Tehostamispaineessa HR- ja palkkahallinnosta voi tulla timantti

Julkaistu 12.12.2017 - 12:58
HR-tehostaminen

Tehostaminen on monelle HR- ja palkkahallinnon ammattilaiselle ruma sana. Se saattaa herättää pelkoa siitä, että ajan- ja rahansäästö otetaan ennestään tiukoille vedettyjen ihmisten selkänahasta. Kunnollisten työkalujen puuttuessa näin voi joskus tapahtuakin, vaikka se ei ole missään nimessä oikein eikä järkevää.

Yksittäisiin huippusuorituksiin nojaava organisaatio kun löytää itsensä helposti hölmölästä: yhtäällä huhkitaan “tehokkaasti”, toisaalla korjataan virheitä ja paikataan loppuunpalaneita sairaslomalaisia.

Todellinen tehostaminen on työn järkevöittämistä: fiksumpia prosesseja ja työkaluja. Rutiinien tehostaminen ja automatisointi on myös ainoa keino vapauttaa HR-ammattilaiset enemmän organisaatiolle arvoa ja hyvinvointia tuottaviin, mielekkäisiin tehtäviin. HR kun on se osasto, jolle yleensä viimeisenä heruu lisää määrärahoja.

Digitalisaatio tehostaa ja muuttaa HR- ja palkkahallinnon työtä

Tehokkuutta tavoittelevan HR- ja palkkahallinnon paras ystävä on digitalisaatio. Se pakottaa miettimään prosessit uusiksi ja tuo tullessaan mm. parempaa tiedonkulkua ja työtä automatisoivaa robotiikkaa.

Tosiasia on myös se, että digitalisaatio muuttaa monen työnkuvaa: esimerkiksi rutiinityötä tekevien palkanlaskijoiden on ennustettu katoavan lähivuosina. Tämä on samaan aikaan uhka ja mahdollisuus. Robotit antavat mahdollisuuden mielekkäämpään työhön, mutta toki muutos vaatii uuden oppimista jokaiselta HR- ja palkkahallinnon työntekijältä.

Muutoksen pelko on inhimillistä ja ymmärrettävää. “Olen tehnyt näitä samoja töitä vuosikaudet, mitä jos en pystykään kasvamaan organisoijasta asiantuntijaksi? Onko meidän organisaatiomme pakko muuttaa toimintatapoja?”.

Tällöin on hyvä muistaa, että kyseessä on kaikkea työn tekemistä ravisteleva megatrendi. Yksikään organisaatio yksityisellä tai julkisella sektorilla ei voi päättää jäävänsä digitalisaation ulkopuolelle. Ei, vaikka haluaisi, sillä mikään organisaatio ei toimi yksin umpiossa. Kaikki mikä voi, digitalisoituu.

Muutos on jo täällä

Digitalisaatio ja robotiikka eivät ole tulevaisuuden juttu, vaan muutos on jo täällä. Teknologia on olemassa ja yhä useammat organisaatiot ovat ottaneet ensimmäiset digiloikkansa.

Kyseessä todellakin on pitkä muutosprosessi, ei yksittäinen digiloikka, joka kertaheitolla siirtäisi toimintatavat digiaikaan. Tämä on myös hyvä asia, sillä se antaa jokaiselle analogisen ajan ammattilaiselle aikaa oppia uutta. Muutosta ei tarvitse tehdä kertaheitolla, mutta se täytyy tehdä.

Miltä näyttää digiajan HR- ja palkkahallinto?

Miltä sitten näyttää tehokas digiajan HR- ja palkkahallinto? Käytännön esimerkkejä muutosmatkalle lähteneistä organisaatioista on jo paljon. Tehokkaassa organisaatiossa manuaalisen työn määrä on minimoitu ja prosesseista karsittu turhat kiemurat.

Esimerkiksi dokumenttien hyväksymiskierto on sujuva sähköinen prosessi ja yhtenäinen master data säästää tietojen manuaaliselta yhdistelyltä.

Käytännössä palkanlaskenta voidaan automatisoida hyvin pitkälle, jolloin vapautuu aikaa varsinaiselle HR-työlle eli ihmisten kohtaamiselle, esimerkiksi osaamisen johtamiselle.

Aivan: tehokkuus ei tarkoita, että kaikki työ annettaisiin roboteille. Se tarkoittaa, että ihmisen annetaan loistaa niissä tehtävissä, joissa hän on korvaamaton. Tästä yhdistelmästä syntyy todellinen tehokkuus.

 

opas-onnellisiin-työsuhteisiin

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Tieto liiketoiminnan keskeisenä menestystekijänä

Julkaistu 5.12.2017 - 12:50

Tietoyhteiskunta, tietopääoma, tiedolla johtaminen ja digitaalisuus ovat pian arkipäivää. Pääosa kasvavasta tiedostamme on määrällistä tietoa (data), jota ei voi hyödyntää ilman tulkintaa. Datan kerääminen puolestaan edellyttää ennakkoon määriteltyjä rakenteita (meta) ja niihin liittyvien suhteiden tuntemista (tietämys). Tulkintaan vaikuttavat ideologiset, poliittiset, uskonnolliset ja uskonnottomat maailmankatsomukset (semantiikka) sekä kulttuuri ja koulutus (pragmatiikka).

Tietoyhteiskunta-ajattelun jälkilöylyistä jäi monenlaista päänsärkyä ja toteumattomia toiveita lupaavasta teknisestä kehityksestä huolimatta. Aikoinaan 1960-luvulla moniselitteisin tilastollisin perustein alkaneesta jälkiteollisesta yhteiskunnasta on juostu kansallisiin tietoyhteiskuntaohjelmiin teknologian, talouden, työn ja ammattien sekä tiedon ja osaamisen muutosperustein nykyiseen digiaikaan. Kiistämätön tosiasia on mittava tieto- ja viestintäteknologian kehitys, joka on minimoinut aika- ja paikkarajoitteet sekä tehostanut monin tavoin toimintaprosesseja. Tietoa kerätään paljonkin, mutta sen muuntaminen merkitykselliseksi ja asioita yhdistäväksi tietämykseksi ei ole niinkään onnistunutta, jotta sen soveltava hyödyntäminen varsinkaan päätöksenteossa tarvittavaksi tiedoksi olisi kehittynyt odotetusti. Käytössä välttämättömän ja usein määrittelemättömän tiedon merkitys ja riittävyys sekä eritasoisuus, -aikaisuus ja -muotoisuus sekä integroimattomuus ovat luoneet datan hautausmaita, joista ei tarvittavaa tietoa löydetä ja johon ei päätöksenteossa voi luottaa.

