Digi-HR

Hyvästi paperinpyöritys, tervetuloa digitaalinen palkka- ja henkilöstöhallinto

“Paperin määrä on suorastaan romahtanut, ja arki on muuttunut paljon helpommaksi”. Näin Kehitysvammaisten Palvelusäätiön hallintojohtaja Mika Kankainen kuvasi uuden HRM-järjestelmän vaikutusta.

Haluaisin sanoa monelle yritykselle: ole kuin Mika! Liian monessa yrityksessä toimitaan vielä manuaalisesti papereiden varassa. Joskus yrityksen liiketoimintaa on sähköistetty ja toimintoja viety jopa tekoälyn suuntaan, mutta HR- ja palkkahallinto on unohdettu. Miten yritys voi toimia tehokkaasti, jos ihmisten aika menee sisäisiin prosesseihin?

Onko pakko modernisoida paperihallintoa?

Joskus organisaatioissa ollaan niin turtuneita vanhentuneisiin toimintatapoihin ettei niitä edes kyseenalaisteta. Ikään kuin työn kuuluisi olla hankalaa ja aikaavievää. Tällöin kannattaa vertailla vaihtoehtoisia tapoja hoitaa asiat.

Paperiset prosessit näkyvät vain niille, joiden hallussa tiedot ovat, joten paperilla oleva tieto käsitellään moneen kertaan. Ensimmäinen tekee tuntikorttipohjat, toinen tulostaa, kolmas jakaa työntekijöille, neljäs kirjaa tunnit, viides tarkistaa ja toimittaa ne edelleen palkanlaskentaan tai palkkayhteyshenkilölle, kuudes syöttää samat tiedot palkanlaskentaan ja tarkistaa vielä tiedot virheiden varalta.

Aikaa tähän kaikkeen kuluu noin viikon verran. Ja mahdollisesti vielä toinen viikko yrityksen johdolle tehtävien raporttien tekoon.

Vastaava sähköinen prosessi etenee työntekijän syöttämästä tiedosta samantien esimiehelle tarkistettavaksi ja siitä edelleen palkkatapahtumiksi.

Paperiseen prosessiin verrattuna ajansäästö on huomattava: koko prosessi on hoidettu muutamassa tunnissa tai korkeintaan muutamassa päivässä. Kun yritys käyttää yhteistä järjestelmää, on jokaisella käytössään ajantasainen tieto, josta voidaan itsenäisesti ajaa tarvittavat raportit.

“Ei meidän ihmiset opi käyttämään näitä järjestelmiä…”

Olen kouluttanut uusien järjestelmien käyttöä asiakkaille, esimiehille ja työntekijöille. Etukäteen on joskus varoiteltu: “osa porukasta on sitten aika huonoja teknologian kanssa…”. Usein tämä on turha huoli.

Kaikki lähtee hyvästä asenteesta ja halusta oppia. Se myös tarttuu positiivisella tavalla osallistujien keskuudessa. Jokainen omaksuu uusia toimintamalleja, jos ymmärtää muutoksen hyödyn. Yrityksen johdon on tärkeää viestiä työntekijöille muutoksen mahdollisuuksista – esimiehen esimerkillä on valtaa.

Miten alkuun prosessien digitalisoinnissa?

Prosessien kehittäminen kannattaa aloittaa pullonkauloista, joiden digitalisointi tuo esimiehille suurimman hyödyn. Kehittämistyön avuksi kannattaa valita esimiesten pilottiryhmä, joka antaa palautetta uusien työvälineiden toimivuudesta. Näin voidaan varmistua siitä, että työvälineet vastaavat kentän tarpeita.

Samalla kun luodaan esimiehille hyviä sähköisiä toimintamalleja, kannattaa pitää mielessä raportointi ylimmälle johdolle. Kun esimiehet ja ylin johto huomaavat digitaalisten prosessien hyödyt, on jatkokehitys helppoa.

Miten muut ovat onnistuneet HR- ja palkkahallinnon sähköistämisessä? Tilaa uusi kirja!

Usko tai älä: moni HR- ja palkkahallinnon ammattilainen on paininut samojen haasteiden kanssa kuin sinä – ja selättänyt ne onnistuneesti. Älä siis jää yksin pohtimaan hallinnon modernisointia, vaan tutustu muiden yritysten HRM-projekteihin.

Kokosimme kirjaksi ”Case HR- ja palkkajärjestelmä” 11 asiakastarinaa ja ripottelimme mausteeksi muutaman asiantuntijakommentin. Tämä blogitekstikin löytyy joukosta.

Ole hyvä, saat kirjan maksutta täältä:

Facebooktwitterlinkedin

Anna-Maija Ijäs

Anna-Maija Ijäs toimii kahdessa roolissa: Pre-sales ja Konsultointi- ja kehitysyksikössä nykyasiakkaita kontaktoiden. Palkanlaskenta näyttelee Anskun työhistoriassa isoa roolia ja hän on työskennellyt palkkojen parissa tavalla tai toisella liki 15 vuotta. Myöhemmin tutuksi ovat tulleet myös toiminnanohjausjärjestelmät koulutuspäällikön tehtävissä. Prosessien kehittäminen saa Anskun innostumaan, ja parhaimmillaan kehitysideoita tulviikin päähän monta kymmentä päivässä. Vapaa-aikaansa Ansku viettää mielellään perheen ja ystävien parissa. Jotta mieli pysyy virkeänä, Anskulla on aina jokin pieni projekti meneillään. Erityisesti sydäntä lähellä ovat vanhat talot. Perjantai-iltaisin Anskun löytää tanssikoulusta Street-harrastuksen parista.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.