HRM-jarjestelma-kayttoonotto

HR- ja palkkajärjestelmän käyttöönotto: 5 vinkkiä

HRM-järjestelmän käyttöönotto ei enää ole suuri IT-projekti. Nykyaikaiset järjestelmät ovat helposti muokattavia ja niissä on valmiina monia yleisimpiä ominaisuuksia.

Järjestelmän käyttöönotossa on kuitenkin syytä kiinnittää huomiota seuraaviin viiteen asiaan.

1. Kokoa kommenttiryhmä

Projektivaiheessa kannattaa kerätä tulevista käyttäjistä kommenttiryhmä. Ryhmä voi kertoa järjestelmään liittyvistä tarpeistaan ja kommentoida niihin suunniteltuja ratkaisuja. Samalla kommenttiryhmästä saadaan muutosagentteja auttamaan ohjelmiston jalkautuksessa.

2. Kouluta käyttäjät

Järjestelmän loppukäyttäjien osaaminen korreloi suoraan ohjelmasta saataviin hyötyihin niin ajansäästön kun tiedon oikeellisuuden osalta. Se on siis yksi käyttöönoton tärkeimpiä osioita.

Hyviä koulutustapoja ovat esimerkiksi yhteiset tilaisuudet ja videomateriaalit. Asiakkaamme Perkin Elmerin HRM-järjestelmän käyttöönottokoulutus on tästä loistava esimerkki. Nykyaikaisiin ohjelmiin saadaan myös sisällytettyä kattavasti ohjeita loppukäyttäjille.

3. Huomioi tietosuoja-asetus

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) on asettanut ohjelmiston tietoturvalle uusia vaatimuksia, joiden huomioiminen on syytä varmistaa. Järjestelmiin tulee viedä käyttöönotossa vain yrityksen kannalta oleelliset tiedot ja dokumentoida tiedon käsittelyyn liittyvät prosessit sekä tiedon käyttötarkoitus.

4. Ota vastaan järjestelmätoimittajan apu

Me Accountor HR:n konsultit autamme asiakkaita tekemään oikeita ratkaisuja ja koulutamme pääkäyttäjät tekemään tulevaisuuden muutoksia itsenäisesti. Käyttöönoton jälkeen apua saa tukipalvelustamme.

Asiakkaan rooli on kertoa, miten ohjelmistoon toteuttavien prosessien tulisi kulkea ja millaisia käyttöoikeuksia henkilöstölle annetaan.

HRM-ohjelmiston käyttöönotto on parhaimmillaan keskusteleva, uusia ajatuksia herättävä oppimispolku, jossa samanaikaisesti luodaan yritykseen uusia sähköisiä menetelmiä sekä opitaan uuden järjestelmän ominaisuudet ja niiden käyttö.

5. Katso järjestelmän tulevaisuuteen

Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla, vaan HRM-järjestelmän käyttöönottoa kannattaa palastella. Ensimmäisenä järjestelmään tulee saada työsuhteen hallinta ja mahdollisesti palkanlaskenta. Tämän jälkeen mm. osaamisen hallinnan ja suorituksen johtamisen kokonaisuuksia on helppo lisätä ohjelmistoon.

Käyttäjien ajatuksia etenkin ensimmäisten kuukausien käytön aikana kannattaa kuunnella ja ottaa huomioon jatkokehityksessä. Parhaimmillaan kehitys on jatkuvaa keskustelua loppukäyttäjien, liiketoiminnan ja ohjelman pääkäyttäjien välillä.

Lisää vinkkejä ja inspiraatiota asiakastarinoista

Mikäli HR- ja palkkajärjestelmän hankinta, käyttöönotto tai jatkokehitys on sinulle ajankohtaista, tilaa kirja Case HR- ja palkkajärjestelmä: onnellisia asiakastarinoita.

Kirja on maksuton, mutta saattaa säästää sinulta monta turhaa askelta matkalla onnelliseksi ja tehokkaaksi organisaatioksi.

Ole hyvä, saat kirjan maksutta klikkamalla alta:

Facebooktwitterlinkedin

Perttu Seppänen

Henkilöstöhallinnon ja henkilöstöön liittyvien tietojärjestelmien moniottelija. Yli 10 vuoden kokemus henkilöstö- ja palkkahallinnosta, järjestelmien käyttöönotoista, prosessikehityksestä ja Hr-järjestelmien tuotekehityksestä. Nykyisen työnantajan palveluksessa reilut viisi vuotta, josta puolet projektitoimituksissa ja viimeiset 3 vuotta Mepco HRM tuotteen tuotepäällikkönä ratkaisujen osalta.

Työelämän ulkopuolella arjen täyttää kaksi pientä lasta ja aikataulujen salliessa erilaiset pallopelit. Kesällä aikaa tulee vietettyä golfmailan varressa ja talvisin kuntoa ylläpidetään jääkiekon ja sählyn avulla.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.