Tiivis yhteispeli siivitti Are Oy:n HR-projektin maaliin

Talotekniikkaurakointia ja kiinteistöpalveluita tarjoavassa Are Oy:ssä siirryttiin Mepcon HR-järjestelmän käyttäjäksi kesällä 2016. Aiemmin työsuhteen elinkaarta hallinnoitiin toiminnanohjausjärjestelmän kautta, mutta yrityksen kasvun myötä uuden järjestelmän hankinta tuli ajankohtaiseksi.

“Are työllistää noin 2900 työntekijää ympäri Suomea”, Are Oy:n henkilöstön kehittämispäällikkö Päivi Lyly kertoo. “‘Teemme töitä yhdessä’ on yksi Aren tärkeimmistä arvoista. Mielestäni se toteutui hyvin tässä projektissa, jossa pysyttiin myös aikataulussa ja budjetissa.”

Pääkäyttäjät avainasemassa

Tiimityön merkitys korostui projektin aikana. Päätökset tehtiin porukalla ja loppukäyttäjät otettiin mukaan suunnittelutyöhön. Erityisen tärkeää oli oikeiden avainhenkilöiden valinta.

“Projektin onnistuminen on todella monen asian summa”, Päivi Lyly jatkaa. “Yksi olennaisimmista asioista on valita pääkäyttäjät huolella. Heidän on hyvä olla kiinnostuneita tietojärjestelmistä ja henkilötietojen käsittelystä. Tässä onnistuimme mielestäni hyvin.”

“Meillä oli pääkäyttäjinä ja järjestelmää rakentamassa sellaiset osaavat ja sitoutuneet henkilöt, jotka jaksoivat puurtaa väsymättä ja sinnikkäästi”, Päivi Lyly kiittää. “Vaikka moni asia on toki mielekästä ja innostavaa, myös työläitä vaiheita tulee eteen. On ehdottomasti pääkäyttäjien ansiota, että tällainen projekti onnistuu.”

Loppukäyttäjät mukaan projektiin

Pääkäyttäjien lisäksi myös loppukäyttäjät on huomioitava projektin aikana. Are Oy:ssä HR-järjestelmää käyttävät esimiehet, HR, talous ja muutamat muut tukitoiminnot.

“Meillä loppukäyttäjän näkökulma otettiin huomioon alusta alkaen”, Päivi Lyly kertoo. “Esimiehet pääsivät kommentoimaan järjestelmän sisältöjä suunnitteluvaiheessa ja käyttäjäkoulutuksen jälkeen. Palautteen perusteella lomakkeita vielä muokattiin ennen varsinaista käyttöönottoa.”

Järjestelmän käyttöönottoon oli Aressa varauduttu käyttäjäkoulutuksin ja tarvittaessa myös lisäkoulutuksin. Aivan kaikki esimiehet eivät kuitenkaan koulutuksiin ehtineet, vaan tutustuivat järjestelmään omatoimisesti ohjeistuksen avulla.

“Heidän palautteensa oli: tätä järjestelmää on helppo oppia käyttämään!” Päivi Lyly kertoo. “Yksi projektin tärkeimmistä tavoitteista olikin se, että uusi järjestelmä helpottaa esimiesten arkea. Ja tämä tavoite toteutui.”

HR-järjestelmän vahva prosessituki keräsi kiitosta

Erityisesti kiitosta sai järjestelmän vahva prosessituki. “Meillä sovelletaan useita eri työehtosopimuksia”, Päivi Lyly toteaa. “Kaikissa on omat erityspiirteensä, joiden muistaminen voi olla haaste. Etenkin, jos esimies rekrytoi harvoin.”

“Järjestelmän hienous esimiesten kannalta on se, että järjestelmä ohjaa tekemään oikeita valintoja. Kun esimies esimerkiksi perustaa uutta työsuhdetta ja valitsee käytettävän TES:in, järjestelmä antaa hänelle valittavaksi juuri niitä vaihtoehtoja, jotka liittyvät tähän työehtosopimukseen.”

“Työsuhteen perustaminen on entistä helpompaa, kun järjestelmä ohjaa valintojen teossa eikä kaikkia yksityiskohtia tarvitse tarkistaa erikseen.”

Järjestelmätoimittajan vankka kokemus tuo varmuutta

“Myös yhteistyö Mepcon kanssa sujui hyvin”, Päivi Lyly kiittää. “Olemme saaneet sellaista palvelua, jota olemme heiltä tarvinneet. Projektin aikana todella huomasi, että Mepcolla on takanaan yli 300:n käyttöönoton kokemus. Se hyödytti myös meitä.”

Lisätiedot:

Mepco Oy: Martti Rinne, myyntipäällikkö, 0400 715 055, martti.rinne(at)mepco.fi

Are Oy: Päivi Lyly, henkilöstön kehittämispäällikkö, 040 300 5529, paivi.lyly(at)are.fi

 

Mepco Oy:n liiketoiminta jaettiin kahteen ydinalueeseen vuoden 2017 alussa, jolloin se jakaantui kahdeksi uudeksi yritykseksi.  Accountor HR Solutions Oy:n toiminnan ytimessä on työsuhteen elinkaaren kehittäminen, palkka- ja henkilöstöhallinnon tehostaminen sekä johtoa ja esimiehiä palvelevan tiedon tuottaminen.

Työntekijöiden sähköpostiosoitteet ovat nykyään muotoa etunimi.sukunimi@accountorhr.fi

 

Lataa Henkilöstöjohdon opas työsuhteen elinkaaren hallintaan

Facebooktwitterlinkedin

 

Are Oy

Are on Suomen suurin talotekniikkatalo. Koko elinkaaren kattavat talotekniikkaurakoinnin ja kiinteistön ylläpidon palvelut takaavat asiakkaille tilojen energiatehokkuuden ja miellyttävät sisäolosuhteet.

Yli 100-vuotias Are-konserni työllistää noin 2 900 henkilöä. Are palvelee asiakkaita 25 paikkakunnalla Suomessa ja lisäksi Venäjällä, Pietarissa. Lisätietoa: www.are.fi.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.