Työsuhteen elinkaaren hallinta: 5 kehitystasoa

Oikeaoppinen työsuhteen elinkaaren hallinta on avain tehokkaaseen henkilöstöhallintoon ja korkeaan työtyytyväisyyteen.

Mitä sitten vaaditaan, jotta työsuhteen elinkaaren hallintaa voidaan toteuttaa kattavasti?

Pahimmillaan organisaatio voi olla lähes kokonaan vailla työsuhteen elinkaaren hallintaan liittyviä vakiintuneita toimintatapoja ja järjestelmiä. Manuaalista työtä ja sitä kautta virheitä ja epäjohdonmukaisuutta on paljon eikä henkilöstökokemuksella voi kehua.

Toisin on malliorganisaatiossa, jonka HR-prosessit on selkeästi kuvattu, ja niitä tukee moderni HRM-järjestelmä.

Näiden kahden ääripään väliin mahtuu suurin osa organisaatioista.

Seuraavassa viisi kehitystasoa, joiden valossa voit pohtia oman organisaatiosi työsuhteen elinkaaren hallinnan tilannetta. Olisiko tasoa mahdollista nostaa? Mitä hyötyjä se toisi ja millä aikataululla?

Taso 0 – Ei prosesseja tai järjestelmiä

Työsuhteen elinkaarta tukevat prosessit ja järjestelmät loistavat poissaolollaan. Organisaation tietotaito on hiljaisena tietona hajallaan ympäri organisaatiota. Yhteisiä käytäntöjä ei ole, mikä vie organisaation henkilöstöammattilaisten ja esimiesten aikaa. Tietoja tallennetaan ja päivitetään manuaalisesti useaan järjestelmään, joista yksikään ei palvele parhaalla mahdollisella tavalla HR-tarpeita.

Taso 1 – Manuaalinen ohjaus

Työsuhteen elinkaaren prosesseja ei ole kuvattu, mutta käytössä on järjestelmä tietojen ylläpitämiseen. Tietojen syöttäminen yhteen tai useampaan järjestelmään sekä tietojen haku tehdään manuaalisesti. Henkilöstö ei pääse katsomaan tai ylläpitämään tietoja järjestelmässä. Yhteisiä toimintamalleja ei siis ole ja järjestelmäjoukko on hajanainen. Tämä syö organisaation aikaa ja resursseja

Taso 2 – Irrallinen kokonaisuus

Kaikki työsuhteen elinkaaren prosessit on kuvattu niin roolien kuin järjestelmien osalta. Käytössä on tietojärjestelmät kaikkien työsuhteen elinkaaren prosessien tukemiseen. Tietojen ylläpito erillisiin järjestelmiin tehdään kuitenkin manuaalisesti. Esimiehet ja muut tietoa tarvitsevat hakevat kaipaamansa tiedon jokaisesta järjestelmästä erikseen.

Taso 3 – Lähes maalissa

Kaikki työsuhteen elinkaaren prosessit on kuvattu niin roolien kuin järjestelmien osalta. Käytössä on työsuhteen elinkaarta tukevat ja yrityksen tarpeisiin soveltuvat järjestelmät. Yhteen järjestelmään syötetty tieto päivittyy automaattisesti myös muihin HR:n käyttämiin järjestelmiin.

Työsuhteen tiedot ovat kuitenkin edelleen kahdessa tai useammassa järjestelmässä, ja tietoja joudutaan yhdistelemään raportointia varten. Liittymien rakentamiseen, kokonaisuuden ylläpitoon ja ajastukseen kuluu sekä HR:n, esimiesten että IT-asiantuntijoiden työaikaa. Tiedon alkuperän jäljittäminen on hankalaa.

Taso 4 – Saumaton kokonaisuus

Elinkaaren hallintaan liittyvät prosessit on hiottu huippuunsa, ja niitä toteutetaan sovitusti. Järjestelmät muodostavat kokonaisuuden, jossa on mahdollisimman vähän liittymiä. Tietoja ylläpidetään yhdessä paikassa. Henkilöstö ja esimiehet käyttävät yhtä, tai korkeintaan kahta järjestelmää, mikä säästää työaikaa ja parantaa käyttökokemusta.

Raportointia tehdään yhdestä järjestelmästä käsin. Tietoihin tehtävät muutokset päivittyvät kaikkiin järjestelmiin reaaliaikaisesti ja tiedot ovat heti asianosaisten saatavilla. Henkilökunnan koulutus on sujuvampaa, kun käytön opastusta tarvitaan vain yhteen järjestelmään.

Mikä taso kuulosti tutuimmalta?

Lue oppastamme lisää työsuhteen elinkaaren hallinnasta:

työsuhteen-elinkaaren hallinta

Facebooktwitterlinkedin

Perttu Seppänen

Henkilöstöhallinnon ja henkilöstöön liittyvien tietojärjestelmien moniottelija. Yli 10 vuoden kokemus henkilöstö- ja palkkahallinnosta, järjestelmien käyttöönotoista, prosessikehityksestä ja Hr-järjestelmien tuotekehityksestä. Nykyisen työnantajan palveluksessa reilut viisi vuotta, josta puolet projektitoimituksissa ja viimeiset 3 vuotta Mepco HRM tuotteen tuotepäällikkönä ratkaisujen osalta.

Työelämän ulkopuolella arjen täyttää kaksi pientä lasta ja aikataulujen salliessa erilaiset pallopelit. Kesällä aikaa tulee vietettyä golfmailan varressa ja talvisin kuntoa ylläpidetään jääkiekon ja sählyn avulla.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.