Keskeisimpiä haasteita liiketoiminnassa on päätöksenteon edellyttämien tietolähteiden ja moniulotteisen tiedon määrittely. Yhtäältä ongelmana on tarpeellisen ja käytettävän tiedon tunnistaminen, koska suurin osa tiedosta on luonteeltaan piilevää sekä hiljaista ja argumentoimatonta. Mielenkiintoista onkin, missä organisaation tieto on sekä mistä ja miten sitä hankitaan, luodaan ja jaetaan. Tieto on moniulotteista ja perustuu inhimilliseen älykkyyteen ja täten ihmisen toimintaan, jonka avulla tietoa ja osaamista kehitetään ja siirretään järjestelmiin, käytänteisiin ja teknologioihin. Toisaalta tietoprosessien tunnistaminen ja kuvaaminen on lähtökohtana myös strategiaan perustuvan tiedon määrittelyssä (mitä, miksi ja miten). Haastava tilanne johdattelee yrityksiä tietojohtamisen laajan kokonaisuuden huomioimiseen ja kehittämiseen. Siinä HR-asiantuntijoilla on tärkeä rooli osaamisen määrittely- ja kehittämistyössä, sillä valtaosa tiedosta syntyy aktiivisten ja osaavien ihmisten toimesta ja siirretään kehittämisen kautta tuotteisiin ja palveluihin sekä toiminta- ja tietojärjestelmiin. Tekoälyn alkuperäkin on lopulta inhimillisen älykkyyden luomia algoritmeja.

Organisaatiossa tutkitaan monin tavoin henkilöstöä osaamisen ja hyvinvoinnin suhteen, mutta tutkimustieto jää valitettavasti usein erimuotoisena erillisjärjestelmiin. Järjestelmätasolla voidaankin nähdä kehittämisen neliapila, jonka avulla HRM:n Big Dataa kerätään ja jalostetaan. Liiketoimintatiedon hankinta ja tutkimus, analysointi ja henkilöstön työpsykologinen arviointi sekä suorituksen ja osaamisen ohjausprosessien hallinta luovatkin toimintakokonaisuuden menestykselliseen tiedolla johtamiseen. Kaikkiaan integrointitarvetta ja mahdollisuuksia olisi enemmänkin, kunhan järjestelmät saataisiin keskustelemaan keskenään. Henkilöstöä koskevan Big Datan kokonaisuutta olisikin pohdittava syvällisemmin sekä sisällön että järjestelmien hyödyntämisessä, jotta historia- yms. tietoa voitaisiin hyödyntää henkilöstöä koskevassa pitkäjännitteisessä kehittämistyössä.

Tietojohtamiseen kuuluu moniulotteisen tiedon hankinta, luominen, analysointi ja jakaminen. Tärkeimpänä ulottuvuutena ja ’primus motor’ on inhimillinen ulottuvuus, joka kaikkiaan muodostaa perustan tietopääoman kehittämiselle ja on olennainen lähtökohta myös organisaation oppimisprosessissa. Tietojohtamisen keskeisin tekijä on moniulotteinen informaatio, jonka tärkein tuottaja on aktiivinen ja luova ihminen. Organisaatio oppii ja osaa, muistaa ja unohtaa sekä luo uutta vain jäsentensä kautta.

Henkilöstöön liittyvää tietoa on monilla ’alustoilla’ ja sovelluksissa sekä usein eri muodoissa. Tiedolla johtamiseen kuuluu olennaisesti hankitun tiedon jatkuva ja systemaattinen mittaaminen, seuranta ja analysointi. Määritellystä datasta voidaan tuottaa tarvittavaa ja strategisesti merkityksellistä tietoa monitasoisella analysoinnilla. Yhtäältä jokaisen perusosaamiseen pitäisikin kuulua eräänlainen ’tietoproletariaatin’ rooli, jossa tietoa kerätään, jaetaan ja hyödynnetään kriittisesti. Toisaalta organisaation kannalta olisi tärkeää, että tietoprosessien kehittäminen ja koordinointi kuuluisi jonkun vastuualueisiin ja tehtäviin.

Myös tiedon suojaaminen on ajankohtaista, sillä EU:n uudet tietosuojasäännökset astuvat voimaan 25.5.2018. Tietoon liittyvää lainsäädäntöä ja asetuksia käsitelläänkin lukuisissa lainsäädännöllisissä yhteyksissä. Lisäksi sähköisen viestinnän lainsäädäntö on tulossa, vaikkakin jälkijunassa. Tietotilinpäätös, jossa määritellään yrityksen käyttämät tiedot ja tietoprosessit kaikkineen, onkin pian arkipäivää. Lisäksi organisaatio on enenevästi informointivelvollinen, ja sen edellytetään nimittävän vastuuhenkilö tietosuojasta huolehtimiseen. Tietoon liittyvä toiminta on siis erittäin keskeistä ja täten pelkästään jo lainsäädännöllisesti ajatellen haasteita riittää puhumattakaan henkilöstön koulutustarpeista. Henkilöstö- ja tietotilinpäätökset ovatkin potentiaalisia tietoon liittyviä seuranta- ja raportointimahdollisuuksia liiketoiminnan kestävän kehittämisen mahdollistamiseksi. Nämäkin olisi hyvä sisällyttää HRM-tietojärjestelmien raportoinnin keskeisiksi osiksi.

Tietoasiantuntijuudesta voisikin muodostua uudenlainen ja merkittävä kilpailutekijä yrityksen tietojenkäsittelyn kokonaisuudessa, mikäli yritysjohto näkisi tiedonhallinnan strategiset mahdollisuudet ja liiketoimintatiedon analytiikan kasvavan merkityksen sekä osaavan ja aktiivisen henkilöstön tärkeän roolin niiden keskiössä. Henkilöstön jatkuva koulutus ja tietovalmiuksien kehittäminen olisivatkin tärkeitä haasteita tietoprosessien kehittämisen ja tietoanalytiikan lisäksi. Kehittämisen haasteissa yritysten ja korkeakoulujen verkostoituminen ja pitkäaikainen yhteistyö luovat käytännöllisiä edellytyksiä menestymiselle. Kaikkiaan potentiaalinen haaste liiketoimintatiedon syvällisestä hyödyntämisestä saisi täten vihdoin käytännöllistä perustaa tulevaisuuden tietoasiantuntijuuden kautta. Tieto – sillä kulkee kaikki!

Accountor HR Solutions on Haaga-Helia ammattikorkeakoulun yhteistyöpartneri. Partnertoiminnan kautta Haaga-Helia edistää yhteistyökumppaneidensa liiketoiminnan menestystä ja kilpailukykyä. Haaga-Helian opiskelijat pääsevät yrityksiin tekemään työharjoitteluita ja opinnäytetöitä.

