7 varmaa tapaa sotkea HR-järjestelmät ja -data

HR-järjestelmä on parhaimmillaan erinomainen ratkaisu henkilö- ja työsuhdetietojen hallinnointiin ja säilytykseen. Se säästää työntekijöiden aikaa ja vaivaa – sekä vähentää manuaalisen työn tarvetta.

Pelkkä järjestelmä ei kuitenkaan ole oikotie onneen, vaan sitä tulee osata myös käyttää. Jos dataa säilytetään pirstaloituneena eri ohjelmistoissa tai HR-järjestelmän säännöllistä päivittämistä laiminlyödään, ei ratkaisusta saa riittävästi tehoja irti.

Jos siis haluat järjestelmästäsi parhaan mahdollisen hyödyn, vältä seuraavia karikoita.

1) Ei selkeää master-dataa

Henkilö- ja työsuhdetiedot, jotka voidaan hyvin käsittää HR:n ydintiedoksi, majailevat usein siellä täällä yritysten järjestelmissä. Palkanlaskentajärjestelmät, toiminnanohjausjärjestelmät, Exceleiden täyttämät levynkulmat ja kellareiden paperipinot saattavat yhdessä muodostaa käytettävissä olevan henkilötiedon.

Vaikka käytössä olisikin HR-järjestelmä, saattaa tiedon pääasiallinen ylläpito tapahtua muualla – ja tiedon siirto paikasta toiseen voi vaatia manuaalisia toimenpiteitä.

Tietoa on järkevää säilyttää siellä, missä se on luontevaa. Tärkeintä on, että tiedot saadaan eri järjestelmien käyttöön ilman suurta viivettä tai vaivaa. Luontevin paikka henkilötiedolle on HR- tai palkanlaskentajärjestelmä. Hyvin rakennetun ja hallinnoidun ydintiedon päälle on helppoa ottaa käyttöön esimerkiksi uusia täydentäviä järjestelmiä.

Pohjimmiltaan kyse on vastauksista kysymyksiin:

  • Miten tieto syntyy?
  • Kuka tietoa ylläpitää?
  • Missä tietoa tarvitaan ja kuinka se saadaan sinne?

2) Passivoituminen

Kun uutuuttaan kiiltävä HR-järjestelmä on nykäisty käyttöön, muutokset hallittu ja käyttäjät hyrisevät tyytyväisinä, on pääkäyttäjien hyvä nojailla hetki taaksepäin ja ottaa rennosti. Jos sitten huomaa viiden vuoden päästä olevansa edelleen samassa takanojassa, voi olla hyvä hetki miettiä, mitä kehitystä järjestelmässä, yrityksessä itsessään, toimialalla tai vaikka lainsäädännössä on tapahtunut tällä välillä.

Järjestelmät kehittyvät ja niiden rinnalle tulee uusia HR-dataan enemmän tai vähemmän kytköksissä olevia työkaluja. Kolmannet osapuolet askartelevat uusia kannustimia, jotka vaikuttavat järjestelmän toimintaan (hyvänä esimerkkinä verottajan koulutusvähennys). Lainsäädännöstä saattaa tulla uusia vaatimuksia, jotka muuttavat olennaisesti käyttöönoton aikaisia prosesseja (vuosilomalain muutokset).

Passivoituminen voi johtaa tilanteeseen, jossa järjestelmän kehittäminen vastaamaan nykypäivän vaatimuksia muodostuu suureksi hankkeeksi. Systemaattinen järjestelmäkehityksen seuraaminen sekä päivitysten arviointi ja käyttöönotto auttavat olennaisesti muutostilanteiden hahmottamisessa ja niihin reagoimisessa.

3) Välimallin kehitysprojektit

Passiivisuuden toisessa ääripäässä on järjestelmän intohimoinen ja jatkuva kehittäminen. Aina löytyy prosesseja, jotka voisi siirtää pöytälaatikosta järjestelmiin. Myös osa järjestelmissä jo pyörivistä prosesseista kaipaavat kehittämistä.

Vaikka uudistaminen ja prosessien parantaminen ovat termeinä ehdottoman positiivisia, on myös tärkeää varmistaa, että muu organisaatio pysyy ketterästi kehittyvien prosessien mukana.

Uudistaminen luo painetta käyttäjien tiedotukselle ja koulutukselle, sekä järjestelmätason muutoshallinnalle. Jatkuvasti uudistetut prosessit saattavat fragmentoida järjestelmän rakennetta ja tehdä esimerkiksi vuositason raportoinnista vaikeaa. Jos kehityskeskustelut mullistetaan vuosittain, niiden tulosten vertailu voi olla vaikeaa. Tähän ongelmaan löytyy suoraviivainen ratkaisu: kehitystöiden huolellinen suunnittelu.

4) Käsityöt

Tietojen manuaaliseen käsittelyyn liittyy aina tallennusvirheen mahdollisuus. Riski ei katoa huolellisellakaan tarkistelulla kokonaan, ja tekstikenttien tavaaminen kuormittaa käyttäjiä. Toki suuri osa tiedosta syntyy näppäimistön ja ihmisen yhteistyöllä, mutta tässä riittää usein kehitettävää.

