5 tapaa saada HRM-järjestelmästä enemmän irti

Uuden HRM-järjestelmän hankkiminen on aina aikaa ja rahaa vievä projekti. Siksi järjestelmän käyttöä ei kannata jättää puolitiehen, vaan ottaa siitä kaikki hyödyt irti. Vain siten saat vastinetta rahoillesi.

Miten siis varmistat, että HRM-järjestelmä tukee liiketoimintaasi parhaalla mahdollisella tavalla? Aloita noudattamalla seuraavia neuvoja.

1. KÄY LÄPI ORGANISAATION TARPEET

HRM-järjestelmän ei tulisi olla vain palkanlaskijoiden ja henkilöstöosaston, vaan koko organisaation työkalu. Jo ennen käyttöönottovaihetta on tarpeen käydä läpi mahdollisimman moni organisaation taho.

Mitä tarpeita eri liiketoimintayksiköiden esimiehillä on? Miten järjestelmä tehostaisi parhaiten eri prosesseja heidän näkökulmastaan?

Suurin käyttäjäjoukko on luonnollisesti itse henkilökunta. Jokaisella organisaation jäsenellä on usein oikeus päästä omiin tietoihin HRM-järjestelmässä. Miten heidän järjestelmän käytöstä tehtäisiin mahdollisimman helppoa ja nopeaa?

Kuuntele siis muita, ota palautetta vastaa ja tarkastele järjestelmän tarpeita mahdollisimman monesta näkökulmasta.

2. HAJAUTA KÄYTTÖÄ

Edellisen kappaleen virsi koko organisaation yhteisestä työkalusta soi vielä tässäkin vinkissä.

HRM-järjestelmästä saadaan sitä enemmän irti, mitä laajemmin sen käyttöä on hajautettu. Esimiehen käyttöoikeudet voidaan esimerkiksi rajata niin, että hän näkee järjestelmässä vain omat alaisensa, alaisten alaiset tai kaikki alaiset organisaatiopuussa alaspäin.

Jokainen palkansaaja pääsee taas esimerkiksi tarkastelemaan omia tietojaan, täyttämään tehdyt tuntitietonsa, laatimaan matkalaskun ja lomahakemuksen. Tämän lisäksi järjestelmään voidaan yrityksen käyttötarpeita varten perustaa muita rooleja, esimerkiksi IT:lle, johdolle ja taloushallinnolle omansa.

Enemmän tehoja saadaan kun jokainen täyttää itse lomahakemuksensa, jolloin osaston lomalista on aina ajan tasalla ja kaikkien saatavilla, sekä siitä, kun lomajaksot siirtyvät hakemuksilta automaattisesti palkanlaskentaan. Hajautettu käyttö vahvistaa myös yrityksen HR-prosesseja – kaikki tekevät asiat samalla tavalla.

3. KÄY LÄPI OHJELMAMUUTOKSET

Kun järjestelmän käyttöönottoprojekti on ohi, älä tuudittaudu pitkäksi aikaa nykytilaan. Järjestelmiä kehitetään jatkuvasti ja vuoden aikana niihin saattaa tulla kymmeniä uusia ominaisuuksia.

Pidä itsesi ajan tasalla ja käy tasaisin väliajoin läpi, miten voit tehostaa järjestelmän käyttöä uusilla ominaisuuksilla. Merkitse esimerkiksi kalenteriisi kaksi kertaa vuodessa ”järjestelmän kehityspäivä” ja pyri järjestämään pääkäyttäjille aikaa uusien piirteiden läpikäymiseen.

Kyseenalaista järjestelmän prosessit. Käyttöönottovaiheessa määritelty asia ei tarkoita sitä, että sen muuttaminen on mahdotonta. Varsinkin suuremmissa ympäristöissä pienikin prosessimuutos ja uuden ominaisuuden käyttöönotto saattavat säästää yllättävän paljon aikaa ja rahaa.

4. PROSESSIT, PROSESSIT, PROSESSIT

Kuvaa yrityksesi prosessit mahdollisimman tarkasti. Jos prosessia ei pysty kuvaamaan auki, on sen peilaaminen järjestelmäänkin hankalaa.

Käyttöönottoprojektin alussa puoli työtä on jo tehty, kun yrityksen HR-prosessit ovat kaikille selkeitä. Uuden järjestelmän käyttöönottovaihe onkin hyvä hetki kehittää yrityksen HR-prosesseja.

Kyseenalaista vanha prosessi ja mieti, kuinka saat siitä vielä paremman. Hajautettu järjestelmä antaa mahdollisuuden monipuolistaa esimerkiksi työsuhteen alkuun liittyviä vaiheita – kehityskeskusteluprosessista ja palkanlaskentaprosessista puhumattakaan.

5. ÄLÄ UNOHDA RAPORTOINTIMAHDOLLISUUKSIA

Haasta nykyiset raportointivälineesi. Onko organisaatiossa käytössä erilaisia raporttilistauksia, joita ajetaan ulos vain ajamisen ilosta? Onko raporteista oikeasti jotain hyötyjä? Koostuuko tarvittava tieto erinäisistä raporteista, vaikka saman tiedon saisi koottua tehokkaamminkin? Onko tunnuslukujen ja henkilöstön tilinpäätöstä varten tarvittavan informaation esiin kaivaminen työn ja tuskan takana?

Käytännössä kaikki tieto, mikä järjestelmässä on, on myös raportoitavissa. Kun käytössäsi on monipuolisia raportointityökaluja, käytä niitä hyväksesi.

Raportointi on osa-alue, joka jää käyttöönottoprojektissa usein muiden osioiden varjoon. Kaikkea ei voikaan kerralla tehdä, mutta raportointityökalut kannattaa ottaa haltuun viimeistään jatkoprojektin aikana. Muuten et saa HRM-järjestelmästäsi kaikkia tehoja irti.

Haluatko tietää, miten oikeanlainen HRM-järjestelmä lisää työn tehokkuutta ja henkilöstötyytyväisyyttä? Lataa itsellesi ilmainen opas!

työsuhteen-elinkaaren hallinta

Facebooktwitterlinkedin

Anu Valtanen

Anu on toiminut usean vuoden ajan HRM:n parissa projektitehtävissä ja HR-konsulttina. Vuoden 2016 alussa hän aloitti uusissa tehtävissä henkilöstön kehittämispäällikkönä. Anun löytää usein Töölön kisahallilta lentopallotreeneistä ja kesäisin Hietsun pelikentiltä. Hänelle on myös aina uusi ulkomaanmatka suunnitteilla ennen kuin edellisellä on ehtinyt käymään.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.