Mitä hyötyä on yhtenäisestä HRM-järjestelmästä?

Järjestelmät ovat olennainen osa työsuhteen elinkaaren hallintaa. Millainen sitten on nykyaikainen HRM-järjestelmäkokonaisuus – ja miten se hyödyttää eri osapuolia: henkilöstöä, esimiehiä, johtoa, HR-osastoa ja palkanlaskentaa?

Henkilöstölle toiminnan läpinäkyvyyttä

HRM-järjestelmä on koko organisaation, ei vain esimerkiksi palkkahallinnon tai HR-osaston työkalu. Työsuhteen elinkaaren hallinta on läpinäkyvää, kun jokainen työntekijä voi milloin tahansa tarkastaa esimerkiksi ajan tasalla olevat loma-, poissaolo- ja palkkatietonsa. Tämä myös helpottaa muun organisaation työtaakkaa.

Tuppaavatko kehityskeskusteluissa sovitut tavoitteet unohtumaan? HRM-järjestelmässä tiedot yhteisesti sovituista asioista ovat helposti saatavilla, mikä tekee seurannasta ja sitoutumisesta helpompaa.

Esimiehelle tarvittava tieto tehokkaasti

Huonosti toimiva tietojärjestelmä lisää tuskaa. Tiedolla johtamisessa ei olekaan kyse vain tiedon lisäämisestä jo valmiiksi ylitulvivassa informaatiovirrassa. Sen sijaan esimiehellä pitää olla saatavissa se tieto, jonka hän tarvitsee organisaation asettamien tavoitteiden toteuttamiseksi.

Hyvä tietojärjestelmä edesauttaa tiedon välittymistä organisaatiossa ja säästää työaikaa varsinaiseen esimiestyöhön sekä muihin asiantuntijatehtäviin. Esimerkiksi lomien ja poissaolojen hyväksyntä ja hallinta sekä palkanlaskentaan liittyvät esimiestehtävät voidaan hoitaa samassa HRM-järjestelmässä.

Johto ja henkilökunta lähentyvät

HRM-järjestelmän avulla johto voi viestiä yrityksen tavoitteista esimiehille ja henkilöstölle. Toisaalta järjestelmän sisältämä data on johtamisen raaka-aine. Ketterät HR-prosessit viestivät siitä, että johto tietää, mitä organisaatiossa ollaan tekemässä.   

Tehokkaasti käytetty HRM-järjestelmä lähentää henkilökuntaa ja johtoa. HRM-järjestelmä antaa ajantasaista tietoa esimerkiksi henkilöresursseista, organisaation osaamisesta ja tavoitteiden toteutumisesta. Henkilöstön tunnusluvut ovat helposti ja nopeasti saatavissa, jolloin niiden pohjalta on helpompaa ja nopeampaa tehdä liiketoimintaa koskevia päätöksiä.

HR-osaston prosessit virtaviivaisiksi

Hyvä HRM-järjestelmä yhtenäistää organisaation henkilöstöön liittyviä toimintatapoja: rekrytoinnit etenevät sovitulla tavalla, työsuhteen alkuun liittyvät asiat otetaan huomioon jokaisen uuden tulokkaan kohdalla, osaamista mitataan organisaation tavoitteiden mukaisesti ja työsuhteen päättyessä ei unohdeta esimerkiksi lähtökyselyä ja luovutettujen tavaroiden palautusta.

Järjestelmä ohjaa koko organisaatiota, jolloin HR-asiantuntijoiden aikaa säästyy vaativampiin työtehtäviin. Kun henkilöstöä koskeva data on yhdessä paikassa, sen hyödyntäminen myös henkilöstöhallinnon ulkopuolella on helpompaa.

Palkanlaskijalle toimiva tiedonsiirto ja vuosikello

Lähes kaikki työsuhteeseen liittyvät toimenpiteet vaikuttavat jollain tavalla myös palkanlaskentaan, joten sen roolia ei sovi unohtaa puhuttaessa kokonaisvaltaisesta HRM:stä. Muutostilanteissa automatisoidut sähköiset ilmoitusprosessit palkanlaskijalle varmistavat tiedon oikeellisuuden, ja kuormittava tallennus- ja tulkintatyö jää pois.

Palkanlaskenta voidaan järjestelmässä jakaa palkanlaskennan vuosikellon mukaan palkkajaksoittain, kuukausittain, neljännesvuosittain ja vuosittain tehtäviin toimenpiteisiin. Kunkin vaiheen vakioidut toimintatavat mahdollistavat tehokkaan ja ennen kaikkea oikeellisen palkanlaskennan.

Hyvä HRM-järjestelmä palvelee koko organisaatiota

Hyvä HRM-järjestelmä sisältää koko organisaatiota ja heidän arkirutiinejaan palvelevat välineet työsuhteen elinkaaren hallintaan. Järjestelmä sähköistää, automatisoi ja tehostaa toimintaa, vapauttaa resursseja sekä parantaa tiedonkulkua.

Lue oppastamme lisää työsuhteen elinkaaren hallinnasta ja HRM-järjestelmän roolista siinä:

työsuhteen-elinkaaren hallinta

Facebooktwitterlinkedin

Anu Valtanen

Anu on toiminut usean vuoden ajan HRM:n parissa projektitehtävissä ja HR-konsulttina. Vuoden 2016 alussa hän aloitti uusissa tehtävissä henkilöstön kehittämispäällikkönä. Anun löytää usein Töölön kisahallilta lentopallotreeneistä ja kesäisin Hietsun pelikentiltä. Hänelle on myös aina uusi ulkomaanmatka suunnitteilla ennen kuin edellisellä on ehtinyt käymään.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.