Facebooktwitterlinkedin

Tuoreimmat blogitekstit

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Tuntikirjaus turhauttaa? 3 syytä

Julkaistu 22.11.2017 - 8:12
tuntikirjaus

“Sain työn tehtyä ja palkintona on lisää työtä: tuntikirjausten tekeminen!” Niinpä, harva nauttii tuntien kirjaamisesta, sillä se tuntuu usein vaativan kohtuuttomasti vaivannäköä.

Tuntikirjaustiedon ajantasaisuus, oikeellisuus ja helppo hyödynnettävyys ovat organisaatiolle niin tärkeitä, että on syytä miettiä, mistä hankaluudet johtuvat. Listaan seuraavaksi kolme yleisintä syytä tuntikirjausprosessin kitkalle.

1) Paperisota ja manuaalinen työ

Tuntikirjauksia saatetaan yhä joissain organisaatioissa tehdä jopa paperilapuille, jotka joku onneton saa tehtäväkseen kirjata järjestelmään. Työllistävä vaikutus tällä toki on, mutta tuskin motivoivaa tai tulosta kasvattavaa.

Ensimmäinen askel on siis luopua moneen kertaan kirjaamisesta: varmista, että tuntikirjaus voidaan tehdä suoraan järjestelmään erillisten lappujen tai exceleiden sijaan.

2) Käytettävyys ja liikkuva työ on unohdettu

Pelkästään tuntikirjausjärjestelmän hankinta ei takaa sujuvaa tuntikirjausten käsittelyä. Joskus järjestelmän käytössä ei ole huomioitu työntekijöiden arkea, esimerkiksi liikkuvan työn haasteita. Kun tuntikirjauksen teko tien päältä mobiililaitteella on vaikeaa tai mahdotonta, se jää helposti ylimääräisiksi iltahommiksi – ja taas harmittaa.

Tuntikirjausten teko pitäisi olla työntekijälle mahdollisimman helppoa. Silloin merkinnät tulevat tehtyä aina ja vielä oikein.

3) Tuntikirjaustieto ei siirry järjestelmästä toiseen

Tuntikirjaustiedon tulisi välittyä ainakin palkanlaskentaan, laskutukseen, kirjanpitoon sekä raportointiohjelmaan tai sisäiseen laskentaan. Jos käytössä on erillinen tuntikirjausjärjestelmä, tulee huolehtia ohjelmien välisten liittymien rakentamisesta ja varattava tähän riittävä työaika ja budjetti.

Helpompi, ja usein myös halvempi, vaihtoehto on keskittää tiedot yhteen järjestelmään. Tällöin työntekijä kirjaa tunnit suoraan järjestelmään, jossa tieto on esimiehen hyväksynnän jälkeen kaikkien järjestelmien hyödynnettävissä ilman saman tiedon uudelleen syöttämistä tai kohtuutonta viivettä.

Toimivat järjestelmät – onnellisen organisaation konehuone

Organisaation tehokkuus ja onnellisuus syntyvät työn sujumisesta. Kun rutiinit rullaavat, jää aikaa keskittyä olennaiseen. Mitä useammin toistuva työ, sen tärkeämpää on kiinnittää huomiota sen helppouteen.

Jos tuntikirjausjärjestelmänne jättää toivomisen varaa, tutustu tuntikirjausjärjestelmä Kirjaamoon, jota esimerkiksi Työtehoseura kehui helppokäyttöiseksi.

 

Tutustu Kirjaamoon

 

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Mitä vaatia julkisen sektorin palkka- ja HR-järjestelmältä – ja mitä se maksaa?

Julkaistu 15.11.2017 - 7:44
hr-jarjestelman-valinta

Julkisen sektorin palkka- ja HR-järjestelmän vaatimusmäärittely ohjaa selkeästi valitsemaan sen järjestelmän, joka parhaiten vastaa organisaation vaatimuksiin. Tämä onkin hyvä, sillä hinnaltaan halpa, mutta tarkoitukseen sopimaton järjestelmä tulisi ajan mittaan kalliiksi huonon käytettävyyden takia.

Kilpailutuksen voittajan valinta on kuitenkin vasta pitkän prosessin huipennus. Onnistumisen ratkaisee se, miten hyvin vaatimusmäärittely on osattu rakentaa todellisia tarpeita vastaavaksi.

Seuraavat asiat kannattaa huomioida järjestelmän ominaisuuksissa, kustannuksissa ja toimittajien vertailussa.

Palkka- ja HR-järjestelmän ominaisuudet

Hyvä HRM-järjestelmätoimittaja järjestää ennen kilpailutusta mahdollisuuden tekniseen vuoropuheluun. Demojen, keskustelutilaisuuksien ja järjestelmään tutustumisen myötä asiakas saa varmuuden järjestelmän mahdollisuuksista.

Varmista, että perustoiminnallisuuksien (henkilötietojen hallinta, palkanlaskenta) lisäksi järjestelmässä on seuraavat ominaisuudet.

Dokumenttien sähköinen kierto

Sähköiset lomakkeet ja niiden käsittely järjestelmässä poistavat turhaa paperinpyöritystä. Prosessit nopeutuvat, aikaa vapautuu tärkeimmälle työlle ja virheet vähenevät.

Esimerkiksi kehityskeskustelussa voidaan käyttää aika toimenpiteiden ja ratkaisujen pohtimiseen, kun perustiedot on täytetty sähköiselle lomakkeelle jo ennen keskustelua. Keskustelun jälkeen molemmat osapuolet hyväksyvät viimeistellyn lomakkeen, joka tallentuu järjestelmään ja on käytettävissä myöhemminkin.

Tietojen keskittäminen yhteen paikkaan on myös tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaista.

Tehokas raportointi

Julkisen sektorin organisaatiot ovat suuria, joten kokonaiskuvan hahmottaminen johtamisen tueksi on erityisen tärkeää. Varmista, että saat järjestelmästä helposti raportin, joka hakee ja yhdistelee tarvittavat tiedot.

Käyttäjän ohjaaminen

Monissa julkisen sektorin organisaatioissa HR:n työtä on jalkautettu esimiehille, jotka siis saavat työnsä oheen myös henkilöstöhallinnon tehtäviä. Jotta virheiltä vältyttäisiin, tulee järjestelmän olla helppokäyttöinen ja ohjata käyttäjää tekemään oikeita valintoja.

Vapaat rajapinnat ja asiakkaan muokattavissa olevat liittymät

Jos HRM-järjestelmään ei saada toimivia integraatioita, ei manuaalisesta työtä päästä eroon eikä HRM-järjestelmähankkeella tavoiteltu tehokkuuden parannus toteudu.

Heti järjestelmähankinnan suunnitteluvaiheessa tulee siis selvittää, mihin järjestelmiin integraatioita tarvitaan. Tyypillisesti näitä ovat ainakin taloushallinto, työaikakirjaus ja työterveyshuolto.

