hr-jarjestelman-valinta

Mitä vaatia julkisen sektorin palkka- ja HR-järjestelmältä – ja mitä se maksaa?

Julkisen sektorin palkka- ja HR-järjestelmän vaatimusmäärittely ohjaa selkeästi valitsemaan sen järjestelmän, joka parhaiten vastaa organisaation vaatimuksiin. Tämä onkin hyvä, sillä hinnaltaan halpa, mutta tarkoitukseen sopimaton järjestelmä tulisi ajan mittaan kalliiksi huonon käytettävyyden takia.

Kilpailutuksen voittajan valinta on kuitenkin vasta pitkän prosessin huipennus. Onnistumisen ratkaisee se, miten hyvin vaatimusmäärittely on osattu rakentaa todellisia tarpeita vastaavaksi.

Seuraavat asiat kannattaa huomioida järjestelmän ominaisuuksissa, kustannuksissa ja toimittajien vertailussa.

Palkka- ja HR-järjestelmän ominaisuudet

Hyvä HRM-järjestelmätoimittaja järjestää ennen kilpailutusta mahdollisuuden tekniseen vuoropuheluun. Demojen, keskustelutilaisuuksien ja järjestelmään tutustumisen myötä asiakas saa varmuuden järjestelmän mahdollisuuksista.

Varmista, että perustoiminnallisuuksien (henkilötietojen hallinta, palkanlaskenta) lisäksi järjestelmässä on seuraavat ominaisuudet.

Dokumenttien sähköinen kierto

Sähköiset lomakkeet ja niiden käsittely järjestelmässä poistavat turhaa paperinpyöritystä. Prosessit nopeutuvat, aikaa vapautuu tärkeimmälle työlle ja virheet vähenevät.

Esimerkiksi kehityskeskustelussa voidaan käyttää aika toimenpiteiden ja ratkaisujen pohtimiseen, kun perustiedot on täytetty sähköiselle lomakkeelle jo ennen keskustelua. Keskustelun jälkeen molemmat osapuolet hyväksyvät viimeistellyn lomakkeen, joka tallentuu järjestelmään ja on käytettävissä myöhemminkin.

Tietojen keskittäminen yhteen paikkaan on myös tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaista.

Tehokas raportointi

Julkisen sektorin organisaatiot ovat suuria, joten kokonaiskuvan hahmottaminen johtamisen tueksi on erityisen tärkeää. Varmista, että saat järjestelmästä helposti raportin, joka hakee ja yhdistelee tarvittavat tiedot.

Käyttäjän ohjaaminen

Monissa julkisen sektorin organisaatioissa HR:n työtä on jalkautettu esimiehille, jotka siis saavat työnsä oheen myös henkilöstöhallinnon tehtäviä. Jotta virheiltä vältyttäisiin, tulee järjestelmän olla helppokäyttöinen ja ohjata käyttäjää tekemään oikeita valintoja.

Vapaat rajapinnat ja asiakkaan muokattavissa olevat liittymät

Jos HRM-järjestelmään ei saada toimivia integraatioita, ei manuaalisesta työtä päästä eroon eikä HRM-järjestelmähankkeella tavoiteltu tehokkuuden parannus toteudu.

Heti järjestelmähankinnan suunnitteluvaiheessa tulee siis selvittää, mihin järjestelmiin integraatioita tarvitaan. Tyypillisesti näitä ovat ainakin taloushallinto, työaikakirjaus ja työterveyshuolto.

Integraatioiden teko on helppoa ja joustavaa, kun järjestelmässä on vapaat rajapinnat ja asiakkaan muokattavissa olevat liittymät muihin järjestelmiin.

Mitä hyvä HRM-järjestelmä maksaa?

HRM-järjestelmän hinta on harvoin tärkein valintakriteeri, mutta on hyödyllistä selvittää, miten kustannukset muodostuvat.

Käyttöönotto ja parametrointi

Käyttöönotto hinnoitellaan kiinteästi vaatimusmäärittelyn mukaan, joten sen laajuus ratkaisee myös kustannukset. Suurin muuttuja on parametroinnin määrä ja sen toteutustapa. Parametroinnissa luodaan järjestelmään prosessien mukaiset toiminnallisuudet ja määritellään esim. lomakkeiden ulkonäkö.

Asiakas voi ostaa järjestelmän perusversion tai valmiin, omille prosesseilleen räätälöidyn järjestelmän. Parametrointia kannattaa varautua tekemään aina, joko itse tai esim. Accountor HR:n Ratkaisutuen avulla. Näin järjestelmästä saadaan parhaalla tavalla organisaation tarpeita tukeva.

MepcoPro-järjestelmä on asiakkaan parametroitavissa myös myöhemmin, mikäli määrityksiä, kuten esimerkiksi lomakekiertoa, halutaan muuttaa. Näin muutoksia voidaan tehdä juuri silloin, kun niille on tarve eikä tarvitse odottaa esimerkiksi järjestelmäpäivityksiä.

MepcoPro-järjestelmän käyttöönottoprojekti 1000 työntekijän organisaatiossa maksaa palkanlaskennan osalta noin 50 000 – 60 000 euroa ja yhdessä HR-toimintojen kanssa noin 70 000 -110 000 euroa. Kustannus riippuu aina toteutettavasta kokonaisuudesta, joten nämä ovat karkeita arvioita.

Käyttömaksu

Usein HRM-järjestelmän kuukausihinnoittelu perustuu lähetettävien palkkalaskelmien tai aktiivisten työntekijöiden lukumäärään. Näin on myös MepcoPro-järjestelmässä. Käyttökustannus siis skaalautuu todellisen käytön mukaan.

Järjestelmän elinkaari

Uuden järjestelmän käyttöönottoprojekti on iso ponnistus niin rahallisesti kuin organisaation toiminnallekin. Siksi kannattaa selvittää, millainen on hankittavan järjestelmän elinkaaren vaihe. Onko siihen luvassa kehitystyötä ja päivityksiä vielä pitkään? Mitä pidempi elinkaari, sitä edullisempi on kokonaiskustannus.

MepcoPro-järjestelmään julkaistaan neljästi vuodessa päivitykset, jotka lataamalla käyttäjät pääsevät nauttimaan uusimmista ominaisuuksista samaan hintaan.

Tutustu MepcoPro-järjestelmään

MepcoPro-järjestelmä on kehitetty nimenomaan julkisen sektorin tarpeisiin. Varaa ilmainen esittely, niin kerromme järjestelmän mahdollisuuksista ja halutessasi voimme keskittyä johonkin tiettyyn toimintoon.

Lähetä viesti täältä

 

Facebooktwitterlinkedin

Juha Reiman

Juha toimii Accountor HR:llä uuden MepcoPro-kokonaisuuden tuotepäällikkönä.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.