Kehitysvammaisten Palvelusäätiössä päästiin eroon turhasta paperin pyörittelystä Mepco HRM:n avulla

Ennen Mepco HRM:n käyttöönottoa Kehitysvammaisten Palvelusäätiössä monet asiat hoidettiin vielä paperilla. Nykyään säätiössä on aktiivisessa käytössä henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan moduulit Mepco HR ja Mepco Palkat. Tulevaisuudessa otetaan käyttöön myös rekrytointiratkaisu Mepco Rekry.

”Ennen yritimme käyttää vanhaa palkkajärjestelmäämme hieman samaan tapaan kuin HR-järjestelmää, mutta kaikki sopimuksiin ja henkilökuntaan liittyvät asiat kulkivat edelleen paperisina. Nyt Mepco HR:n käyttöönoton jälkeen paperin määrä on suorastaan romahtanut, ja arki on muuttunut paljon helpommaksi”, kertoo Kehitysvammaisten Palvelusäätiön hallintopäällikkö Mika Kankainen.

Haluttiin kokonaisvaltainen ratkaisu, joka tulkitsee erilaisia työehtosopimuksia

Erilaisiin HR-järjestelmiin tutustuttiin kutsumalla esittelykäynnille viisi ratkaisutoimittajaa. Kankainen kertoo, että Accountor HR Solutions ja Mepco HRM -järjestelmä nousivat jo tässä vaiheessa kirkkaasti kärkeen, koska ohjelma pystyi vastaamaan parhaiten palvelun piirissä olevien organisaatioiden tarpeisiin. Lopullinen valinta syntyi kuitenkin virallista reittiä pitkin, eli kilpailutuksen kautta.

”Meillä oli ratkaisutoimittajille tiukkoja kysymyksiä. Tiesimme jo etukäteen, mitä meitä paljon työllistäviä asioita järjestelmän pitää pystyä hoitamaan. Totesimme Mepcon olevan ylivoimaisesti paras”, Kankainen kertoo.

Säätiössä tarvittiin järjestelmä, joka taipuu kahden eri työehtosopimuksen tulkintaan.

”Monet järjestelmät ovat hyvin yleistasoisia, eivätkä ota huomioon erilaisia työehtosopimuksien sääntöjä. Mepco on hyvin joustava ja sinne pystyy luomaan erilaisia seurantoja esimerkiksi poissaoloista, jotka noudattavat käytössämme olevia TES:ia ”, Kankainen täsmentää.

Käyttökokemukset ovat olleet positiivisia

Säätiössä on päätetty niin, että esimiehet käyttävät ainoastaan Mepco HR:n Web-työpöytää. Client-liittymää käyttävät vain pääkäyttäjät, eli Mika Kankaisen lisäksi palkanlaskijat ja henkilöstösihteeri.

”Web-työpöytä on palautteen perusteella ja oman kokemuksen mukaan toimiva ja selkeä. Clientin puolella on niin paljon enemmän ominaisuuksia, että välillä tulee vielä kysymyksiä sen käytössä. Mutta nyt kahden kuukauden käyttäjäkokemuksella voin sanoa, että pikkuhiljaa alkaa ymmärtää, kuinka järjestelmä on rakennettu ja kuinka erityyppisiä raportteja rakennetaan. Järjestelmä on hyvin monipuolinen”, Kankainen kertoo.

Erityisen tyytyväisiä säätiössä ollaan oltu siihen, kaikki tiedot täydentyvät samaan Master-järjestelmään ja tietojen täydennyksistä seuraa haluttuja asioita automaattisesti. Nyt saadaan hälytyksien avulla tietyistä muutoksista tieto suoraan sähköpostiin, mikä helpottaa työskentelyä.

”Ohjelman käyttö on varmistanut palkanlaskennan ja hr:n oikeellisuutta. Kokemukset tällä hetkellä ovat hyvin positiiviset”, hän jatkaa.

Henkilöstöhallinnon arki on helpottunut

Järjestelmän käyttöönoton jälkeen arki Kehitysvammaisten Palvelusäätiön henkilöstöhallinnossa on muuttunut todella paljon. Ennen posti kantoi papereita ovista ja ikkunoista. Henkilöstömäärän ollessa suuri, ajoittain jopa noin 1000 henkilöä, ajan säästö paperien manuaalisessa käsittelyssä on ollut merkittävä.

”Paperittomuus on ollut iso etu, mutta sen lisäksi asiat varmistuvat paremmin kuin aikaisemmin. Näkisin myös etuna sen, että olemme saaneet henkilökuntaa aktivoitumaan. Henkilökunta itse tekee ilmoituksia suoraan järjestelmään, ja se on selkeyttänyt huomattavasti henkilöstöhallinnon prosesseja, ”, Kankainen sanoo.

Käyttötuki saa erityiskiitosta

”Haluaisin erityisesti kiittää Accountor HR Solutionsin palkkojen tukipalvelua. Siellä on todella asiantuntevia ihmisiä ja apu tulee nopeasti ja selkeästi. Tukipalvelu on todella hienosti hoidettu”, Kankainen kehuu.

Kouluarvosanaksi Mepco HRM-järjestelmälle Kankainen antaa täyden 10.

 

Lisätiedot

Accountor HR Solutions: Veli-Matti Puranen, myyntipäällikkö, 0400 589 722, veli-matti.puranen(at)accountorhr.fi

Kehitysvammaisten Palvelusäätiö: Mika Kankainen, hallintopäällikkö, 0207 713 504, mika.kankainen(at)kvps.fi

 

Lataa Henkilöstöjohdon opas työsuhteen elinkaaren hallintaan

Tarinan toimittaja: Katarina Klinge

Facebooktwitterlinkedin

Kehitysvammaisten Palvelusäätiö on omaisjärjestötaustainen, Kehitysvammaisten Tukiliiton vuonna 1992 perustama valtakunnallinen palveluiden kehittäjä ja tuottaja. Säätiön keskeisimmät toiminnat ovat vaikuttamistoiminta, lyhytaikaishoito, asuntojen hankinta ja rakennuttaminen sekä kehittämistoiminta.

Kehitysvammaisten palvelusäätiö tuottaa myös kaikki tukipalvelut, HR-, ICT- ja talous- sekä palkkahallinnon Palvelusäätiön lisäksi Kehitysvammaisten Tukiliitolle, KVPS Tukena Oy:lle ja Me Itse Ry:lle.

www.kvps.fi

Mika Kankainen aloitti ensin esimiehenä palvelukodin puolella jo vuonna 1994 ja on ajautunut sieltä palvelusäätiön hr-puolelle henkilöstöpäälliköksi. Nykyään hän toimii Kehitysvammaisten Palvelusäätiön hallintopäällikkönä ja vastaa sekä henkilöstöhallinnosta että säätiön ICT-asioista.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.