Integraatioiden teko on helppoa ja joustavaa, kun järjestelmässä on vapaat rajapinnat ja asiakkaan muokattavissa olevat liittymät muihin järjestelmiin.

Mitä hyvä HRM-järjestelmä maksaa?

HRM-järjestelmän hinta on harvoin tärkein valintakriteeri, mutta on hyödyllistä selvittää, miten kustannukset muodostuvat.

Käyttöönotto ja parametrointi

Käyttöönotto hinnoitellaan kiinteästi vaatimusmäärittelyn mukaan, joten sen laajuus ratkaisee myös kustannukset. Suurin muuttuja on parametroinnin määrä ja sen toteutustapa. Parametroinnissa luodaan järjestelmään prosessien mukaiset toiminnallisuudet ja määritellään esim. lomakkeiden ulkonäkö.

Asiakas voi ostaa järjestelmän perusversion tai valmiin, omille prosesseilleen räätälöidyn järjestelmän. Parametrointia kannattaa varautua tekemään aina, joko itse tai esim. Accountor HR:n Ratkaisutuen avulla. Näin järjestelmästä saadaan parhaalla tavalla organisaation tarpeita tukeva.

MepcoPro-järjestelmä on asiakkaan parametroitavissa myös myöhemmin, mikäli määrityksiä, kuten esimerkiksi lomakekiertoa, halutaan muuttaa. Näin muutoksia voidaan tehdä juuri silloin, kun niille on tarve eikä tarvitse odottaa esimerkiksi järjestelmäpäivityksiä.

MepcoPro-järjestelmän käyttöönottoprojekti 1000 työntekijän organisaatiossa maksaa palkanlaskennan osalta noin 50 000 – 60 000 euroa ja yhdessä HR-toimintojen kanssa noin 70 000 -110 000 euroa. Kustannus riippuu aina toteutettavasta kokonaisuudesta, joten nämä ovat karkeita arvioita.

Käyttömaksu

Usein HRM-järjestelmän kuukausihinnoittelu perustuu lähetettävien palkkalaskelmien tai aktiivisten työntekijöiden lukumäärään. Näin on myös MepcoPro-järjestelmässä. Käyttökustannus siis skaalautuu todellisen käytön mukaan.

Järjestelmän elinkaari

Uuden järjestelmän käyttöönottoprojekti on iso ponnistus niin rahallisesti kuin organisaation toiminnallekin. Siksi kannattaa selvittää, millainen on hankittavan järjestelmän elinkaaren vaihe. Onko siihen luvassa kehitystyötä ja päivityksiä vielä pitkään? Mitä pidempi elinkaari, sitä edullisempi on kokonaiskustannus.

MepcoPro-järjestelmään julkaistaan neljästi vuodessa päivitykset, jotka lataamalla käyttäjät pääsevät nauttimaan uusimmista ominaisuuksista samaan hintaan.

Tutustu MepcoPro-järjestelmään

MepcoPro-järjestelmä on kehitetty nimenomaan julkisen sektorin tarpeisiin. Varaa ilmainen esittely, niin kerromme järjestelmän mahdollisuuksista ja halutessasi voimme keskittyä johonkin tiettyyn toimintoon.

Lähetä viesti täältä

 

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Digitalisaatio kunnan HR- ja palkkahallinnossa – mikä muuttuu?

Julkaistu 2.11.2017 - 9:44
digitalisaatio-HR

Digitalisaatio on ennen kaikkea raakaa prosessien muuttamista ja kyseenalaistamista. Myös kunnissa palkka ja HR-prosessit tulee arvioida uudelleen: mikä on paras mahdollinen toimintatapa?

Julkisella sektorilla organisaatiot ovat suuria, joten digitaalisaation tuoma prosessitehokkuus on korvaamatonta. Jopa pienessä Limingan kunnassa palkansaajia on noin 1000 ja työsuhteita vieläkin enemmän. Pienestäkin ajan säästöstä HR-prosessissa tulee helposti suuri, kun se kerrotaan tuhansilla.

Robotiikka automatisoi toimintoja

Sen lisäksi, että palkka- ja henkilöstöhallinnon prosessi on tehokas, tarkoituksenmukainen ja sähköinen, se kaipaa automatisointia. Tällöin avuksi digitalisaation rinnalle astuu robotiikka.

Robotiikan avulla voidaan automatisoida toistuvia tehtäviä, kuten tietojen päivittämistä järjestelmien välillä. Esimerkiksi kun luodaan HR-järjestelmään uusi työsuhde, robotti tallentaa henkilön tietoihin, kuka HR-henkilö hoitaa kyseisen työsuhteen asioita.

Robotiikka ja automatisointi ovat syy siihen, miksi järjestelmien avoimet rajapinnat ovat niin tärkeitä digitalisaatiossa. Julkinen sektori on tässä jopa edellä yksityistä: KuntaPro kehittää aktiivisesti robotiikkaa ja myös valtiolla on robotiikkaan liittyviä, miljoonien eurojen hankkeita. Suuri mittakaava tuo myös suuret hyödyt.

Toistaiseksi hyviä aikeita on enemmän kuin toimintaa

Lupaavista panostuksista huolimatta digitalisaatio ei näy vielä tarpeeksi laajasti kuntien HR:ssä. Vanhat prosessit ja ajatusmallit eivät joskus tunnu muuttuvan kirveelläkään, vaikka muutoksen merkitys ymmärretään.

Yksi syy muutoksen hitauteen saattaa piillä inhimillisessä epävarmuudessa. “kannattaako minun ajaa digitalisaatiohanketta, joka saattaa vaarantaa nykyisen työpaikkani?”. Erityisesti valta-asemaansa tottuneelle keskijohdolle muutos saattaa tuntua isolta riskiltä, jos ei ole selvää, mitä uutta tulee tilalle.

Siinä missä yksityisellä puolella toimitusjohtaja voi halutessaan jyrätä uudistuksia läpi, täytyy julkisella sektorilla edetä demokraattisemmin ja saada kaikki virkamiehet muutoksen taakse. Ja tämä vaatii tietysti aikaa.

Vastavoimana jähmeydelle on lähestyvä sote-uudistus, joka on julkisen sektorin HR-digitalisaation suurin kiihdyttäjä. Jokainen kunta ja palvelukeskus on pakotettu miettimään toimintaansa ja järjestelmiään uudelleen – oli siihen valmis tai ei.

Johda kunnan HR-digiloikka hallitusti

Uuden HR-järjestelmän hankinta ja käyttöönotto on syytä suunnitella ja toteuttaa huolella. Toimiva HR- ja palkkahallinto kun vaikuttaa keskeisesti siihen, miten hyvin kunnan henkilöstö voi hoitaa työnsä. Huolellisuus järjestelmähankkeessa takaa, että kuntalaiset saavat palvelunsa kuten ennenkin – tai jopa paremmin.

