HR-johtaja, näin teet esimiestenne arjesta helpompaa

Artikkeli on julkaistu myös HR-viestin numerossa 5/2015.

Henkilöstöjohtajan yksi keskeisistä tehtävistä on tehdä esimiesten työstä mahdollisimman helppoa ja tehokasta. Organisaation käyttämä HRM-järjestelmäkokonaisuus voi joko helpottaa tai hankaloittaa tätä tehtävää.

Mihin esimiesten aika organisaatiossanne kuluu?

On esimiestyötä, joka tukee yrityksen tavoitteiden toteutumista. Sitä kutsutaan lyhyesti johtamiseksi.

Tämän lisäksi esimiesten pöydille putoaa paljon työtä, joka ei oikeastaan ole esimiestyötä: työtuntien ja poissaolojen kirjaaminen tai tarkistaminen, palkanmaksuun liittyvät asiat ja kaikki muu hallinnollinen työ.

Tähän työhön käytetty aika ei maksa itseään takaisin. Se ei tue yritysten kasvua, henkilöstön osaamisen kehittymistä tai työhyvinvointia. Se aika on pois esimiesten omista työtehtävistä sekä tietenkin siitä oikeasta esimiestyöstä, johon varattu aika on lähes aina muutenkin kortilla.

HRM-järjestelmä esimiesten arjen apurina

Yksi HR:n tärkeimmistä tehtävistä on tarjota esimiehille mahdollisimman hyvät onnistumisen edellytykset. Henkilöstöammattilaiset voivat oikeilla työskentelytavoilla sekä tarkoitustaan palvelevilla järjestelmillä tehdä esimiesten arjesta tuntuvasti helpompaa.

Oikeanlainen ja oikein käytetty HRM-järjestelmäkokonaisuus helpottaa esimiesten arkea esimerkiksi automatisoimalla aikaa vieviä hallinnollisia tehtäviä sekä minimoimalla inhimillisiä virheitä ja niistä koituvaa ylimääräistä työtä.

Hyvä esimerkki aikaa vievästä rutiinityöstä on lomien ja sairauspoissaolojen hyväksyntä sekä kirjaaminen. Usein tämä tapahtuu joko manuaalisesti tai hyvin alkeellisella sähköisellä prosessilla. Pelkästään hyväksyntään ja tarkastamiseen voi esimieheltä kulua aikaa puolesta päivästä päivään joka kuukausi.

Modernissa ohjelmistossa työntekijä itse kirjaa kaiken suoraan järjestelmään, oli hän sitten konttorilla tai kotikoneella. Tieto on yhdessä paikassa, kerralla oikein ja heti esimiehen käytettävissä. Näin HRM-järjestelmä kutistaa esimiehen käyttämän työajan tunneista minuutteihin.

Esimiehelle tarvittava tieto tehokkaasti

Esimiehellä pitää olla helposti saatavissa se tieto, jonka hän tarvitsee johtaakseen alaisiaan organisaation asettamien tavoitteiden toteuttamiseksi. Huonosti toimiva ja hajanainen tietojärjestelmäkokonaisuus lisää esimiehen tuskaa, kun hänen tarvitsemansa tieto on ripoteltu eri järjestelmiin. Tämä tietää usein runsaasti käsityötä ja inhimillisiä virheitä.

Hyvä tietojärjestelmä edesauttaa johtamiseen tarvittavan tiedon löytymistä ja säästää työaikaa varsinaiseen esimiestyöhön sekä muihin asiantuntijatehtäviin.

Tuppaavatko esimerkiksi kehityskeskusteluissa sovitut tavoitteet unohtumaan? HRM-järjestelmässä tiedot yhteisesti sovituista asioista ovat helposti saatavilla, mikä tekee seurannasta ja sitoutumisesta helpompaa sekä esimiehelle että alaiselle.

Koko organisaation työkalu – mutta vain työkalu

Hyvä HRM-järjestelmä on koko organisaation, ei vain esimerkiksi palkkahallinnon, HR-osaston ja esimiesten työkalu. Kun jokainen työntekijä voi milloin tahansa tarkastaa esimerkiksi ajan tasalla olevat loma-, poissaolo- ja palkkatietonsa, helpottuu esimiesten näiden tietojen etsimiseen, viestimiseen ja muokkaamiseen liittyvä työtaakka.

Moderni HRM-järjestelmä vapauttaa esimiesten resursseja ja parantaa tiedonkulkua monella eri tavalla. Järjestelmä on kuitenkin vain työkalu: oikeiden toimintatapojen löytäminen on avain tehokkuuteen. Kun työsuhteen elinkaaren hallintaan liittyvät toimintatavat on hiottu huippuunsa ja niitä toteutetaan tarkoituksenmukaisen HRM-järjestelmän tukemana, esimiesten ja koko organisaation arki helpottuu.

Haluatko tietää lisää työsuhteen elinkaaren hallinnasta ja HRM-järjestelmän roolista siinä? Lataa ilmainen oppaamme:

työsuhteen-elinkaaren hallinta

Facebooktwitterlinkedin

Petri Kahisalo

HRM-liiketoiminnasta vastaavalla johtajalla Petri Kahisalolla on yli 15 vuoden kokemus palkka- ja henkilöstöhallinnon prosessien ja ratkaisujen kehittämisestä. Petri on ollut mukana monissa isoissa projekteissa eri alojen yrityksissä ja liitoissa.

Matkailu ja jalkapallo ovat Petrin harrastuksia. Energisen miehen sykkeet nousevat nykyisin enemmän pojan pelin seuraamisesta kuin omasta palloilusta.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.