4 yleistä ongelmaa HR-järjestelmähankinnassa – ja miten ne voi välttää?

HR-järjestelmähankinta on yllättävän monimutkainen prosessi. Seuraavaksi käyn läpi 4 tyypillisintä ongelmaa HR-järjestelmän hankinnan eri vaiheissa ja kerron miten ne voi välttää!

Jokainen hankinta pyörähtää käyntiin budjetoinnista, josta edetään muihin taustaselvityksiin, sisäisten tarpeiden kartoittamiseen ja lopulta prosessien ja ominaisuuksien suunnitteluun – ja niin edelleen. Monimutkaisen prosessin täytyy olla määrämuotoinen, mutta siitä huolimatta – tai ehkä juuri siksi – jokaisessa vaiheessa on myös omat karikkonsa.

Nämä ovat 4 tyypillisintä:

  1. Liian tiukka aikataulu → Kehitystyö jää puolitiehen
  2. Puutteellinen tarvekartoitus → Järjestelmä ei tue tärkeimpiä HR-prosesseja
  3. Huono integroitavuus → Huono tiedonkulku järjestelmien välillä
  4. Liian halpa hintalappu → Paljon piilokustannuksia myöhemmin

1. Liian tiukka aikataulu → Kehitystyö jää puolitiehen

Yksi järjestelmähankinnan yleisimmistä virheistä on aloittaa prosessi toimittajiin päin liian myöhään. Liian kiireinen aloitusaikataulu voi aiheuttaa harmaita hiuksia monestakin syystä:

  • Jos järjestelmäprojektin yrittää saada pakettiin liian tiivissä aikataulussa, HR-prosessien kehittäminen voi jäädä puolitiehen tai pahimmassa tapauksessa jopa kokonaan tekemättä. Lopputulos on usein se, että uusi järjestelmä toisintaa vanhentuneita prosesseja, eikä järjestelmähankinnasta saada irti läheskään kaikkea mahdollista lisäarvoa.
  • Uuden järjestelmän ja prosessien omaksumiseen jää helposti organisaation sisällä liian vähän aikaa.
  • Toimittajalle tulisi lisäksi varata tarpeeksi aikaa projektin läpikäyntiin ja resurssien varmistamiseen ennen hankkeen aloittamista. Näin varmistetaan, että aikataulu pitää eikä projektin aikana jouduta tekemään kompromisseja.

HR-järjestelmähankinta ei siis toisin sanoen voi olla 100 metrin pikajuoksu, jossa koko matka paahdetaan täysillä, vaikka kengännauhat aukeaisivat kesken matkan. Hankinnan tulisi olla pikemminkin keskimatkan suoritus, jossa tilannetta ensin tarkastellaan rauhassa voimia säästellen – ja vasta lopussa kiritään tarvittaessa.

Kuten 3000 metrin juoksussa, myös järjestelmähankinnassa onnistuminen riippuu kuitenkin eniten siitä, mitä tapahtuu ennen varsinaista suoritusta. Paras tapa lähteä liikenteeseen HR-järjestelmähankinnassa on laatia alustava tietopyyntö ajoissa ennen hankinnan aloittamista, laatia sen jälkeen hankintarunko ja varata organisaatiosta sen mukaiset resurssit päätösten tekemiseen.

Vaikka SaaS-maailmassa itse käyttöönottoprojektin kesto onkin lyhentynyt, se ei silti lyhennä etukäteisvalmisteluihin ja tarvekartoitukseen tarvittavaa aikaa.

2.  Puutteellinen tarvekartoitus → Järjestelmä ei tue tärkeimpiä HR-prosesseja

HR-järjestelmähankintaa johtaa useimmiten henkilöstöhallinto, mutta itse järjestelmä tulee yleensä myös muun organisaatioon käyttöön. Siksi on tärkeää löytää sellainen ratkaisu, joka palvelee koko organisaation käyttötarpeita.

  • Tarpeiden kartoittamisvaiheessa yksi isoimmista virheistä on kuunnella eniten niitä, jotka vaativat kovimpaan ääneen. Jos jokin ei-kriittinen prosessi (esim. koulutustenhallinta) saa liikaa painoarvoa, pahimmassa tapauksessa voi käydä niin, että tavoitteissa korostuvat väärät asiat ja kriittisistä perusprosesseista tai muista organisaatiolle oikeasti tärkeistä prosesseista tingitään vähemmän oleellisten kustannuksella.
  • Toinen tarvekartoitukseen liittyvä riski on liian leväperäinen vaatimusmäärittely. Vaatimusmäärittelyä tehdessä haasteena on usein löytää tasapaino prosessien jatkuvan kehittämisen ja selkeän tarpeiden määrittelyn välillä. Teknisiin toteutuksiin ei tarvitse pystyä ottamaan kantaa, mutta sen sijaan on tärkeää miettiä organisaation todelliset tarpeet perin pohjin eikä tyytyä siirtämään vanhoja prosesseja sellaisenaan uusiin järjestelmiin.