On myös tärkeää muistaa, ettei digitalisaatio ole vain järjestelmähanke, vaan muutos vaatii ihmisten johtamista. Muutosjohtamisessa on tärkeää keskittyä hyötyihin ja luoda ylpeyttä siitä, miten yhdessä saadaan luotua jotain parempaa.

Byrokratia saattaa joskus tuntua suurelta vastukselta, mutta pitkäkin matka alkaa ensimmäisestä askeleesta. Ja siitä rohkeasta ihmisestä, joka ottaa askeleen ja saa muutkin liikkeelle.

Hyödynnä ilmainen apu HR-digitalisaatiossa

Kuten sanottu, digitalisaatio on järkevämpiä prosesseja. Siksi on hyvä aloittaa muutos paikantamalla ne asiat, jotka työllistävät eniten tai aiheuttavat eniten kustannuksia. Julkisella sektorilla raportointi on niin kehittynyttä ja tarkkaa, että tämä käy suhteellisen vaivattomasti.

Kun olet paikantanut haastekohdat, kysy meiltä, miten voimme auttaa niiden ratkaisemisessa. Konsultaatio ei maksa mitään ja saat välineitä pohtia seuraavia askeleitasi digitalisaation polulla.

 

Lähetä viesti täältä

 

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Miten käsitellä montaa eri työehtosopimusta?

Julkaistu 24.10.2017 - 7:58
TES-HR-jarjestelma

Suomessa on yli 100 erilaista työehtosopimusta ja sen päälle vielä paikalliset sopimukset. On siis varsin todennäköistä, että yhdessä yrityksessä hallitaan useita eri työehtosopimuksia.

Tämä tilanne on myös talotekniikka- ja kiinteistöpalveluja tarjoavassa Are Oy:ssä. Työntekijöissä on talotekniikka-asentajia, kiinteistöasentajia ja sähköasentajia, joista jokaisella on omat työehtosopimuksensa.

Työsuhteen näkökulmasta TES vaikuttaa usein työaikamuotoihin, työaikoihin sekä lomakertymiin. Annan 3 vinkkiä, joilla useiden eri työehtosopimusten ja paikallisten sopimusten mukaan toimiminen helpottuu.

1. Kirjaa talon tavat ja sopimukset

Palkanlaskijat ja HR-henkilöstö avustavat esimiehiä usein työehtosopimusten tulkinnassa. Hallinnon tulee siis osata talon työehtosopimukset sekä paikallisesti sovitut asiat.

“Näin meillä on aina toimittu” on liian yleinen tapa kuitata paikalliset sopimukset. Kirjaa talon tavat, jotta ne ovat selvillä sekä työnantajalla että työntekijöillä.

2. Ota järjestelmä muistin avuksi työehtosopimuksissa

Jos esimiehen tai hallinnon työntekijän pitää muistaa tai huomata tarkistaa jokaisen TES:n ehdot, tulee lähes varmasti virheitä. Olemme ihmisiä, emme robotteja. Siksi on parasta ottaa tueksi HRM-järjestelmä, joka ohjaa käyttäjää automaattisesti oikein.

Palkanlaskennassa ja henkilöiden työsuhdemuutosten yhteydessä palkkaa voidaan hinnoitella ja tulkita järjestelmässä sen mukaan, minkä TES:n alaisuudessa työtä tehdään.

Esimerkiksi työvoimavuokrauksessa henkilö saattaa tehdä päivällä rakennustöitä ja illalla työtä ravintolassa. Kun palkkajärjestelmä tietää, millä TES:llä tunnit on tehty, osaa se hinnoitella tunnit oikein henkilön palkkalaskelmalle.

3. Minimoi virheen mahdollisuus TES-viidakossa

Sen lisäksi, että ohjelmassa on valittavissa TES, johon työntekijä kuuluu, järjestelmän tulisi tukea mm. eri kenttien sidonnaisuuksia, palkkataulukoita, TES- päättelyitä ja pystyä tulkitsemaan esimerkiksi palkkatapahtumia tai lisiä työehtosopimusten mukaisesti.

Näin tieto pysyy alusta loppuun oikeellisena, master data eheänä ja vältyt virheiden etsinnältä.

Esimerkiksi Are Oy:ssä homma toimii näin: esimies valitsee järjestelmästä sovellettavan työehtosopimuksen, jolloin järjestelmä tarjoaa hänelle vain siihen työehtosopimukseen liittyviä vaihtoehtoja. Näin jokaista yksityiskohtaa ei tarvitse tarkistaa erikseen. Tieto siirtyy oikeellisena muihin järjestelmiin ja palkanlaskentaan.

Valitse HRM-järjestelmä, joka tukee useiden työehtosopimusten käsittelyä

Jos useat työehtosopimukset aiheuttavat organisaatiossasi päänvaivaa, tutustu Mepco HRM-järjestelmään, jossa monen TES:n käsittely on huomioitu.

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Opi muiden virheistä: näin kunnan HR-järjestelmän hankinta onnistuu

Julkaistu 17.10.2017 - 8:25
Näin kunnan HR-järjestelmän hankinta onnistuu

Kajaanissa koettiin oikea järjestelmähanke-painajainen: HR-järjestelmän hankinnan budjetti ylittyi moninkertaisesti, ihmiset saivat lokaa niskaan eikä järjestelmää edes saatu lopulta käyttöön. Rahat ja maine menivät turhan takia.

Miten ihmeessä näin pääsi käymään ja mikä tärkeintä: miten muut kunnat voivat välttää saman kohtalon? Annan muutaman vinkin, jotka huomioimalla olet aimo harppauksen lähempänä onnistunutta HR-järjestelmähankintaa.

Osta vain sellaista, mitä tarvitset

Joskus HR-järjestelmäprojekti kaatuu mahdottomuuteensa jo suunnittelupöydällä. Jos aika on ajanut nykyisten järjestelmien ja prosessien ohi jo kauan sitten, saattaa uudistamisen nälkä olla kova. “Uusitaan nyt kertaheitolla kaikki ja hankitaan kokonaisvaltainen liiketoiminta-alusta” on kunnianhimoinen ajatus. Ja myös melko hölmö, ellei se perustu aitoon tarpeeseen.

Pidä mahdollisuuksien meressä pää kylmänä ja mieti, mitä tietoa henkilöstöstä tarvitaan ja mitä prosesseja järjestelmän tulisi tukea. Turhaan kulutat rahaa ja resursseja sellaiseen, mitä organisaation tehokas toiminta ei kaipaa.

Tarkkana budjetin kanssa: lue tarjouksen pikkupräntti

Jos olet varannut lennon halpalentoyhtiöltä, tunnet ilmiön: lippu on edullinen, mutta joudut maksamaan erikseen verot, matkalaukkumaksun, istuinpaikan ja ties mitä. Jos matkabudjettisi on vain lipun perushinnan suuruinen, saatat jäädä kentälle.

