Onko matkalaskutus teillä manuaalista kuittirumbaa?

Vieläkö on yrityksiä, joiden matkalaskujärjestelmä on Excel ja muut irralliset lomakkeet? Excelillä saadaan tehtyä vain pieni osa matkalaskuprosessiin liittyvistä asioista.

Jos yrityksessä on paljon matkustavia työntekijöitä, hallinnolta voi kulua matkalaskuihin runsaasti aikaa. Eikö osan työstä voisi siirtää matkustajille itselleen? Toisaalta matkustajille matkalaskun tekeminen voi tuntua vain turhauttavalta, pakolliselta pahalta, joka vie aikaa tuottavalta työltä.

Kuinka tämä paletti saataisiin kasaan niin, että matka- ja kululaskujen hallinta olisi joustava ja kevyt prosessi koko yritykselle?

Mikä matkalaskutuksessa työllistää?

Matkalaskutus voi teettää hallinnolle paljon manuaalista työtä: kuittien kerääminen, tietojen kokoaminen, päivärahojen laskeminen ja tiliöinnit. Vaikkapa päivärahan laskemiseen tarvitaan tieto ainakin matkalipuista, kilometreistä ja kellonajoista. Pahimmillaan tietoa joudutaan haalimaan useasta eri lähteestä.

Matkustajan päänvaivana on säilyttää kuitit ja varata kalenterista aikaa laskun tekemiseen ja kulujen kirjaamiseen. Lisäksi paljon matkustavilla kiirettä voi aiheuttaa matkalaskujen maksupäivä, joka on useimmiten sama kuin palkanmaksupäivä. Itsenäisestä matka- ja kululaskujärjestelmästä voidaan tehdä maksatus riippumatta palkanmaksupäivästä.

Mihin matkalaskutietoa tarvitaan?

Esimiehet toivoisivat löytävänsä esimerkiksi kaikki projektille kirjatut kulut samasta paikasta ja että laskujen hyväksyntä olisi joustavaa ja ajasta ja paikasta riippumatonta.

Yrityksen johtajat voivat helposti analysoida ja jatkojalostaa matkustamiseen liittyvää tietoa, kun se löytyy yhdestä paikasta. Johto voi ohjeistaa matkustajia sekä miettiä uusia yhteistyökumppaneita täydentämään matka- ja kululaskuprosessia. Esimerkiksi matkatoimisto-ostot voidaan saada ajastetusti järjestelmään yrityksen oman luottokorttiyhtiön tarjoaman matkatilin kautta. Näin matka- ja kuluhallinta saadaan läpinäkyväksi ja yhdenmukaiseksi.

Millainen on hyvä matkalaskujärjestelmä?

Minkälaisia matkustajia yrityksessä on ja minkälainen on toimintaympäristö? Järjestelmän tulisi tukea työn tekemistä. Esimerkiksi liikkuvassa työssä matkalaskun tekeminen on onnistuttava myös mobiililaitteilla.

Hyvässä matkalaskujärjestelmässä matkoihin ja kuluihin liittyvä tieto löytyy yhdestä paikasta ja prosessi on sähköistetty. Tällä päästään jo pitkälle, kun on tarkoitus järkeistää pirstaleisen tiedon aiheuttamaa hallinnon kuormitusta.

Matkalaskujärjestelmiä on jo integroitu luottokorttiyhtiöiden ja matkatoimistojen kanssa, mikä nopeuttaa laskun tekemistä. Integraatiot ovat kehittymässä siihen suuntaan, että esimerkiksi ostoja keskittämällä saadaan niin tarkkaa ostotietoa ostopaikasta, että kuittien tarkistaminen ja liittäminen voidaan tulevaisuudessa unohtaa. Riittää kun matkustaja lähettää matkalaskunsa hyväksyjälle.

Järjestelmiä vertaillessa kannattaa huomioida kaikki omalle yritykselle olennaiset integraatiot ja ajastukset sekä järjestelmän kehityspolku ja tulevaisuuden näkymä.

Ratkaisu vapauttaa tekemään enemmän “oikeita töitä”

Sähköisten ja joustavien ratkaisujen ansiosta yrityksessä matkalaskujen hallinnointi ei vie aikaa oikeilta töiltä, vaan parhaimmillaan tukee paljon matkustavien työntekijöiden sekä esimiesten työntekoa.

Onnistunut matka- ja kuluhallinnan prosessi on ajasta ja paikasta riippumaton sekä melko kevyt osa organisaation sisäisiä prosesseja. Hyvällä matkalaskujärjestelmällä vapautetaan työntekijöiden aikaa tuottavien töiden tekemiseen.

 

Tuottava työntekijä on onnellinen ja onnellinen työntekijä tuottava. Työvälineet ovat siis tärkeitä organisaation menestykselle. Lue lisää onnellisuuden mahdollistamisesta oppaastamme:

opas-onnellisiin-työsuhteisiin

Facebooktwitterlinkedin

Sari Laitinen

Sari työskentelee M2 matka-ja kuluhallinnan tuotteen parissa. Sen lisäksi hänellä on myös vuosien kokemus palkkahallinnosta ja näin ollen tehtävänkuva on laajentunut myös Mepco HRM-tuotteeseen.

Vapaa-aikaa Sari viettää mieluiten oman tyttären ja ystäviensä kanssa. Matkusteleminen on erittäin lähellä sydäntä ja liikunnallista vastapainoa työlle antaa parhaiten mm. koripallo.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.