Julkisen sektorin HR-ratkaisu – usein kysytyt kysymykset

Julkisen sektorin HR- ja palkkahallinnossa on paljon tehostamispaineita ja samalla digitalisaatio mahdollistaa niihin vastaamisen paremmin kuin koskaan. Uudet työtavat ja järjestelmät herättävät HR-ammattilaissa paljon kysymyksiä.

HR-asiantuntijat vastasivat usein kysyttyihin kysymyksiin HR-järjestelmistä ja prosessien tehostamisesta.

 

Usein kysyttyjen kysymysten aiheet: 

HR- ja palkkaprosessien tehostaminen

HR-raportointi ja johtaminen

HR-järjestelmän käyttöönotto

MepcoPro-järjestelmä

 

Lähetä kysymys HR-asiantuntijoille!

Voit samalla tilata tulevat julkisen sektorin HR-päättäjille suunnatut asiantuntijasisällöt sähköpostiisi.

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

HR- ja palkkaprosessien tehostaminen

 

Julkisella sektorilla tehostamispaineet ovat kovat. Miten HR- ja palkkahallinto saadaan mahdollisimman tehokkaaksi?

Asiantuntija vastaa:  

Kannattaa vähentää manuaalista työtä ja selkeyttää prosesseja. Hyvä järjestelmä auttaa tehostamisessa: sähköiset lomakkeet ja mietityt prosessit varmistavat, että tieto kulkee eikä samaa tietoa tarvitse syöttää järjestelmään useampaan kertaan.

Palkanlaskenta kannattaa pyrkiä automatisoimaan mahdollisimman pitkälle, jolloin vapautuu aikaa esimerkiksi monipuoliseen HR-raportointiin.

 

“Julkisella sektorilla asioiden on mentävä kerralla oikein”. Miten kunnan HR:ssä voidaan vähentää virheitä?

Asiantuntija vastaa: 

Paras keino virheiden ehkäisyyn on hyvä HR-järjestelmä, joka minimoi virheellisen tiedon mahdollisuudet. Esimerkiksi käyttäjä valitsee tietoja syöttäessään järjestelmään valmiiksi asetetuista vaihtoehdoista ja sama tieto syötetään vain kerran.

Fiksujen prosessien avulla tieto kulkee oikeille tahoille ja hyväksymistä voidaan jouduttaa siitä muistuttavilla hälytyksillä. Kun tietoja muutetaan tai päivitetään, on uusi tieto heti kaikkien saatavilla ja myös raportoitavissa heti oikein.

 

Tulisiko kunnan työntekijällä olla pääsy omiin tietoihinsa? Mitä hyötyä siitä on eri osapuolille?

Asiantuntija vastaa: 

Omiin tietoihin pääsy on tärkeää. Työntekijä voi itse helposti nähdä oman työsuhteensa tiedot kuten esimerkiksi lomapäivät eikä hänen tarvitse pyytää niitä esimieheltä tai HR-henkilöstöltä. Näin säästyy aikaa ja tiedonkulku on helpompaa ja nopeampaa.

 

Jos nykyisiin HR-prosesseihin liittyy paljon manuaalista työtä, miten päästä alkuun niiden kehittämisessä?

Asiantuntija vastaa: 

Tärkeintä on tunnistaa tilanteet, joissa samaa tietoa käsitellään ja pahimmassa tapauksessa syötetään järjestelmiin useampaan kertaan. Nämä prosessit tulisi yksinkertaistaa ja sähköistää niin, että tieto syötetään järjestelmään vain kerran ja on heti hyödynnettävissä useaan tarpeeseen.

Tietojen ylläpitoa kannattaa jalkauttaa työntekijöille ja esimiehille, jolloin he voivat itse päivittää järjestelmään vaikkapa poissaolo- ja lomahakemukset tai osoitetietojen muutokset. Sähköiset tiedot ovat näin heti kaikkien hyödynnettävissä.

 

HR-raportointi ja johtaminen

 

Millaista raportointia moderni kunnan HR tarvitsee?

Asiantuntija vastaa: 

HR-raportoinnin ei tulisi rajoittua vain viranomaisraportointiin tai kustannuslaskentaan. Lisäksi tarvitaan tulevaisuuden kehitystä tukevaa raportointia, joka osoittaa toiminnan avaintekijät ja antaa keinoja niiden tehostamiseen.

Kehittävä raportointi haastaa miettimään, miten avaintekijöitä tulisi mitata, jotta tavoitteisiin pääseminen tuottaa todellista arvoa.

 

HR-järjestelmän käyttöönotto

 

Mitä kannattaa huomioida käyttäjien kouluttamisessa uuteen HR-järjestelmään?

Asiantuntija vastaa: 

Järjestelmän käyttäminen on tehtävä mahdollisimman helpoksi, sillä niin käyttäjät saadaan aktiivisesti mukaan ja koko organisaatio saa siitä suurimman hyödyn.

Järjestä käyttäjille koulutus, jossa he tulevat tutuiksi järjestelmän kanssa. Voit helpottaa eri rooleissa toimivien käyttäjien omaksumista luomalla järjestestelmään erilaisia näkymiä ja käyttöoikeuksia tarpeiden mukaan.

Kullekin käyttäjäryhmälle kannattaa kouluttaa vain ja erityisesti heille tärkeät ominaisuudet. Esimerkiksi MepcoPro-järjestelmän Web-työpöydän käyttökoulutuksesta hyötyvät erityisesti esimiehet ja itsepalvelukäyttäjät.

 

MepcoPro-järjestelmä

 

Mitkä ovat keskeisimmät MepcoPro-järjestelmän hyödyt?

Asiantuntija vastaa: 

MepcoPro on suunniteltu erityisesti julkisen sektorin tarpeisiin ja se hyödyntää uusinta teknologiaa. Suunnittelun pohjana on ollut markkinajohtaja Mepco HRM ja järjestelmää kehitetään jatkuvasti yhä paremmin asiakkaiden tarpeita vastaavaksi.

Jokainen asiakas pystyy myös itse räätälöimään MepcoPro-järjestelmän määrityksiä, joten se palvelee hyvin erilaisia tarpeita. Järjestelmä tarjoaa monipuoliset raportointimahdollisuudet.

 

Millaisia referenssejä MepcoPro-järjestelmän tuotantokäytöstä on?

Asiantuntija vastaa: 

Järjestelmän kehityksessä ja pilotoinnissa mukana olleet palvelukeskukset (Certia ja KuntaPro) ovat ottaneet järjestelmän ensimmäisille asiakkailleen tuotantokäyttöön palkkajärjestelmän osalta.

Näillä asiakkailla on käytössä seuraavat työehtosopimukset: Yliopistojen yleinen työehtosopimus, Avainta ry:n työehtosopimus ja Opetusalan työehtosopimus sekä Kunnallinen yleinen virkaehtosopimus ja Kunnallinen opetushenkilöstön virka- ja työehtosopimus.

Lisäksi asiakkaiden kanssa ovat kehityksessä muun muassa järjestelmän HR-toiminnot, jotka tulevat useammalla asiakkaalla käyttöön vuoden 2018 alusta alkaen.

 

Lue lisää MepcoProsta