tai kohtuutonta viivettä.

Toimivat järjestelmät – onnellisen organisaation konehuone

Organisaation tehokkuus ja onnellisuus syntyvät työn sujumisesta. Kun rutiinit rullaavat, jää aikaa keskittyä olennaiseen. Mitä useammin toistuva työ, sen tärkeämpää on kiinnittää huomiota sen helppouteen.

Jos tuntikirjausjärjestelmänne jättää toivomisen varaa, tutustu tuntikirjausjärjestelmä Kirjaamoon, jota esimerkiksi Työtehoseura kehui helppokäyttöiseksi.

 

Tutustu Kirjaamoon

 

Blogin kirjoittaja: Anna-Maija Ijäs

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan mahdollisimman pian. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.