Kuntien hankintoja säätelevä kilpailutuslaki saattaa houkuttaa joitain järjestelmätoimittajia samantyyppiseen hinnoitteluun eli ostajan kannattaa olla tarkkana ja lukea etenkin pikkupräntti kokonaiskustannusten muodostumisesta.

Älä hyväksy tarjousta, jota et täysin ymmärrä, vaan vaadi toimittajalta lisätietoja. Muuten saatat sitoa järjestelmähankkeen budjettisi tarjoukseen, jolla ei ole edellytyksiä viedä sinua määränpäähän siihen hintaan kuin luulit.

Pahimmillaan käy kuten Kajaanissa: kokonaiskustannuksia ei osata ennustaa, rahat loppuvat ja projekti jää kesken. Jos asiat halutaan tämän jälkeen saattaa itse maaliin, päädytään usein tekemään paljon manuaalista ja tehotonta työtä, mikä taas kasvattaa kustannuksia entisestään.

Hyvä suunnittelu on siis budjetin hallinnassa kaikki kaikessa.

Suunnittele järjestelmäkokonaisuus ja integraatiot

Mitä järjestelmiä on nyt käytössä? Mitä järjestelmiä on tarkoitus käyttää uuden HR-järjestelmän rinnalla ja miten tiedon tulee liikkua niiden välillä? Selvitä järjestelmäintegraatioiden tarve mahdollisimman aikaisin, mieluiten jo ennen sopimuksen tekemistä.

Järjestelmien heikko integroitavuus voi tarkoittaa, että hankittavan HR-järjestelmän lisäksi vaihtoon menee muitakin järjestelmiä tai joudutaan käyttämään erillisiä integraattoreita järjestelmien välillä. Näistä tulee luonnollisesti lisäkustannuksia.

Kokoa ehtivä ja pystyvä projektiryhmä

Onnistunut HR-järjestelmän hankinta ja käyttöönotto vaatii sille varattua työaikaa sekä uudistamishaluista asennetta. Kokoa siis projektiryhmä, josta löytyy molempia ja varmista, että johto on valtuuttanut heidät tekemään päätöksiä.

Hyvässä projektiryhmässä ovat edustettuina ainakin palkanlaskenta, henkilöstöhallinto ja keskijohto, joka tuntee sekä ylimmän johdon että työntekijöiden arkea. Maksimissaan noin kuuden hengen ryhmä toimii tehokkaimmin.

Valitse projektiryhmälle jämäkkä projektipäällikkö, jolla on halua ja kykyä tarttua asioihin. Jos esimerkiksi budjetti uhkaa ylittyä, tulee projektipäällikön vaatia toimittajalta heti selvitys ylityksen syistä ja suunnitelma hinnannousun pysäyttämiseksi.

On tärkeää pystyä reagoimaan nopeasti ja tarvittaessa mukauttamaan suunnitelmia. Mitä enemmän mennään vinoon, sen hankalampi kurssia on korjata.

Palastele projekti ja käyttäjien koulutus

Järjestelmän kehitys ja uuteen järjestelmään siirtyminen kannattaa tehdä toiminto kerrallaan. Suunnittele järjestelmätoimittajan kanssa, mistä tärkeistä toiminnoista aloitetaan.

Kun esimerkiksi kehityskeskusteluun liittyvät asiat ovat järjestelmässä valmiina ja toimivat virheettä, kouluta sen käyttö. Etene näin pala kerrallaan sitä mukaa kun järjestelmän osiot saadaan toimintaan.

Uuden järjestelmän käytön opettelu on ihmisille aina jossain määrin ponnistus ja on tärkeää tehdä siitä mahdollisimman helppoa ja siirtymästä pehmeä. Anna käyttäjille aikaa tottua uuteen ja tarjoa apua niin muutosvastarinta loivenee ja järjestelmästä saadaan suunniteltu hyöty irti.

Kannattaako HR-järjestelmähanke?

Järjestelmän hankinnassa on omat vaaranpaikkansa, joten saatat miettiä, kannattaako moiseen ryhtyä. Onnistuneen järjestelmäprojektin palkintoja on ainakin kaksi: sujuvammat ja siksi halvemmat prosessit sekä tyytyväinen henkilöstö, joka saa keskittyä rutiinien sijaan oikeisiin töihin. Tätä on digitalisaatio.

Uhat voit välttää hyvällä valmistautumisella, mutta hyödyt saat vain uudistamalla rohkeasti.

Onko mielessäsi kysymys julkisen sektorin HR- ja palkkahallintoon liittyen? Katso usein kysytyt kysymykset ja lähetä oma kysymyksesi. Minä ja kollegani autamme mielellämme!

 

Usein kysytyt kysymykset

 

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

HR- ja palkkajärjestelmän käyttöönotto: 5 vinkkiä

Julkaistu 3.10.2017 - 7:53
HRM-jarjestelma-kayttoonotto

HRM-järjestelmän käyttöönotto ei enää ole suuri IT-projekti. Nykyaikaiset järjestelmät ovat helposti muokattavia ja niissä on valmiina monia yleisimpiä ominaisuuksia.

Järjestelmän käyttöönotossa on kuitenkin syytä kiinnittää huomiota seuraaviin viiteen asiaan.

1. Kokoa kommenttiryhmä

Projektivaiheessa kannattaa kerätä tulevista käyttäjistä kommenttiryhmä. Ryhmä voi kertoa järjestelmään liittyvistä tarpeistaan ja kommentoida niihin suunniteltuja ratkaisuja. Samalla kommenttiryhmästä saadaan muutosagentteja auttamaan ohjelmiston jalkautuksessa.

2. Kouluta käyttäjät

Järjestelmän loppukäyttäjien osaaminen korreloi suoraan ohjelmasta saataviin hyötyihin niin ajansäästön kun tiedon oikeellisuuden osalta. Se on siis yksi käyttöönoton tärkeimpiä osioita.

Hyviä koulutustapoja ovat esimerkiksi yhteiset tilaisuudet ja videomateriaalit. Asiakkaamme Perkin Elmerin HRM-järjestelmän käyttöönottokoulutus on tästä loistava esimerkki. Nykyaikaisiin ohjelmiin saadaan myös sisällytettyä kattavasti ohjeita loppukäyttäjille.

3. Huomioi tietosuoja-asetus

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) on asettanut ohjelmiston tietoturvalle uusia vaatimuksia, joiden huomioiminen on syytä varmistaa. Järjestelmiin tulee viedä käyttöönotossa vain yrityksen kannalta oleelliset tiedot ja dokumentoida tiedon käsittelyyn liittyvät prosessit sekä tiedon käyttötarkoitus.

