Saatko varmasti kaikki tehot irti Master Datasta?

Uusi henkilö aloittaa tänään, työvälineet ja tunnukset puuttuvat, palkkakonttori ei tiedä asiasta mitään – tuttu tilanne? Mikään ei ole niin tehoton kun työntekijä, joka ei voi tehdä työtään.

Työnteon tehokkuuden kannalta on ensiarvoisen tärkeää kiinnittää huomiota Master Datan hallintaan. Yrityksellä olisi hyvä olla yksi järjestelmä, joka on työntekijöiden kaiken tiedon ”koti”. Tiedon metsästäminen ympäri organisaatiota ja väärien tietojen oikominen eri järjestelmien välillä ovat ehdottomasti niitä asioita, jotka luetaan Turhaa tekemistä -kategoriaan.

Lisäksi kaiken työntekijöistä kertyvän tiedon tulisi olla yhden henkilön vastuulla. Näin varmistetaan se, että tietoa käytetään oikein ja mahdollisimman tehokkaasti yrityksen toiminnassa. Miksi näin ei kuitenkaan aina ole?

Minimoi inhimillisen virheen mahdollisuus

Esimiesten vastuuttaminen ja prosessin hallinta tietojärjestelmän kautta on vielä kovin uusi lähestymistapa yrityksissä, johtamisen asiantuntijat korostavat. Siksi Master Data jää monessa yrityksessä suurelta osin hyödyntämättä.

Virheellinen tieto aiheuttaa ongelmia raportoinnin, muiden järjestelmien ja usein myös palkanlaskennan näkökulmasta. Master Datan hallinnassa onkin olennaista minimoida inhimillisten virheiden mahdollisuus tietoa tallentaessa ja tietojen siirtyessä järjestelmästä toiseen.

Inhimillisen virheen riski vähenee, kun Master Datan hallinnassa auttaa luotettava järjestelmä. Järjestelmien reaaliaikainen tai ajastettu muisti on varmasti ihmisen muistia varmempi ja tarkempi.

Vapauta työntekijät tuottavampaan työhön

Kun valitset uutta järjestelmää, kiinnitä huomiota siihen, kuinka hyvin se palvelee koko organisaatiota. Erityisesti kannattaa muistaa, että järjestelmän ominaisuuksien paljous ei ole suoraan verrannollinen säästyneeseen tuottavan työn aikaan.

On katsottava miten järjestelmä tukee kutakin organisaatiotasoa ja tehdä valinta, joka kestää aikaa. Tärkeiden tietojen on oltava ajan tasalla ja oikein vielä kymmenenkin vuoden kuluttua. Älä siis hanki järjestelmää ainoastaan tämän päivän tarpeeseen, vaan mieti mihin sen tulee taipua tulevaisuudessa.

Tietojärjestelmät eivät koskaan tule korvaamaan esimiehiä tai työntekijöitä, vaan niiden ensisijainen tehtävä on helpottaa kaikkien organisaatiotasojen elämää ja vapauttaa henkilöstön aikaa tuottavampaan työhön. Nappaa siis Master Data haltuun ja tee työnteosta entistä helpompaa!

 

Tästä voit ladata itsellesi ilmaisen henkilöstöjohdon oppaan työsuhteen elinkaaren hallintaan. Ota HRM haltuun! 

työsuhteen-elinkaaren hallinta

Facebooktwitterlinkedin

Perttu Seppänen

Henkilöstöhallinnon ja henkilöstöön liittyvien tietojärjestelmien moniottelija. Yli 10 vuoden kokemus henkilöstö- ja palkkahallinnosta, järjestelmien käyttöönotoista, prosessikehityksestä ja Hr-järjestelmien tuotekehityksestä. Nykyisen työnantajan palveluksessa reilut viisi vuotta, josta puolet projektitoimituksissa ja viimeiset 3 vuotta Mepco HRM tuotteen tuotepäällikkönä ratkaisujen osalta.

Työelämän ulkopuolella arjen täyttää kaksi pientä lasta ja aikataulujen salliessa erilaiset pallopelit. Kesällä aikaa tulee vietettyä golfmailan varressa ja talvisin kuntoa ylläpidetään jääkiekon ja sählyn avulla.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.