Henkilöstöhallinto on tehokkaiden HR-prosessien paras asiantuntija, ja siksi sen tärkein tehtävä onkin luotsata projektia sisäisesti oikeaan suuntaan niin, että lopputuloksesta hyötyy koko organisaatio, ei vain osa siitä.

3. Huono integroitavuus → Huono tiedonkulku järjestelmien välillä

Moni yritys hankkii HR-järjestelmän käytännössä irrallisena projektina eikä kiinteänä osana järjestelmäkokonaisuutta. Tällöin käy helposti niin, että organisaation pöydältä löytyy palapeli, jonka palat on haalittu satunnaisista laatikoista, eivätkä ne siksi sovi yhteen kuin väkivalloin. Tällaisessa palapeli-järjestelmäinfrassa on useita haasteita:

  • Useista (osin päällekkäisistä) järjestelmistä ja niiden välisistä integraatioista ja ylläpidosta koituu useimmiten ylimääräisiä kuluja
  • Prosessien tehokasta kehittäminen ja automatisointi ei onnistu.
  • Henkilöstödata siirtyy järjestelmien välillä epätäydellisenä, väärin tai ei ollenkaan, eikä sitä voi muokata jälkikäteen.
  • Eri järjestelmiin kertyy helposti tietoa tuplana, ja kriittisen tiedon ajantasaisena ja käyttökelpoisena pitäminen vaatii valtavasti manuaalista työtä läpi organisaation. Myös inhimillisten virheiden riski on tällöin luonnollisesti valtava.

HR-järjestelmällä on kriittinen rooli henkilöstön master-datan hallinnassa – ja sitä kautta myös organisaation kokonaistehokkuudessa. Ideaalitilanteessa data siirtyy HR-järjestelmästä muihin integraatioiden kautta ajantasaisesti ilman, että tärkeää informaatiota häviää matkan varrella. HR-järjestelmän tulisi keskustella saumattomasti vähintään palkkajärjestelmän kanssa.

4. Liian halpa hintalappu → Paljon piilokustannuksia myöhemmin

Palataanpa vielä aiheeseen, joka on monelle yritykselle tärkein suuntaa määrittävä tekijä koko järjestelmähankinnassa. Kyllä – tietenkin budjetti. Nykymarkkinoilta löytyy varmasti joka kukkarolle ja jokaiseen tarpeeseen sopiva vaihtoehto, mutta yksi iso haaste on, että houkuttavan edullinen hintalappu saattaa myös hämätä ostajaa.

  • Hankintahinnaltaan halpa järjestelmä saattaa täyttää perustarpeet nyt, mutta ongelmia tulee, jos järjestelmä ei pysty mukautumaan organisaation muuttuviin tarpeisiin. Tällöin joudutaan turvautumaan esimerkiksi uusiin päällekkäisiin järjestelmiin tai järjestelmätoimittajan lisäpalveluihin, ja myös organisaation sisäisiä resursseja valuu hukkaan.
  • HR-järjestelmän elinkaari organisaatiossa on pitkä. Siksi on tärkeää valita sellainen HR-järjestelmä, joka muuntautuu olemassa oleviin prosesseihin, mutta myös skaalautuu organisaation tuleviin muutoksiin. Tarpeisiin mukautuva järjestelmä tukee organisaation sisäisten prosessien kehittämistä (ja sitä kautta myös liiketoiminnan tarpeita) yhtä hyvin vielä viiden vuoden päästä kuin ostohetkelläkin.

Tässä tapauksessa halvalla siis todellakin saa hyvää – mutta vain silloin, jos osaa tarkastella järjestelmähankinnan kokonaiskustannuksia keskipitkällä aikavälillä eikä sorru hakemaan pikavoittoja.

Harkitsetko HR-järjestelmän uusimista? Älä hätäile valinnassa, vaan tutustu tarjontaan ja varaa ilmainen verkkoesittely!

 

Varaa ilmainen verkkoesittely

 

Facebooktwitterlinkedin

Perttu Seppänen

Henkilöstöhallinnon ja henkilöstöön liittyvien tietojärjestelmien moniottelija. Yli 10 vuoden kokemus henkilöstö- ja palkkahallinnosta, järjestelmien käyttöönotoista, prosessikehityksestä ja HR-järjestelmien tuotekehityksestä.

Työelämän ulkopuolella arjen täyttää kaksi pientä lasta ja aikataulujen salliessa erilaiset pallopelit. Kesällä aikaa tulee vietettyä golfmailan varressa ja talvisin kuntoa ylläpidetään jääkiekon ja sählyn avulla.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan mahdollisimman pian. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.