4. Ota vastaan järjestelmätoimittajan apu

Me Accountor HR:n konsultit autamme asiakkaita tekemään oikeita ratkaisuja ja koulutamme pääkäyttäjät tekemään tulevaisuuden muutoksia itsenäisesti. Käyttöönoton jälkeen apua saa tukipalvelustamme.

Asiakkaan rooli on kertoa, miten ohjelmistoon toteuttavien prosessien tulisi kulkea ja millaisia käyttöoikeuksia henkilöstölle annetaan.

HRM-ohjelmiston käyttöönotto on parhaimmillaan keskusteleva, uusia ajatuksia herättävä oppimispolku, jossa samanaikaisesti luodaan yritykseen uusia sähköisiä menetelmiä sekä opitaan uuden järjestelmän ominaisuudet ja niiden käyttö.

5. Katso järjestelmän tulevaisuuteen

Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla, vaan HRM-järjestelmän käyttöönottoa kannattaa palastella. Ensimmäisenä järjestelmään tulee saada työsuhteen hallinta ja mahdollisesti palkanlaskenta. Tämän jälkeen mm. osaamisen hallinnan ja suorituksen johtamisen kokonaisuuksia on helppo lisätä ohjelmistoon.

Käyttäjien ajatuksia etenkin ensimmäisten kuukausien käytön aikana kannattaa kuunnella ja ottaa huomioon jatkokehityksessä. Parhaimmillaan kehitys on jatkuvaa keskustelua loppukäyttäjien, liiketoiminnan ja ohjelman pääkäyttäjien välillä.

Lisää vinkkejä ja inspiraatiota asiakastarinoista

Mikäli HR- ja palkkajärjestelmän hankinta, käyttöönotto tai jatkokehitys on sinulle ajankohtaista, tilaa kirja Case HR- ja palkkajärjestelmä: onnellisia asiakastarinoita.

Kirja on maksuton, mutta saattaa säästää sinulta monta turhaa askelta matkalla onnelliseksi ja tehokkaaksi organisaatioksi.

Ole hyvä, saat kirjan maksutta klikkamalla alta:

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Hyvästi paperinpyöritys, tervetuloa digitaalinen palkka- ja henkilöstöhallinto

Julkaistu 21.9.2017 - 7:35
Digi-HR

“Paperin määrä on suorastaan romahtanut, ja arki on muuttunut paljon helpommaksi”. Näin Kehitysvammaisten Palvelusäätiön hallintojohtaja Mika Kankainen kuvasi uuden HRM-järjestelmän vaikutusta.

Haluaisin sanoa monelle yritykselle: ole kuin Mika! Liian monessa yrityksessä toimitaan vielä manuaalisesti papereiden varassa. Joskus yrityksen liiketoimintaa on sähköistetty ja toimintoja viety jopa tekoälyn suuntaan, mutta HR- ja palkkahallinto on unohdettu. Miten yritys voi toimia tehokkaasti, jos ihmisten aika menee sisäisiin prosesseihin?

Onko pakko modernisoida paperihallintoa?

Joskus organisaatioissa ollaan niin turtuneita vanhentuneisiin toimintatapoihin ettei niitä edes kyseenalaisteta. Ikään kuin työn kuuluisi olla hankalaa ja aikaavievää. Tällöin kannattaa vertailla vaihtoehtoisia tapoja hoitaa asiat.

Paperiset prosessit näkyvät vain niille, joiden hallussa tiedot ovat, joten paperilla oleva tieto käsitellään moneen kertaan. Ensimmäinen tekee tuntikorttipohjat, toinen tulostaa, kolmas jakaa työntekijöille, neljäs kirjaa tunnit, viides tarkistaa ja toimittaa ne edelleen palkanlaskentaan tai palkkayhteyshenkilölle, kuudes syöttää samat tiedot palkanlaskentaan ja tarkistaa vielä tiedot virheiden varalta.

Aikaa tähän kaikkeen kuluu noin viikon verran. Ja mahdollisesti vielä toinen viikko yrityksen johdolle tehtävien raporttien tekoon.

Vastaava sähköinen prosessi etenee työntekijän syöttämästä tiedosta samantien esimiehelle tarkistettavaksi ja siitä edelleen palkkatapahtumiksi.

Paperiseen prosessiin verrattuna ajansäästö on huomattava: koko prosessi on hoidettu muutamassa tunnissa tai korkeintaan muutamassa päivässä. Kun yritys käyttää yhteistä järjestelmää, on jokaisella käytössään ajantasainen tieto, josta voidaan itsenäisesti ajaa tarvittavat raportit.

“Ei meidän ihmiset opi käyttämään näitä järjestelmiä…”

Olen kouluttanut uusien järjestelmien käyttöä asiakkaille, esimiehille ja työntekijöille. Etukäteen on joskus varoiteltu: “osa porukasta on sitten aika huonoja teknologian kanssa…”. Usein tämä on turha huoli.

Kaikki lähtee hyvästä asenteesta ja halusta oppia. Se myös tarttuu positiivisella tavalla osallistujien keskuudessa. Jokainen omaksuu uusia toimintamalleja, jos ymmärtää muutoksen hyödyn. Yrityksen johdon on tärkeää viestiä työntekijöille muutoksen mahdollisuuksista – esimiehen esimerkillä on valtaa.

Miten alkuun prosessien digitalisoinnissa?

Prosessien kehittäminen kannattaa aloittaa pullonkauloista, joiden digitalisointi tuo esimiehille suurimman hyödyn. Kehittämistyön avuksi kannattaa valita esimiesten pilottiryhmä, joka antaa palautetta uusien työvälineiden toimivuudesta. Näin voidaan varmistua siitä, että työvälineet vastaavat kentän tarpeita.

Samalla kun luodaan esimiehille hyviä sähköisiä toimintamalleja, kannattaa pitää mielessä raportointi ylimmälle johdolle. Kun esimiehet ja ylin johto huomaavat digitaalisten prosessien hyödyt, on jatkokehitys helppoa.

Miten muut ovat onnistuneet HR- ja palkkahallinnon sähköistämisessä? Tilaa uusi kirja!

Usko tai älä: moni HR- ja palkkahallinnon ammattilainen on paininut samojen haasteiden kanssa kuin sinä – ja selättänyt ne onnistuneesti. Älä siis jää yksin pohtimaan hallinnon modernisointia, vaan tutustu muiden yritysten HRM-projekteihin.

Kokosimme kirjaksi ”Case HR- ja palkkajärjestelmä” 11 asiakastarinaa ja ripottelimme mausteeksi muutaman asiantuntijakommentin. Tämä blogitekstikin löytyy joukosta.

