Palkkahallinnon maksuautomaatio parantaa Pretax-palvelujen tehokkuutta

Pretax-tilitoimistojen asiakaspalvelua tukevassa Accountor Solutions Oy:ssä on otettu käyttöön palkkahallinnon maksuliikennettä automatisoiva ratkaisu, joka vapauttaa palkanlaskijoiden resursseja ja leikkaa maksamisen kustannukset puoleen.

Pretax-palkkapalvelujen käyttämiä ohjelmistoja on korvattu vähitellen Mepcon Oy:n kehittämällä HRM-ratkaisulla. Mepco HRM:n avulla lasketaan Pretax-tilitoimistoissa jo lähes kolmensadan asiakkaan palkat – noin 17 000 palkkapussia – eri puolilla Suomea.

Seuraava kehityskohde oli maksuliikenne. ”Siirtyessämme Mepco HRM:n käyttöön yhtenäistimme tilitoimistojen erilaiset käytännöt ja siirsimme palkka-aineistojen toimittamisen pankkeihin erillisen yrityksen vastuulle. Uusi käytäntö sisälsi edelleen manuaalisia työvaiheita, jotka kaipasivat automatisointia”, kehityspäällikkö Johanna Simonsen Accountor Solutions Oy:stä kertoo.

Yhteistyötä Mepcon ja pankkien kanssa

Maksuliikenteen automatisointi OpusCapita Payments -teknologialla perustuu maksuprosessikehitykseen, jonka tavoitteena on automatisoida, keskittää ja yhtenäistää maksaminen moniyritysympäristössä. Maksuprosessin kehittämisestä vastaa Accountor Solutionsissa kehityspäällikkö Mikko Mäkipää. Hankkeen toteutuksen edellytyksenä oli, että pankkien kanssa sovittu prosessi ei edellyttänyt muutoksia loppuasiakkaiden sopimuksiin.

Automaattisen maksamisen käyttöönotto aloitettiin syksyllä 2012 pilottiasiakkaiden sekä pankeista Sammon, Osuuspankin ja Nordean kanssa. Tuotantokäyttö on aloitettu Sampo-pankkia käyttävien asiakkaiden kanssa ja Nordean asiakkaat siirtyvät tuotantoon ennen kesää 2013. Loput pankit saadaan mukaan vuoden 2013 loppuun mennessä.

”Olemme edenneet rauhallisesti, pilotoinnin ja huolellisen testauksen kautta. Kriittisessä palkkaprosessissa ei saa tapahtua virheitä”, Simonsen korostaa.

Maksujen käsittely automatisoitu

Ratkaisu on poistanut kokonaan manuaalisen työn maksujen käsittelystä ja valvonnasta. Luotuaan palkka-aineistot Mepco HRM:n avulla palkanlaskija siirtää ne napin painalluksella Accountor Solutionsin hallinnoimalle palvelimelle. Automaatiosovellus seuraa palvelinta, poimii aineistot ja siirtää maksatustiedot pankkiin. Kun maksut on käsitelty, palkanlaskijalle palautetaan sähköpostitse kuittaus maksujen onnistumisesta tai hylkäyksestä.

Palvelun avulla pankkeihin voidaan toimittaa myös muun muassa vero-, ulosotto- ja AY-tilityksiä. Vuoden 2013 loppuun mennessä Pretaxin käyttämä sovellus lähettää kuukausittain noin tuhat maksuaineistoa eri pankkeihin. Jatkossa palvelua voidaan soveltaa myös muiden maksuaineistojen automaattiseen käsittelyyn.

Samassa yhteydessä kehitettiin erillinen automaatti, joka seuraa myös HRM-järjestelmän tietokantaa ja huomaa uudet asiakasyritykset. Asiakastiedot siirretään automaattisesti maksuautomaatiosovellukseen; näin vältetään käsityö myös jatkuvasti muuttuvien asiakastietojen hallinnassa.

Huomattavia säästöjä ja parempaa laatua

Maksuautomaation hyödyt näkyvät etenkin toiminnan tuottavuudessa. ”Keskitetty ja automatisoitu palvelu säästää palkanlaskijoiden työaikaa ja leikkaa maksatuksen kustannuksia puolella. Vuositasolla säästämme kymmeniä tuhansia euroa. Hyödyt kasvavat entistä suuremmiksi, kun monistamme konseptia konsernimme muuhun maksuliikenteeseen”, Simonsen arvioi.

Palvelu yhtenäistää kaikkien palkka-asiakkaiden maksuprosessin, vähentää virheitä eliminoimalla manuaalisia työvaiheita ja mahdollistaa ennakoinnin virhetilanteissa. Suositeltavan käytännön mukaisesti palkanlaskennasta ja maksuaineistojen käsittelystä vastaavat eri tahot. Järjestelmä on täysin suojatussa ympäristössä, joka takaa arkaluontoisten tietojen turvallisen käsittelyn.

Yhteistyö Accountor Solutionsin, Pretaxin, Mepcon ja pankkien välillä on sujunut mainiosti. ”Kaikki osapuolet ovat osoittaneet hyvää yhteistyökykyä. Olen erittäin tyytyväinen Mepcon ja Accountorin asiantuntijoihin, jotka ovat tehneet hienoa työtä laatuaan ensimmäisen maksuautomaatioratkaisun toteutuksessa”, Simonsen summaa.

Lisätiedot:

 

Mepco: Heikki Tukiainen, johtaja, puh. 040 561 5020, lähetä sähköpostia

Accountor Solutions:
Johanna Simonsen, kehityspäällikkö, puh. 0400 454 264, lähetä sähköpostia
Mikko Mäkipää, kehityspäällikkö, puh 040 772 2087, lähetä sähköpostia

 
Mepco Oy:n liiketoiminta jaettiin kahteen ydinalueeseen vuoden 2017 alussa, jolloin se jakaantui kahdeksi uudeksi yritykseksi.  Accountor HR Solutions Oy:n toiminnan ytimessä on työsuhteen elinkaaren kehittäminen, palkka- ja henkilöstöhallinnon tehostaminen sekä johtoa ja esimiehiä palvelevan tiedon tuottaminen.

Työntekijöiden sähköpostiosoitteet ovat nykyään muotoa etunimi.sukunimi@accountorhr.fi

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.