Näin kunnan HR-järjestelmän hankinta onnistuu

Opi muiden virheistä: näin kunnan HR-järjestelmän hankinta onnistuu

Kajaanissa koettiin oikea järjestelmähanke-painajainen: HR-järjestelmän hankinnan budjetti ylittyi moninkertaisesti, ihmiset saivat lokaa niskaan eikä järjestelmää edes saatu lopulta käyttöön. Rahat ja maine menivät turhan takia.

Miten ihmeessä näin pääsi käymään ja mikä tärkeintä: miten muut kunnat voivat välttää saman kohtalon? Annan muutaman vinkin, jotka huomioimalla olet aimo harppauksen lähempänä onnistunutta HR-järjestelmähankintaa.

Osta vain sellaista, mitä tarvitset

Joskus HR-järjestelmäprojekti kaatuu mahdottomuuteensa jo suunnittelupöydällä. Jos aika on ajanut nykyisten järjestelmien ja prosessien ohi jo kauan sitten, saattaa uudistamisen nälkä olla kova. “Uusitaan nyt kertaheitolla kaikki ja hankitaan kokonaisvaltainen liiketoiminta-alusta” on kunnianhimoinen ajatus. Ja myös melko hölmö, ellei se perustu aitoon tarpeeseen.

Pidä mahdollisuuksien meressä pää kylmänä ja mieti, mitä tietoa henkilöstöstä tarvitaan ja mitä prosesseja järjestelmän tulisi tukea. Turhaan kulutat rahaa ja resursseja sellaiseen, mitä organisaation tehokas toiminta ei kaipaa.

Tarkkana budjetin kanssa: lue tarjouksen pikkupräntti

Jos olet varannut lennon halpalentoyhtiöltä, tunnet ilmiön: lippu on edullinen, mutta joudut maksamaan erikseen verot, matkalaukkumaksun, istuinpaikan ja ties mitä. Jos matkabudjettisi on vain lipun perushinnan suuruinen, saatat jäädä kentälle.

Kuntien hankintoja säätelevä kilpailutuslaki saattaa houkuttaa joitain järjestelmätoimittajia samantyyppiseen hinnoitteluun eli ostajan kannattaa olla tarkkana ja lukea etenkin pikkupräntti kokonaiskustannusten muodostumisesta.

Älä hyväksy tarjousta, jota et täysin ymmärrä, vaan vaadi toimittajalta lisätietoja. Muuten saatat sitoa järjestelmähankkeen budjettisi tarjoukseen, jolla ei ole edellytyksiä viedä sinua määränpäähän siihen hintaan kuin luulit.

Pahimmillaan käy kuten Kajaanissa: kokonaiskustannuksia ei osata ennustaa, rahat loppuvat ja projekti jää kesken. Jos asiat halutaan tämän jälkeen saattaa itse maaliin, päädytään usein tekemään paljon manuaalista ja tehotonta työtä, mikä taas kasvattaa kustannuksia entisestään.

Hyvä suunnittelu on siis budjetin hallinnassa kaikki kaikessa.

Suunnittele järjestelmäkokonaisuus ja integraatiot

Mitä järjestelmiä on nyt käytössä? Mitä järjestelmiä on tarkoitus käyttää uuden HR-järjestelmän rinnalla ja miten tiedon tulee liikkua niiden välillä? Selvitä järjestelmäintegraatioiden tarve mahdollisimman aikaisin, mieluiten jo ennen sopimuksen tekemistä.

Järjestelmien heikko integroitavuus voi tarkoittaa, että hankittavan HR-järjestelmän lisäksi vaihtoon menee muitakin järjestelmiä tai joudutaan käyttämään erillisiä integraattoreita järjestelmien välillä. Näistä tulee luonnollisesti lisäkustannuksia.

Kokoa ehtivä ja pystyvä projektiryhmä

Onnistunut HR-järjestelmän hankinta ja käyttöönotto vaatii sille varattua työaikaa sekä uudistamishaluista asennetta. Kokoa siis projektiryhmä, josta löytyy molempia ja varmista, että johto on valtuuttanut heidät tekemään päätöksiä.

Hyvässä projektiryhmässä ovat edustettuina ainakin palkanlaskenta, henkilöstöhallinto ja keskijohto, joka tuntee sekä ylimmän johdon että työntekijöiden arkea. Maksimissaan noin kuuden hengen ryhmä toimii tehokkaimmin.

Valitse projektiryhmälle jämäkkä projektipäällikkö, jolla on halua ja kykyä tarttua asioihin. Jos esimerkiksi budjetti uhkaa ylittyä, tulee projektipäällikön vaatia toimittajalta heti selvitys ylityksen syistä ja suunnitelma hinnannousun pysäyttämiseksi.

On tärkeää pystyä reagoimaan nopeasti ja tarvittaessa mukauttamaan suunnitelmia. Mitä enemmän mennään vinoon, sen hankalampi kurssia on korjata.

Palastele projekti ja käyttäjien koulutus

Järjestelmän kehitys ja uuteen järjestelmään siirtyminen kannattaa tehdä toiminto kerrallaan. Suunnittele järjestelmätoimittajan kanssa, mistä tärkeistä toiminnoista aloitetaan.

Kun esimerkiksi kehityskeskusteluun liittyvät asiat ovat järjestelmässä valmiina ja toimivat virheettä, kouluta sen käyttö. Etene näin pala kerrallaan sitä mukaa kun järjestelmän osiot saadaan toimintaan.

Uuden järjestelmän käytön opettelu on ihmisille aina jossain määrin ponnistus ja on tärkeää tehdä siitä mahdollisimman helppoa ja siirtymästä pehmeä. Anna käyttäjille aikaa tottua uuteen ja tarjoa apua niin muutosvastarinta loivenee ja järjestelmästä saadaan suunniteltu hyöty irti.

Kannattaako HR-järjestelmähanke?

Järjestelmän hankinnassa on omat vaaranpaikkansa, joten saatat miettiä, kannattaako moiseen ryhtyä. Onnistuneen järjestelmäprojektin palkintoja on ainakin kaksi: sujuvammat ja siksi halvemmat prosessit sekä tyytyväinen henkilöstö, joka saa keskittyä rutiinien sijaan oikeisiin töihin. Tätä on digitalisaatio.

Uhat voit välttää hyvällä valmistautumisella, mutta hyödyt saat vain uudistamalla rohkeasti.

Onko mielessäsi kysymys julkisen sektorin HR- ja palkkahallintoon liittyen? Katso usein kysytyt kysymykset ja lähetä oma kysymyksesi. Minä ja kollegani autamme mielellämme!

 

Usein kysytyt kysymykset

 

Facebooktwitterlinkedin

Juha Reiman

Juha toimii Accountor HR:llä uuden MepcoPro-kokonaisuuden tuotepäällikkönä.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.