3 tapaa säästää aikaa matkalaskutuksessa

Esimies perehdyttää uutta työntekijää matka- ja kululaskujärjestelmän käyttöön. Sisäänkirjautuminen järjestelmään epäonnistuu, ja tiedot eivät tallennu matkalaskujärjestelmään. Esimies ottaa yhteyttä henkilöstöhallintoon, joka naputtelee tiedot ehtiessään systeemiin. Perehdyttäminen lykkääntyy, ja henkilöstöhallinto tekee tuplatyön.

Tämä on tuttua monella työpaikalla. Matka- ja kululaskut vievät enemmän aikaa kuin olisi tarpeen.

Aikapulaa helpottaaksemme kokosimme kolmen kohdan listan, jonka avulla voit tarkistaa, olisiko yrityksesi matkalaskuprosessista puristettavissa pois ylimääräisiä työvaiheita.

1 . Henkilötiedot päivittyvät saumattomasti

Henkilötietoliittymän käyttöönotto vapauttaa sinut turhasta päällekkäisten henkilötietojen syöttämisestä henkilöstöhallinnon järjestelmään ja M2-matka- ja kululaskujärjestelmään.

Riittää, että tallennat uuden henkilön tiedot kertaalleen Mepco HRM:n puolelle. Ajastettu ja automatisoitu liittymä siirtää uudet ja päivittyneet henkilötiedot M2:een kerran vuorokaudessa.

Jos työntekijä vaihtaa esimerkiksi työyksikköä tai palkanmaksutiliä työsuhteen aikana, voit tallettaa muutostiedot Mepco HRM:ään, jolloin ne päivittyvät myös M2:een.

Tieto työsuhteen päättymisestä päivittyy niin ikään M2:een, ja matkalaskujärjestelmän käyttöoikeus päättyy samaan aikaan kuin työsuhde.

2. Kuitit kännykällä talteen jo matkan aikana

M2-mobiili suoraviivaistaa matkakulujen käsittelyä. Työntekijä voi kuvata ja lähettää käteisellä maksettujen matkakulujen kuitit järjestelmään jo matkan aikana. Kuitit pysyvät tallessa sähköisessä muodossa eikä niitä tarvitse enää erikseen skannailla työpisteellä.

Samalla mobiilisovelluksella voit seurata myös ajokilometrejä GPS-yhteyden avulla. Voit lähettää ajotiedot M2:een, jonka jälkeen M2 muodostaa tietojen perusteella kilometriveloituksen selitteineen, matka- ja ajoaikoineen ja ajantasaisine korvaustietoineen.

3. Raportit talteen sähköiseen arkistoon

Matkalaskut ja palkkaraportit voidaan siirtää liitteineen automatisoidusti sähköiseen arkistoon. Sähköisen arkistoinnin ansiosta tiedonhaku on täsmällistä ja vapaudut raporttien tulostamisesta. Sähköisessä muodossa olevat laskut ja raportit eivät myöskään vaadi fyysistä säilytystilaa.

Arkiston hakutoiminnot mahdollistavat haun vakioiduilla hakutekijöillä ja asiasanahaun arkistoitujen aineistojen sisällöstä. OpusCapita Archivessa voit luoda tallennettuja hakumalleja usein toistuviin aineistohakuihin ja tarvittaessa lisätä matkalaskulle puuttumaan jääneen liitteen.

Arkiston käyttöliittymään pääset kirjautumaan internet-selaimen kautta henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksillasi. Käyttöoikeuksia OpusCapita Archivessa voidaan rajata tarvittaessa esimerkiksi dokumenttityyppien perusteella. OpusCapita Archive viimeistelee yrityksesi sähköisen henkilöstöhallinnon ratkaisun arkistointia myöten.

Oikea ohjelmisto säästää aikaa

Matkalaskuprosessi vie usealla työpaikalla enemmän aikaa kuin olisi tarve. Oikeilla ohjelmistoilla ja koulutuksella säästät työntekijöiden aikaa ja vaivaa. 

Lue lisää M2-matkalaskuohjelmistosta

 

Matkalaskurumba edessä? Nyt matkalaskun tekeminen on helpompaa kuin koskaan! Mobiilisti. Tule webinaariimme 3.11. klo 10 kuulemaan, kuinka uudistettu M2 Blue mobiiliratkaisu helpottaa matkalasku-urakkaasi. Uusia toimintoja mm. kuittien kuvaaminen ja GPS-pohjainen kilometriseuranta. Myös laskujen hyväksyntä sujuu huoletta uudistetulla älypuhelimen mobiilisovelluksella. Lue lisää ja ilmoittaudu tästä

Facebooktwitterlinkedin

Noora Raitanen

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.