Ole hyvä, saat kirjan maksutta täältä:

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

5 esimiestyön haastetta – ja miten HR voi auttaa niiden ratkaisemisessa

Julkaistu 21.6.2017 - 10:53

Esimies on mahdollistaja: hänen tulee olla läsnä työntekijöiden arjessa ja auttaa heitä onnistumaan työssään. Usein esimies on kuitenkin myös asiantuntija. Miten saada aika riittämään kaikkeen? Jos esimiestyö kutistuu pieneksi sivurooliksi, josta täytyy yrittää selvitä muiden kiireiden ohella, kärsii henkilöstön tyytyväisyys varmasti.

Monet esimiestyön haasteista liittyvätkin ajan hallintaan. Kysymys kuuluu: mihin aikaa kuluu ja miten nuo asiat voisi tehdä helpommin ja nopeammin? Niin, että aikaa jäisi myös muihin töihin.

Seuraavassa viisi yleistä esimiestyön haastetta ja ehdotukset, miten HR voi auttaa niiden ratkaisemisessa.

1. Viestintä

Yrityksen viestinnälliset vaikeudet nostavat usein päätään kasvun myötä. Pieni 20 henkeä työllistävä yritys saattaa jakaa tärkeät tiedot sujuvasti sähköpostitse. Yli satapäisessä kasvuyrityksessä tilanne on toinen.

Hyvä viestintä on dialogia. Pelkästään ylhäältä alas, johdolta työntekijöille, tapahtuva kommunikaatio on tiedotusta, ei viestintää. Epätietoisuudessa elävät työntekijät eivät voi olla kovin sitoutuneita yritykseen. Esimiestyö ja johtaminen ovat suurelta osin viestintää.

Miten HR voi auttaa:

Hyvä HR-järjestelmä auttaa tekemään esimiehen ja työntekijän viestinnästä interaktiivista ja kaksisuuntaista. Esimerkiksi työntekijöiden motivaatiota voidaan järjestelmän avulla mitata pulssimaisesti ja mikäli tulos on huono, järjestelmä hälyttää asiasta esimiehelle automaattisesti.

2. Tuhat muistettavaa asiaa

Esimiestyössä on paljon vuosikellon mukaan toistuvia töitä, esimerkiksi työntekijöiden lomatoiveiden kerääminen tai one-to-one -keskusteluiden käyminen yksikön kanssa. Jos esimies yrittää hallita näitä töitä exceleiden ja kalenterin avulla, käy homma todellakin työstä.

Miten HR voi auttaa:

Kaikki lähtee valmiiksi mietitystä prosessista: miten ja missä järjestyksessä asiat tulee hoitaa? Nämä ja mahdolliset esimiehen omat lisäykset voidaan asettaa HR-järjestelmään, joka voi muistuttaa ajankohtaisista töistä.

3. Työsuhdetietojen ylläpito ja päivittäminen

Tärkeä esimiehen tehtävä on huolehtia alaisten työsuhdetiedoista: osaamisen kehittämisestä, koulutuksista, lomista, poissaoloista jne. Isoissa yrityksissä esimiehellä voi olla kymmenittäin alaisia, joiden tietojen ajantasaisuutta täytyy ylläpitää. Näiden tietojen päivittäminen manuaalisesti vie helposti suuren osan työajasta.

Miten HR voi auttaa:

Sen sijaan, että työntekijä ilmoittaisi asiasta esimiehelle, joka kirjaisi tiedon järjestelmään, työntekijä voi kirjata tiedon itse suoraan yhteiseen järjestelmään. Esimerkiksi työntekijän kirjaamasta sairaspoissaolosta lähtee järjestelmän kautta tieto esimiehelle. Eikä ole isompi vaiva kuin sähköpostin lähetys!

Samoin työntekijä voi tarkistaa kertyneet lomapäivänsä ja tehdä järjestelmästä hakemuksen haluamalleen loma-ajankohdalle. Esimies hyväksyy tai hylkää hakemuksen. Kaikki tiedonvälitys käydään suoraan järjestelmän kautta, ja vältetään turha sähköpostien vaihto.

4. Jokaisen työntekijän tasapuolinen kohtelu

Jokaista yrityksen työntekijää tulee kohdella tasapuolisesti. Huono kohtelu työpaikalla voi aiheuttaa jopa masennusta – huomattavasti enemmän kuin korkea työmäärä.

Työhyvinvointiin vaikuttaminen alkaa siis reilusta ja tasapuolisesta kohtelusta: jokaiselle annetaan samat mahdollisuudet onnistua ja kehittyä työssään. Miten esimies muistaisi huomioida jokaisen työntekijän?

Miten HR voi auttaa:

HR-järjestelmään suunnitellut prosessit auttavat kohtelemaan jokaista työntekijää tasaveroisesti. Esimerkiksi kehityskeskusteluissa prosessi auttaa käymään jokaisen kanssa samat asiat läpi, vaikkapa puhumaan urakehityksestä. Työntekijä voi tuntea itsensä alempiarvoiseksi, jos urakeskustelu hänen kohdallaan unohtuu ja kollega kertoo käyneensä vastaavan keskustelun esimiehensä kanssa. Selkeä prosessi auttaa!  

Myös yrityksen tarjoamat koulutukset ovat HR-järjestelmässä tarjolla kaikille työntekijöille, jolloin jokaisella on mahdollisuus osallistua niihin niin halutessaan.

5. Raportointi

Esimiehet tarvitsevat työnsä tueksi erilaisia raportteja henkilöstöön liittyvistä asioista, joita voivat olla esimerkiksi työntekijöiden lomajanat, työtyytyväisyydet, ylityötunnit ja osaamisprofiilit koulutuksia suunniteltaessa.

Raportointi voi olla yksi tuskaisimmista työtehtävistä, jos tietoja joutuu poimimaan useista eri järjestelmistä eikä valmiita raporttipohjia esityksen luomiseksi ole saatavilla.

Miten HR voi auttaa:

HR-järjestelmään voidaan luoda käyttövalmiiksi erilaisia raportointipohjia, joiden avulla esimiesten on helppo luoda havainnollistavat raportit heitä kiinnostavista henkilöstöasioista. Kun esimiehet ja työntekijät kirjaavat tiedot suoraan järjestelmään, on raportointiin tarvittava tieto aina ajan tasalla.

Auta esimiehiä onnistumaan ja tee organisaatiosta onnellinen

Motivoituneet työntekijät tekevät yrityksen tuloksen. Kun ammattilainen saa keskittyä mielekkäisiin tehtäviin ja arki sujuu, on motivaatiolla hyvä ympäristö kukoistaa. HR-johtajalla on välineet vaikuttaa tähän.

Lue lisää HR-johtajan oppaasta onnellisiin työsuhteisiin. Pääset lataamaan oppaan klikkaamalla alta: 

opas-onnellisiin-työsuhteisiin

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.