Varsinaisten tallennusvirheiden lisäksi manuaaliset prosessit heikentävät tiedon johdonmukaisuutta. Käyttäjät tekevät samoja asioita kukin omalla tavallaan: yksi kirjoittaa työntekijän tehtäväksi ”asiakaspalvelija” ja toinen ”asiakaspalveluhenkilö”. Tämän johdosta järjestelmään päätyy kaksi eri termiä samalle asialle.

Manuaalisessa tallennustyössä on helpointa kehittää prosesseja, joissa sama tieto annetaan useampaan kertaan. Esimerkiksi maksettava palkkio kirjoitetaan ensin tulostettavalle lomakkeelle, sitten HR-järjestelmään ja lopulta palkanlaskentaan. Prosessi vaatii kolme onnistunutta näppäilyä toimiakseen virheettä. Voisiko prosesseja kehittämällä vähentää työvaiheita?

5) Käyttäjien heitteillejättö

Kokeilemalla opettelu ei ole ratkaisumallina toimiva, koska tietojen korjailu jälkikäteen saattaa järjestelmästä riippuen jättää turhia jälkiä lokeihin. Siksi käyttäjien tulisi tietää mahdollisimman tarkasti, mitä he tekevät ja miten.

Paras hetki puuttua ongelmaan on heti suunnitteluvaiheessa. Hyvin määritellyt ja riittävän tarkasti kontrolloidut prosessit pitävät sooloilut kurissa ja vähentävät väärinkäyttöriskiä. Ideaalitilanteessa kaikki tarvittavat opasteet löytyvät suoraan käyttöliittymästä, eikä käyttäjä ole erillisten ohjeiden ja koulutusten varassa.

Pienet asiat, kuten kenttien nimet, lyhyet ohjetekstit, esimerkit ja suora syötettävän tiedon sisältökontrolli suojaavat järjestelmää tehokkaasti käyttäjävirheiltä.

6) Heikosti toimivat integraatiot

HR-järjestelmä on usein osa suurempaa järjestelmäkarttaa. HR-tietoa tarvitaan muissa järjestelmissä ja HR-järjestelmä on vastaavasti riippuvainen muualta tulevasta tiedosta.

Tavanomaisin esimerkki tästä on HR-järjestelmän ja palkkajärjestelmän integraatio. Näiden liittymien yhteentoimimattomuus on yksi olennaisimmista riskeistä HR-datan laadun kannalta. Vaikka tieto liikkuisikin automaattisesti järjestelmien välillä, voi niissä olla suuriakin laadullisia ongelmia.

Liian pitkät viiveet, toistuvat aineistovirheet ja manuaaliset välivaiheet saattavat olla niin luonnollinen osa päivittäisiä prosesseja, ettei niitä edes tunnista ongelmiksi.

Integraatioiden kehittäminen on usein kohtuullisen suoraviivaista, koska virheet on helppo tunnistaa. Ratkaisu saattaa löytyä muualta organisaatiosta. Onko HR-käyttöönoton jälkeen otettu käyttöön erillinen integraatiojärjestelmä – esimerkiksi jossain toisessa järjestelmäprojektissa – jota hyödyntämällä päästäisiin eroon manuaalisista siirroista ja käsin tehtävistä aineistomuutoksista?

7) Kokonaiskuvan kadottaminen

Suurimpiin ongelmiin järjestelmän kanssa ajaudutaan tilanteessa, jossa hyvin toteutettu ja kehitetty ratkaisu ei vain sovellu organisaation liiketoimintaan. Kyse on pohjimmiltaan lisäarvon tuottamisesta.

On tärkeää, että järjestelmässä toteutetut prosessit nivoutuvat mahdollisimman saumattomasti yhteen yrityksen päivittäisen toiminnan kanssa. Jos HR-prosesseja ylläpidetään järjestelmässä vailla kontaktipintaa käyttäjien työhön, vaipuu järjestelmä herkästi tilaan, jossa käyttöaste pienenee merkittävästi.

Lopputuloksena voi olla tiedon pakeneminen järjestelmästä käyttäjien kansioihin ja HR-datan pirstaloituminen. Tätä voidaan estää arvioimalla tarkkaan järjestelmässä käyttöön otettavat prosessit. Pohjimmiltaan kyse on siitä, mihin järjestelmään kerättyä tietoa on tarkoitus käyttää.

työsuhteen-elinkaaren hallinta

Facebooktwitterlinkedin

Markus Heikkonen

Markus työskentelee Mepco HRM:n projektitoimituksessa.  Markuksen tehtävänä on toimia projektipäällikkönä HR- ja rekrytointijärjestelmän toimitusprojekteissa, joissa hän vastaa projektihallinnan lisäksi työkokousten ja koulutusten suunnittelusta sekä toteutuksesta. Lisäksi Markus toteuttaa lyhyempiä konsultoinnin projekteja nykyasiakkaille. Tämän kirjoituksen julkaisuhetkellä Markuksen tavoittaa Italian Alpeilta hänen mieluisimman talviharrastuksensa parista.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.