tuntikirjaus

Tuntikirjaus turhauttaa? 3 syytä

“Sain työn tehtyä ja palkintona on lisää työtä: tuntikirjausten tekeminen!” Niinpä, harva nauttii tuntien kirjaamisesta, sillä se tuntuu usein vaativan kohtuuttomasti vaivannäköä.

Tuntikirjaustiedon ajantasaisuus, oikeellisuus ja helppo hyödynnettävyys ovat organisaatiolle niin tärkeitä, että on syytä miettiä, mistä hankaluudet johtuvat. Listaan seuraavaksi kolme yleisintä syytä tuntikirjausprosessin kitkalle.

1) Paperisota ja manuaalinen työ

Tuntikirjauksia saatetaan yhä joissain organisaatioissa tehdä jopa paperilapuille, jotka joku onneton saa tehtäväkseen kirjata järjestelmään. Työllistävä vaikutus tällä toki on, mutta tuskin motivoivaa tai tulosta kasvattavaa.

Ensimmäinen askel on siis luopua moneen kertaan kirjaamisesta: varmista, että tuntikirjaus voidaan tehdä suoraan järjestelmään erillisten lappujen tai exceleiden sijaan.

2) Käytettävyys ja liikkuva työ on unohdettu

Pelkästään tuntikirjausjärjestelmän hankinta ei takaa sujuvaa tuntikirjausten käsittelyä. Joskus järjestelmän käytössä ei ole huomioitu työntekijöiden arkea, esimerkiksi liikkuvan työn haasteita. Kun tuntikirjauksen teko tien päältä mobiililaitteella on vaikeaa tai mahdotonta, se jää helposti ylimääräisiksi iltahommiksi – ja taas harmittaa.

Tuntikirjausten teko pitäisi olla työntekijälle mahdollisimman helppoa. Silloin merkinnät tulevat tehtyä aina ja vielä oikein.

3) Tuntikirjaustieto ei siirry järjestelmästä toiseen

Tuntikirjaustiedon tulisi välittyä ainakin palkanlaskentaan, laskutukseen, kirjanpitoon sekä raportointiohjelmaan tai sisäiseen laskentaan. Jos käytössä on erillinen tuntikirjausjärjestelmä, tulee huolehtia ohjelmien välisten liittymien rakentamisesta ja varattava tähän riittävä työaika ja budjetti.

Helpompi, ja usein myös halvempi, vaihtoehto on keskittää tiedot yhteen järjestelmään. Tällöin työntekijä kirjaa tunnit suoraan järjestelmään, jossa tieto on esimiehen hyväksynnän jälkeen kaikkien järjestelmien hyödynnettävissä ilman saman tiedon uudelleen syöttämistä tai kohtuutonta viivettä.

Toimivat järjestelmät – onnellisen organisaation konehuone

Organisaation tehokkuus ja onnellisuus syntyvät työn sujumisesta. Kun rutiinit rullaavat, jää aikaa keskittyä olennaiseen. Mitä useammin toistuva työ, sen tärkeämpää on kiinnittää huomiota sen helppouteen.

Jos tuntikirjausjärjestelmänne jättää toivomisen varaa, tutustu tuntikirjausjärjestelmä Kirjaamoon, jota esimerkiksi Työtehoseura kehui helppokäyttöiseksi.

 

Tutustu Kirjaamoon

 

Facebooktwitterlinkedin

Anna-Maija Ijäs

Anna-Maija Ijäs toimii kahdessa roolissa: Pre-sales ja Konsultointi- ja kehitysyksikössä nykyasiakkaita kontaktoiden. Palkanlaskenta näyttelee Anskun työhistoriassa isoa roolia ja hän on työskennellyt palkkojen parissa tavalla tai toisella liki 15 vuotta. Myöhemmin tutuksi ovat tulleet myös toiminnanohjausjärjestelmät koulutuspäällikön tehtävissä. Prosessien kehittäminen saa Anskun innostumaan, ja parhaimmillaan kehitysideoita tulviikin päähän monta kymmentä päivässä. Vapaa-aikaansa Ansku viettää mielellään perheen ja ystävien parissa. Jotta mieli pysyy virkeänä, Anskulla on aina jokin pieni projekti meneillään. Erityisesti sydäntä lähellä ovat vanhat talot. Perjantai-iltaisin Anskun löytää tanssikoulusta Street-harrastuksen parista.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.